FAQs – Organisation du Club

Comment utilise-t-on la localisation et l'horaire du club ?

Chaque club peut avoir plusieurs lieux de réunion et plusieurs horaires.

Chaque horaire se réfère toujours à un seul lieu. Par conséquent, il faut d'abord renseigner le lieu avant de pouvoir créer un horaire.

Astuce : pour le lieu, saisissez à nouveau le nom de l'hôtel ou du restaurant dans la ligne d'adresse 1 et la rue dans la ligne d'adresse 2.

Vous trouverez une description détaillée ici.

Comment peut-on intégrer un restaurant dans Polaris ?

Il est en principe possible d'intégrer un restaurant dans Polaris afin de faciliter la coordination lors d'événements. Il existe plusieurs façons de le faire.

Vous trouverez une description détaillée ici.

Quelle est la meilleure façon d'utiliser Polaris pour l'organisation du club ?

Polaris dispose d'un support numérique pour presque tous les aspects de la vie d'un club, mais c'est à chaque club de définir quels outils du programme doivent être utilisés. Tu trouveras ici un guide sur la meilleure façon d'organiser cela.

Qu'est-ce qu'un CICO et quelles sont ses responsabilités au sein du club ?

Le responsable de la communication Internet du club (CICO/Webmaster) est une fonction officielle du Rotary International. Le CICO ne doit pas nécessairement être un spécialiste de l'informatique, mais il doit avoir une bonne compréhension de l'informatique et une connaissance approfondie de Polaris afin de pouvoir former son club à l'utilisation optimale du programme.

Un aperçu détaillé des tâches et des fonctions est disponible ici.

Comment puis-je enregistrer les participants et les présences dans Polaris ?

En principe, Polaris offre la possibilité d'enregistrer les personnes présentes dans une liste de participants le jour de l'événement. Pour cela, les visiteurs d'autres clubs doivent d'abord être inscrits dans la liste des participants. Il est facile de les trouver grâce à la recherche par nom, à condition qu'il ne s'agisse pas de Rotariens de l'étranger.

Il est encore plus simple d'enregistrer une présence en scannant le code QR du membre avec un smartphone, il n'est alors pas nécessaire de l'inscrire préalablement sur la liste des participants.

Vous trouverez ici des informations détaillées à ce sujet.

Quelle est la différence entre une fonction de club et un rôle au sein de Polaris ?

Les fonctions de club telles que président(e), secrétaire... sont gérées dans le menu Organisation de club. Ces données sont transmises au Rotary International et doivent être mises à jour annuellement dans Polaris.

Un rôle, quant à lui, décrit les droits au sein de l'administration de Polaris qui peuvent être attribués à un membre du club dans son compte d'utilisateur. Il n'est pas lié à sa fonction au sein du club.

La définition des droits d'un rôle (par ex. Administrateur de la Vie de l'unité) se fait dans les Paramètres de club, dans la section Rôles.

Vous trouverez ici des informations détaillées à ce sujet.

Qu'est-ce qu'une Commission ?

Les commissions de club - désignées parfois autrement dans une partie des instances Polaris - sont responsables de domaines d'action spécifiques. Elles contribuent à l'organisation de la vie du club, à son administration et au soutien de ses activités. Les commissions, respectivement leurs responsables, font régulièrement leur rapport au comité du club sur les activités dans leur domaine de responsabilité.

Vous trouverez des informations plus détaillées sur rotary.org.

Qu'est-ce que la fonction de Secrétaire Exécutif.ve de club (non-Rotarien.ne) ?

Un.e secrétaire exécutif.ve de club (personne non-Rotarienne) peut assumer diverses fonctions de secrétariat (administration, gestion des membres, etc. ...). Un.e Secrétaire Exécutif.ve de club ne peut pas être membre du comité. Un membre actif du club doit donc être nommé au Comité à la fonction de Secrétaire (RI).

Pour intégrer un.e secrétaire exécutif.ve dans les membres d'un club :

1. Créer un Autre contact et lui attribuer les droits d'administration correspondants à sa charge. Ce membre peut être Président.e d'une commission propre au club (nommée, par exemple, Secrétariat du club).
2. Si une personne occupe la fonction de Secrétaire exécutif.ve pour plusieurs clubs, seul un club doit créer un Autre Contact; les autres clubs ajoutent cette personne dans leurs Invités et lui attribuent les droits d'administration correspondants à sa charge.

Pour toute question relative à la fonction de Secrétaire Exécutif.ve de club (ou de District), contactez votre DICO.