Comment utiliser au mieux Polaris pour accomplir les diverses tâches au sein d'un club ?

Conditions de base préalables :

1. La condition préalable la plus importante est la volonté de collaborer numériquement. Si le club entend gérer le travail avec des outils épars comme le courrier électronique, Excel, Word et PDF, il n'a pas besoin de Polaris.
2. La deuxième condition essentielle est que la majorité des membres aient activé leur connexion. La plupart des informations ne peuvent pas être rendues publiques, pour des raisons de protection des données, puisqu'elles contiennent des informations personnelles. L'accès n'est donc possible qu'avec un login. Polaris ne peut être utilisé de manière pertinente que si plus de 95% des membres ont une adresse e-mail et l'utilisent.
3. La mise en œuvre de Polaris devrait se faire par étapes. Le club décide lui-même de l'ampleur de ces étapes et de la rapidité de leur introduction. L'utilisation de toutes les fonctionnalités de Polaris en une seule fois représente une charge trop importante pour chaque club et chaque utilisateur.
   
4. Il faut que l'on sache clairement, au niveau du club, qui assure le soutien et quelle est l'instance suivante. L'aide doit être fournie en premier lieu en interne et rapidement. Un utilisateur contrarié ne peut pas s'aider lui-même; il a besoin de soutien. Voir Support Polaris.

Calendrier

La première et la plus importante étape pour une meilleure communication au sein du club est l'utilisation du calendrier pour tous les événements du club.

Le responsable du programme saisit tous les événements dans le calendrier. L'essentiel sur le cycle de vie d'un événement peut être consulté dans les FAQs.

• Il convient de faire attention à la visibilité et de respecter les Règles de publication.
  
• Il faut veiller à différencier les séances statutaires et les autres événements (sinon, la saisie de la présence ne fonctionne pas correctement).
  
• L'invitation par e-mail n'est utilisée que pour les événements les plus importants du club.
  
• Il est recommandé d'activer systématiquement l'inscription pour faciliter la tâche des organisateurs (disponibilités, restaurant, billets, etc. ...).
• Si des documents sont nécessaires pour l'événement (ordre du jour, dernier procès-verbal, lettre, etc.), on les ajoute directement à l'événement. Ils sont toujours accessibles avec la fonction de recherche, s'ils ont été enregistrés dans le dossier correspondant des Documents (lien à copier et à mettre dans l'événement, plutôt que téléchargement de fichier externe).
  

La saisie des présences est dépendante des événements, elle ne fonctionne que si les événements sont activés et que les participants sont inscrits. 

Autres fonctionnalités en lien avec le Calendrier

• Utiliser les questions liées pour ajouter des précisions aux inscriptions.
• Intégrer le restaurant.
  
• Saisir les présences par lecture de QR code (voir chapitre 4).
• Activer le module financier pour débiter automatiquement le prix du repas lors de la confirmation de présence.
  

Bulletin/Rapport hebdomadaire

La création, la distribution et le classement des bulletins/rapports hebdomadaires font partie des traditions de la plupart des clubs Rotary. Un bulletin/rapport hebdomadaire informe, traditionnellement, sur les événements du club de la semaine écoulée..

La conservation ininterrompue des bulletins pendant de nombreuses années est très importante pour les clubs. Cela leur permet de documenter leur histoire. 

• La rédaction du bulletin/rapport hebdomadaire incombe au bulletinier. 

Dans Polaris, les bulletins/rapports hebdomadaires devraient être diffusés par le biais de newsletters qui offrent la possibilité de communiquer aussi bien sur des événements passés qu'à venir, par la fonctionnalité permettant d'ajouter des liens vers d'autres publications du club : compte-rendu de séance enregistré directement dans l'événement concerné, événements à venir, projet ou action passée ou à venir, etc. ... La diffusion de la Newsletter se fait par l'envoi  d'un mail et d'une publication simultanée sur le site du club. Contrairement aux e-mails, les newsletters sont toujours visibles sur le site du club.

Une autre possibilité de stockage du bulletin/rapport hebdomadaire d'événement de la semaine consiste à enregistrer un document Word ou pdf dans un dossier spécifique créé dans le répertoire des Documents. Cette variante a l'air plus simple, mais nécessite l'envoidu lien par mail aux membres pour téléchargement.  Pour les clubs qui continuent à envoyer des documents par courrier postal, c'est une option. Cependant, cela complique le travail du secrétaire.