Présences et assiduité

mercredi 9 novembre 2022

Team Polaris

Nomenclature :

Les réunions statutaires sont les réunions hebdomadaires régulières que le club doit organiser.

L'inscription est une confirmation de la participation éventuelle ou de la non-participation à un événement futur. Elle n'a rien à voir avec la présence ou l'assiduité, et est décrite dans le Cycle de vie des événements.

La présence est la comptabilisation de la participation physique du membre à un événement.

Les points de présence et le taux d'assiduité sont, d'une part, les points accumulés sur le compte personnel de présence du membre actif et, d'autre part, le rapport calculé en % de ces présences rapporté au nombre de réunions statutaires du club pour la période donnée.

Les points de présence sont attribués pour la participation à un événement ou pour un travail bénévole. Le solde des points de présence est un nombre décimal, mais normalement seuls des nombres entiers sont saisis.

L'assiduité personnelle est visible, sur le site Internet, dans le menu "MES PRÉSENCES".

Les administrateurs de club peuvent afficher ou exporter des informations statistiques sur les chiffres de présence à des événements ou l'assiduité des membres du club pour une période donnée.

Les responsables de district ont accès aux statistiques d'assiduité des clubs. Un rapport périodique au district n'est pas nécessaire.

Présences et assiduité

1. Présences

Les présences ne peuvent être enregistrées que le jour de l'événement ou après. La manière de saisir les présences est décrite dans le Cycle de vie de l'événement.

La liste des participants à un événement du club contient tous les membres actifs de ce club. Afin de garder une trace de tous les participants, les visiteurs d'autres clubs doivent être ajoutés à cette liste par leur code QR ou à l'aide du bouton "+ Créer". Tous les membres de la communauté peuvent ainsi facilement être trouvés et sélectionnés. Il est également possible d'ajouter toute autre personne, par exemple l'orateur.

Pour les événements tels qu'une réunion du Comité, les présences sont confirmées uniquement pour les participants.

Pour les événements de district, la liste des participants est vide. Il est considéré que les participants s'inscrivent et sont donc automatiquement ajoutés à la liste, ou qu'ils sont ajoutés manuellement à la liste par l'organisateur.

La tenue d'une liste des participants cohérente et complète est essentielle au décompte correct des points de présence, de même que pour le décompte des transactions financières.

Différents rôles sont disponibles pour assurer la gestion de la liste des participants.

2. Attribution de points de présence

Lorsque l'événement est clos par l'administrateur, les présences sont automatiquement comptabilisées dans le décompte personnel de présence des membres actifs, des invités et des visiteurs. La clôture d'un événement est décrite dans le Cycle de vie des événements.

Les invités et visiteurs d'autres clubs reçoivent également leurs points de présence dans le cadre de cette action. Il n'est plus nécessaire de remplir une carte de présence. Pour les invités d'autres pays ou de clubs n'utilisant pas Polaris, vous devrez continuer à établir une carte de présence imprimée. Celle-ci sera alors enregistrée par le secrétaire du club d'origine à titre de compensation.

Chaque visiteur doit s'efforcer d'obtenir du club d'accueil soit l'assurance que sa présence est enregistrée dans Polaris, soit une carte de présence.

Les membres qui participent à des manifestations d'autres clubs reçoivent ainsi leurs points de présence via ces clubs. Cela s'applique également aux manifestations de district.

Compensations

Lorsque le club visité ne saisit pas les présences avec Polaris, par exemple un club d'un autre pays, le membre rapporte une carte de présence imprimée. Les points de présence pour une telle participation doivent être saisis manuellement au titre de compensation dans le menu "Membres > Membres actifs > onglet Présence". C'est également l'endroit où des points de présence peuvent être attribués pour le travail de bénévole. c'est sur cette page également que l'ensemble des points de présence d'un membre peuvent être vérifiés par l'administrateur.

L'un des trois rôles "Gestion des présences", "Administrateur des membres" ou "Administrateur d'unité (tous droits)" est requis pour la gestion des compensations des membres.

3. Statistiques de l'assiduité

Les statistiques d'assiduité sont disponibles sous deux formes :

L'assiduité aux événements pour une période donnée

Cette statistique est visible dans le menu "Vie du club > Calendrier/compte-rendus" en bas de la page. L'assiduité est également affichée pour chaque événement. Vous pouvez sélectionner n'importe quelle tranche de temps pour le calcul.

Pour voir cette statistique, l'un des deux rôles "Admin de la vie de l'unité" ou "Admin de l'unité (tous droits)" est nécessaire.

Taux de présence des membres pour une période donnée

Cette statistique est visible dans le menu "Membres > Membres actifs > onglet Présences". L'assiduité est affichée individuellement pour chaque membre. Vous pouvez sélectionner n'importe quelle tranche de temps pour ce calcul. Vous pouvez accéder directement, depuis cette page, à la gestion des compensations d'un membre.

Pour voir cette statistique, l'un des deux rôles "Admin.des membres" ou "Admin de l'unité (tous droits)" est nécessaire.

4. Calcul de l'assiduité

L'assiduité d'un membre pour une période donnée est calculé en divisant son nombre de points de présence cumulés par le nombre de réunions statutaires durant cette période.

Selon le RI, l'assiduité est plafonnée à 100%, mais Polaris affiche aussi un taux de présence calculé supérieur à 100 %.

Formule