Guide pratique
- Créez à temps tous les événements de votre club dans le Calendrier. Veillez à signaler correctement les événements statutaires. Sinon, les statistiques de présence ne seront pas correctes.
La liste des participants à un événement est créée et alimentée lorsque vous créez ou copiez cet événement. Vous pouvez déterminer quelles personnes sont incluses dans la liste des participants :
- soit en les définissant dans les paramètres du club,
- soit, pour les événements spéciaux - par exemple les réunions du Comité - à partir des groupes de destinataires. Attention, il faut d'abord supprimer tous les participants générés automatiquement ! Vous pouvez également ajouter individuellement des participants à la liste.
- Lors de l'événement ou peu après sa tenue, validez la présence des personnes figurant dans la liste des participants. La confirmation de la présence n'est possible qu'à partir du jour de l'événement. Sur le smartphone, utilisez l'affichage en mode paysage pour voir les éléments de contrôle.
Inscrivez les visiteurs des autres clubs de votre instance Polaris dans la liste des participants. Ils sont faciles à trouver, 3 lettres du nom suffisent. Cela peut aussi être fait directement sur place avec le smartphone. Polaris ne connaît pas les visiteurs de Rotary clubs étrangers. Remettez-leur une carte de présence.
- Si vous avez activé l'inscription pour l'événement, vous n'avez pas besoin d'enregistrer les visiteurs de votre instance Polaris. Chaque inscription/désinscription entraîne l'ajout automatique de la personne dans la liste des participants.
- Si vous utilisez le QR code, il n'est pas nécessaire d'enregistrer les visiteurs, mais seulement de valider leur présence.
- La dernière étape consiste à clore l'événement. Ce n'est qu'à ce moment-là que les présences sont enregistrées. Au cas où une correction s'avérait nécessaire, vous devez rouvrir l'événement.
Chaque visiteur est tenu d'obtenir du club d'accueil soit
l'assurance que sa présence est enregistrée dans Polaris, soit une carte
de présence.
Si vos membres reçoivent une carte de présence quelque part, cette présence doit être enregistrée par le secrétaire ou le CICO en tant que compensation. Eux seuls ont accès aux données des membres en tant qu'"Administrateur d'unité (tous droits)". Pour enregistrer les présences à un événement, les droits d'administrateur "Administrateur de la Vie de l'Unité" ou "Saisir les présences" sont suffisants.
Voici le lien vers la description complète de la fonctionnalité Présences et assiduité.
