FAQ – Club-Organisation

Wie verwende ich den Club-Standort und den Terminplan?

Jeder Club kann mehrere Standorte und mehrere Terminpläne haben.

Ein Terminplan bezieht sich immer auf genau einen Standort. Deswegen müsst ihr zuerst den Standort erfassen, bevor ihr einen Terminplan erstellen könnt.

Tipp: Erfasst beim Standort in der Adresszeile 1 nochmals den Hotel- oder Restaurantnamen und in der Adresszeile 2 die Straße.

Eine detaillierte Beschreibung findet ihr hier.

Wie kann ich das Restaurant in Polaris integrieren?

Es ist grundsätzlich möglich, ein Restaurant in Polaris zu integrieren, um die Zusammenarbeit im Zuge von Veranstaltungen zu vereinfachen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies umzusetzen.

Eine detaillierte Beschreibung findet ihr hier.

Wie kann ich Polaris am besten für die Cluborganisation brauchen?

Polaris hat für fast jeden Teil des Clublebens eine digitale Unterstützung, aber es liegt an den einzelnen Clubs zu definieren welche tools des Programmes genutzt werden sollen. Einen Leitfaden, wie man dies optimalerweise organisieren kann findest du hier.

Was ist ein CICO und welches sind seine Aufgaben im Club?

Der Clubbeauftragte für Internetkommunikation ( CICO/Webmaster) ist eine offizielle Clubfunktion von Rotary International.  Der CICO muss kein IT-Fachmann sein, sollte aber über ein gutes IT-Verständnis und eine vertiefte Kenntnis von Polaris haben, damit er seinen Club bei der optimalen Nutzung des Programmes schulen kann. 

Eine detaillierte Übersicht über Aufgaben und Pflichten findest du hier.

Wie kann ich in Polaris die Anwesenheit und Präsenz erfassen?

Grundsätzlich bietet Polaris die Möglichkeit, die Anwesenden in einer Teilnehmerliste am Tag der Veranstaltung zu registrieren. Besucher aus anderen Clubs müssen dazu erst in die Teilnehmerliste eingetragen werden. Man kann diese über die Namenssuche einfach finden, sofern es nicht Rotarier aus dem Ausland sind.

Noch einfacher ist es, eine Anwesenheit zu registrieren, indem man den QR-Code des Mitglieds mit einem Smartphone scannt, dann ist es nicht nötig, das Mitglied vorher auf die Teilnehmerliste zu setzen.

Detaillierte Informationen dazu findet ihr hier.

Was ist der Unterschied zwischen einer Club-Funktion und einer Rolle innerhalb von Polaris?

Clubfunktionen wie z.B. Präsident/in, Sekretär/in ... werden im Menü Club-Organisation gepflegt. Diese Daten werden an Rotary International weitergeleitet und müssen jährlich in Polaris aktualisiert werden. 

Eine Rolle hingegen beschreibt die Rechte innerhalb der Polaris-Administration, die einem Club-Mitglied in seinem Benutzerkonto zugewiesen werden kann. Sie ist nicht gekoppelt an dessen Funktion im Club. 

Die Definition der Rechte einer Rolle ( z.B. Administrator/in der Inhalte) erfolgt in den Club parameter, unter dem Abschnitt Rollen.

Ausführliche Informationen zu diesem Thema findet ihr hier.

Was versteht man unter Ausschüssen oder Kommissionen?

Clubausschüsse (oder in manchen Regionen Clubbeauftragte) – bei einem Teil der Polaris-Instanzen 'Kommissionen' genannt – sind verantwortlich für bestimmte Ressortbereiche. Sie helfen dabei, das Clubleben zu gestalten, den Club zu verwalten und seine Aktivitäten zu unterstützen. Clubausschüsse, bzw. -beauftragte, erstatten dem Clubvorstand regelmäßig Bericht zu den Entwicklungen in ihrem Verantwortungsbereich.

Detailliertere Informationen dazu findest du auch auf rotary.org.

Was ist ein Club Executive Secretary (Nicht-Rotarier)?

Ein Club Executive Secretary (Nicht-Rotarier) kann verschiedene Sekretariatsaufgaben übernehmen (Verwaltung, Mitgliederverwaltung usw.). Ein Club Executive Secretary kann nicht Mitglied des Vorstands sein. Daher muss ein aktives Mitglied des Clubs als Sekretär (RI) in den Vorstand berufen werden.

Um einen Exekutivsekretär in die Mitgliedschaft eines Clubs aufzunehmen:

1. Einen Anderen Kontakt erstellen und ihm/ihr die seiner/ihrer Position entsprechenden Verwaltungsrechte zuweisen. Dieses Mitglied kann der Vorsitzende eines Clubausschusses sein (z.B. Clubsekretariat).
2. Wenn eine Person die Position des Exekutivsekretärs für mehrere Clubs innehat, muss nur ein Club einen Anderen Kontakt erstellen; die anderen Clubs fügen diese Person zu ihren Gästen hinzu und weisen ihr die entsprechenden Verwaltungsrechte zu.

Wenn Sie Fragen zur Funktion des Club- (oder Distrikt-) Exekutivsekretärs haben, wenden Sie bitte an euren DICO.