Praktische Anleitung
- Erfassen Sie rechtzeitig alle ihre Club-Anlässe im Kalender. Achten sie darauf, dass Sie die statutarischen Anlässe richtig markieren. Sonst wird die Präsenzstatistik nicht stimmen.
Die Teilnehmerliste für ein Anlass wird angelegt und bestückt, wenn sie diesen Anlass erstellen oder kopieren. Welche Personen in die Teilnehmerliste aufgenommen werden können Sie:
- entweder in den Club-Parametern festlegen,
- oder, für spezielle Anlässe, z.B.
Vorstandssitzungen, aus den Empfängergruppen zusammenstellen. Bitte beachten Sie, dass Sie zuvor alle automatisch generierten Teilnehmer entfernen müssen! Sie können auch einzelne Teilnehmer in die Liste aufnehmen.
- Am Anlass oder kurz danach bestätigen Sie die Anwesenheit der Personen in der Teilnehmerliste. Die Bestätigung der Teilnahme ist erst ab dem Tag der Veranstaltung möglich. Verwenden Sie auf dem Smartphone die Querformatansicht, um die Bedienelemente zu sehen.
Tragen Sie die Besucher aus anderen Clubs Ihrer Polaris-Instanz in die Teilnehmerliste ein. Sie sind einfach zu finden, 3 Buchstaben aus dem Namen genügen. Das ist auch direkt am Anlass mit dem Smartphone möglich. Polaris kennt die Besucher aus dem Ausland nicht. Geben Sie ihnen eine Gästekarte.
- Falls Sie die Registrierung für die Veranstaltung aktiviert haben, brauchen Sie keine Besucher Ihrer Polaris-Instanz zu registrieren. Bei jeder An-/Abmeldung wird die Person automatisch zur Teilnehmerliste hinzugefügt..
- Falls Sie den QR-Code verwenden, brauchen Sie die Besucher nicht zu registrieren, sondern nur ihre Anwesenheit zu bestätigen.
- Als letzter Schritt muss die Veranstaltung geschlossen werden. Erst dann werden die Teilnahmen erfasst. Falls eine Korrektur erforderlich ist, müssen Sie die Veranstaltung wieder öffnen
Jeder Besucher ist selber bemüht vom Gastclub entweder die
Zusicherung, dass seine Präsenz in Polaris erfasst wird, oder
eine Gästekarte zu erhalten.
Falls ihre Mitglieder irgendwo eine Gästekarte bekommen haben, muss
diese durch den Präsenzverwalter, Sekretär oder CICO als Kompensation erfasst werden. Nur
sie haben
die Rollen "Präsenzverwaltung" oder "Administrator (alle Rechte)"
und haben Zugriff auf die Mitgliederdaten. Für die Erfassung der Anwesenheit an einem Anlass genügen die Administratoren-Rechte
"Präsenzverwaltung" ,
"Administrator der Inhalte" oder "Anwesenheit erfassen (Resturant)" .
Hier ist der Link zur vollständige Beschreibung der Anwesenheit und Präsenz.
