Anwesenheit und Präsenz

Mittwoch, 9. November 2022

Team Polaris

Begriffserklärung:

Die statutarischen Treffen sind die regelmässigen wöchentlichen Treffen, die der Club zu organisieren hat.

Eine Anmeldung ist die Bestätigung einer möglichen Teilnahme oder Ablehnung der Teilnahme an einer zukünftigen Veranstaltung. Sie hat nichts mit Anwesenheit und Präsenz zu tun und wird im Lebenszyklus der Veranstaltung beschrieben.

Eine Anwesenheit ist die Bestätigung des physischen Erscheinens des Teilnehmers an einer Veranstaltung.

Die Anwesenheitspunkte und Anwesenheitsrate sind zum einen die auf dem persönlichen Anwesenheitspunktekonto des aktiven Mitglieds angesammelten Punkte und zum anderen das errechnete Verhältnis in % zur Anzahl der statutarischen Treffen des Clubs in dem gegebenen Zeitraum.

Anwesenheitspunkte werden für die Teilnahme an einer Veranstaltung oder für ehrenamtliche Tätigkeit vergeben. Der Präsenzpunktestand ist eine Dezimalzahl, normalerweise werden aber nur ganzzahlige Werte eingegeben.

Die individuelle Präsenz ist auf der Webseite im Menü "MEINE PRÄSENZ" sichtbar.

Clubadministratoren können statistische Informationen über Anwesenheitszahlen für Veranstaltungen oder für Mitglieder in einem bestimmten Zeitraum anzeigen oder exportieren.

Distriktbeauftragte haben Zugriff auf die Präsenzstatistiken der Clubs. Ein regelmässiger Bericht an den Distrikt ist nicht erforderlich.

1. Anwesenheit

Anwesenheiten können nur am Tag der Veranstaltung oder danach erfasst werden. Wie man Anwesenheiten erfasst, wird im Lebenszyklus einer Veranstaltung beschrieben.

Die Teilnehmerliste einer Clubveranstaltung enthält alle aktiven Mitglieder des Clubs. Um den Überblick über alle Teilnehmer zu behalten, müssen Besucher anderer Clubs mit ihrem QR-Code oder über die Schaltfläche "+ Erstellen" zu dieser Liste hinzugefügt werden. So können alle Mitglieder der Community leicht gefunden und ausgewählt werden. Es ist auch möglich, jede andere Person, z. B. den Redner, hinzuzufügen.

Bei Veranstaltungen wie einer Vorstandssitzung wird die Anwesenheit nur für die teilnehmenden Mitglieder bestätigt.

Bei Distriktveranstaltungen ist die Teilnehmerliste leer. Es wird davon ausgegangen, dass sich die Teilnehmer anmelden und somit automatisch in die Liste eingetragen werden, oder dass sie vom Organisator manuell in die Liste eingetragen werden.

Die konsistente und vollständige Führung der Teilnehmerliste ist für die korrekte Abrechnung der Anwesenheitspunkte sowie für die Abrechnung der finanziellen Transaktionen unerlässlich.

Für die Pflege der Teilnehmerliste stehen verschiedene Rollen zur Verfügung.

2. Vergabe von Anwesenheitspunkten

Wenn die Veranstaltung durch den Administrator geschlossen wird, werden die Anwesenheitspunkte automatisch auf das persönliche Anwesenheitspunktekonto der aktiven Mitglieder und der Gäste und Besucher gebucht. Das Schließen einer Veranstaltung ist im Artikel Lebenszyklus der Veranstaltung beschrieben.

Gäste und Besucher aus anderen Clubs erhalten bei dieser Aktion ebenfalls ihre Anwesenheitspunkte. Das Ausfüllen einer Anwesenheitskarte ist nicht mehr notwendig. Für Gäste aus anderen Ländern oder aus Clubs, die Polaris nicht verwenden, müssen Sie weiterhin eine gedruckte Anwesenheitskarte ausstellen. Diese wird dann von dem Sekretär im Heim-Club als Kompensation erfasst.

Jeder Besucher ist selber bemüht vom Gastclub entweder die Zusicherung zu erhalten, dass seine Präsenz im Polaris erfasst ist, oder eine Gästekarte zu erhalten.

Mitglieder, die an Veranstaltungen anderer Clubs teilnehmen, erhalten somit ihre Anwesenheitspunkte von diesem Club. Dies gilt auch für Distriktveranstaltungen.

Kompensationen

Wenn der besuchte Club die Anwesenheit nicht mit Polaris erfasst, z. B. ein Club in einem anderen Land, bringt das Mitglied eine gedruckte Anwesenheitskarte zurück. Die Anwesenheitspunkte für eine solche Anwesenheit müssen manuell als Kompensation im Menü "Mitglieder > Aktive Mitglieder > Registerkarte Präsenz" eingegeben werden. Hier ist auch der Ort, an dem Präsenz-Punkte für freiwillige Arbeit vergeben werden können. Auf dieser Seite können die Anwesenheitspunkte des Mitglieds auch durch den Administrator überprüft werden.

Für die Pflege der Kompensationen ist eine der drei Rollen "Präsenzverwaltung", "Admin der Mitgliederdaten" oder "Admin (alle Rechte)" erforderlich.

3. Anwesenheitsstatistik

Anwesenheitsstatistiken sind in zwei Formen verfügbar:

Anwesenheitsraten bei Veranstaltungen für einen Zeitraum

Diese Statistik ist im Menü „Clubleben > Kalender/Berichte“, am Ende der Seite, sichtbar. Die Anwesenheit wird auch für jede Veranstaltung angezeigt. Sie können einen beliebigen Zeitraum für die Berechnung auswählen.

Um diese Statistik anzuzeigen, ist eine der beiden Rollen „Administrator/in der Inhalt“ oder „Administrator/in (alle Rechte)“ erforderlich.

Anwesenheitsrate der Mitglieder für einen bestimmten Zeitraum

Diese Statistik ist im Menü „Mitglieder > Aktive Mitglieder > Tab Anwesenheit“ sichtbar. Die Anwesenheitsquote wird für jedes Mitglied einzeln angezeigt. Für diese Berechnung können Sie einen beliebigen Zeitraum auswählen. Von dieser Seite aus können Sie direkt auf die Verwaltung der Kompensationen eines Mitglieds zugreifen.

Um diese Statistik anzuzeigen, ist eine der beiden Rollen „Administrator/in der Mitgliederdaten“ oder „Administrator/in (alle Rechte)“ erforderlich.

4. Präsenzberechnung

Die Anwesenheitsquote eines Mitglieds in einem bestimmten Zeitraum wird berechnet, indem die Anzahl der kumulierten Anwesenheitspunkte durch die Anzahl der statutarischen Anlässe in diesem Zeitraum geteilt wird.

Gemäß der RI ist die Anwesenheitsquote auf 100 % begrenzt, aber Polaris zeigt auch eine berechnete Anwesenheitsquote von über 100 % an.

Formel