Wie organisiert man am besten die Clubarbeit mit Polaris?

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Dienstag, 7. Februar 2023

Team Polaris

Polaris schreibt den Clubs nicht vor, wie sie es nutzen sollen. Es bietet viele Möglichkeiten, die Arbeit des Clubs zu organisieren.

Am wichtigsten ist es, schriftlich festzulegen, wie der Club Polaris nutzt oder nutzen möchte. So weiß jeder, was er wie zu tun hat, und das erleichtert die jährliche Übergabe der Aufgaben an den Nachfolger erheblich. Der CICO ist am besten geeignet, ein solches Nutzungskonzept zu erstellen und vom Vorstand bestätigen zu lassen. Falls erforderlich, werden die DICOs ihn bei dieser Aufgabe unterstützen.

Das Nutzungskonzept sollte die Konfiguration Ihres Clubs berücksichtigen. Clubs mit 20 bis 30 Mitgliedern organisieren sich anders als Clubs mit mehr als 80 Mitgliedern. Auch die Altersverteilung der Mitglieder und die spezifischen Traditionen des Clubs spielen eine wichtige Rolle.

Hier sind nur einige der Möglichkeiten, wie Polaris optimal genutzt werden kann.

Bild aus dem Rotary Brand Center

Grundvoraussetzungen:

  1. Die wichtigste Voraussetzung ist der Wille zur digitalen Kollaboration. Wenn der Club die Arbeit mit losen Tools wie E-mail, Excel, Word und PDF bewältigen will, dann braucht er Polaris nicht.
  2. Der Login für die Mehrheit der Mitglieder ist die zweitwichtigste Voraussetzung. Die meisten Informationen können aus Datenschützgründen nicht veröffentlicht werden, weil sie mit Personendaten beinhalten. Der Zugang ist nur mir einem Login möglich. Nur wenn >95% der Mitglieder eine E-Mai-Adresse haben und diese auch nutzen, kann Polaris sinnvoll eingesetzt werden. 
  3. Die Nutzung von Polaris soll stufenweise erfolgen. Wie gross die Schritte sein sollen und in wie schnell sie eingeführt werden, bestimmt der Club selbst. Nutzung aller Polaris-Features auf einmal überforder jeden Club und jeden Benutzer,
  4. Auf Clubebene muss klar sein wer die Unterstützung bietet und wo ist die nächste Anlaufstelle. Die Hilfe muss primär im Club selbst und schnell erfolgen. Frustrierte Benutzer können sich selber nicht helfen; Sie sind auf Hilfe angewiesen. Siehe Polaris Unterstützung.

Kalender

2Q==Die Nutzung des Kalenders für alle Clubanlässe ist der erste und wichtigste Schritt zur besseren Kommunikation im Club.

Der Programmcheff erfasst sämtliche Anlässe im Kalender. Das wichtigste über den Lebenszykluss einer Veranstaltung kann man in den FAQs nachlesen.

  • Man beachtet die Sichtbarkeit und hält sich an die Regeln der Publikation.
  • Man beachtet den Unterschied zwischen statutarischen und anderen Anlässen (sonst funktioniert die Präsenzerfassung nicht korrekt).
  • Man nutzt die Einladung per E-Mail nur für die wichtigste Anlässe des Clubs
  • Es wird empfohlen, die Anmeldung systematisch zu aktivieren, um den Organisatoren die Arbeit zu erleichtern (Verfügbarkeiten, Restaurant, Tickets, etc. ...).
  • Falls für den Anlass Dokumente z.b. Traktandenliste, letztes Protokoll, Brief, usw. erforderlich sind, hängt man sie direkt an den Anlass. Man findet sie immer mit der Suchfunktion, wenn sie im entsprechenden Ordner in den Dokumenten gespeichert wurden (Link kopieren und in die Veranstaltung einfügen, statt eine externe Datei hochzuladen).

Die Präsenzerfassung hängt mit den Anlässen zusammen, Sie funktioniert nur wenn die Anlässe aktiviert und die Teilnehmer angemeldet sind.

Weitere Features rund um Kalender

Wochenbulletin/-bericht

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Die Erstellung, Verteilung und Ablage der Wochenbulletins/-berichten gehört zu den Traditionen meisten Rotary Clubs. Ein wöchentliches Bulletin/Bericht informiert traditionell über die Ereignisse im Club in der vergangenen Woche.
Die lückenlose Aufbewahrung der Bulletins über viele Jahre hinaus ist für die Clubs sehr wichtig. Dies ermöglicht ihnen, ihre Geschichte zu dokumentieren.

  • Die Erstellung des Wochenbulletins/-berichtes obliegt dem Bulletiner- Berichterstatter.

In Polaris sollten die wöchentlichen Bulletins/Berichte über Newsletter verbreitet werden, die die Möglichkeit bieten, sowohl über vergangene als auch über zukünftige Ereignisse zu kommunizieren, indem die Funktionalität das Hinzufügen von Links zu anderen Clubpublikationen ermöglicht: Sitzungsprotokolle, die direkt in der jeweiligen Veranstaltung gespeichert werden, bevorstehende Veranstaltungen, vergangene oder zukünftige Projekte oder Projekte, etc. ... Die Verbreitung des Newsletters erfolgt durch den Versand einer E-Mail und die gleichzeitige Veröffentlichung auf der Club-Website. Im Gegensatz zu E-Mails sind Newsletter immer auf der Club-Website sichtbar.

Eine weitere Möglichkeit, den wöchentlichen Newsletter/Veranstaltungsbericht der Woche zu speichern, besteht darin, ein Word- oder pdf-Dokument in einem speziellen Ordner zu speichern, der im Verzeichnis "Dokumente" angelegt wird. Diese Variante sieht einfacher aus, erfordert aber, dass der Link per E-Mail an die Mitglieder zum Herunterladen gesendet wird. Für Clubs, die weiterhin Dokumente per Post versenden, ist dies eine Option. Allerdings wird dadurch die Arbeit des Sekretärs erschwert.