Modul Finanzen

A. Grundeinstellungen

Geben Sie unter Clubparameter > Andere Parameter > Finanzen die Standardpreise ein, die bei der Erstellung einer Veranstaltung angeboten werden:

• Währung
• Standard-Veranstaltungspreis für aktive Mitglieder, Interessenten und Gäste des Clubs und des Multi-Distrikts
• Standardpreis der Veranstaltung für Besucher
• Strafe für "Nichterscheinen", d.h. Mitglieder, die sich für eine Veranstaltung angemeldet haben, aber abwesend sind, ohne sich abzumelden.

Aktivieren Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht die anderen Parameter: Sie werden später beschrieben.

B.1. Vor der Veranstaltung :

Veranstaltung bearbeiten, Registerkarte Veranstaltungsfinanzen, dann Schaltfläche Veranstaltungsfinanzen eingeben:

1. Die verschiedenen Preise, die angewandt werden sollen, und eventuell die Strafe, für eine nicht besuchte statutarische Veranstaltung.
2. Die Kosten pro Teilnehmer, die für die Bezahlung des Veranstalters, z. B. des Caterers, verwendet werden,
3. die Kosten, die der Veranstalter für "No-Shows" berechnet, z. B. für bestellte, aber nicht servierte Mahlzeiten,
4. die verschiedenen möglichen Fixkosten, z. B. für Raummiete, Beamer usw.

B.2 Während und nach der Veranstaltung

1. Erfassen Sie die Anwesenheit aller Mitglieder und Besucher (QR-Code oder manuell),
2. Sammeln Sie die Beiträge vor Ort ein (Bargeld, Kreditkarten, Smartphones usw.), mit Ausnahme der Beiträge von aktiven Mitgliedern, wenn deren individuellen Konten belastet werden,
3. Prüfen Sie, ob die Abrechnung vollständig ist (siehe unten) und korrigieren Sie sie gegebenenfalls,
4. Schliessen Sie die Veranstaltung ab, wenn alle Teilnehmer erfasst sind und alle Ein- und Ausgaben in Ordnung sind.
   
   Achtung: Der Abschluss der Veranstaltung wirkt sich auf die Präsenz-Zahlen der anwesenden Mitglieder aus, belastet aber gegebenenfalls auch ihr individuelles Konto für ihren Beitrag zur Veranstaltung.

Auf der Registerkarte "Finanzen der Veranstaltung" wird der gesamte Veranstaltungsrechnung angezeigt, so dass Sie alles überprüfen können, bevor Sie die Veranstaltung schliessen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine geschlossene Veranstaltung wieder öffnen, werden die Buchungen in den Konten der einzelnen Mitglieder nicht gelöscht, sondern rückgängig gemacht (Gegenbuchung)

Einführung

Um das individuelle Kontosystem zu aktivieren, schalten Sie in den Clubparametern > Andere Parameter > Finanzen den Schalter Finanzkonto für Mitglieder aktivieren ein.

Dadurch erhält jedes aktive Mitglied ein Girokonto "Soll - Haben - Saldo".

Je nach Wahl des Clubs können die Konten unterschiedlich komplex sein:

• Ein einziges "Hauptkonto" OHNE automatische Buchungen
• Ein einziges "Hauptkonto MIT automatischen Abbuchungen für Beiträge zu Veranstaltungen
• Ein zweites Konto namens "Mahlzeiten" mit automatischen Abbuchungen für Beiträge zu Veranstaltungen. ESSEN-PAKET System

C.1 Individuelles Hauptkonto OHNE automatische Buchungen

Nur ein "Haupt"-Kontokorrentkonto pro Mitglied zur Eingabe der verschiedenen möglichen Buchungen.

Der Zugriff erfolgt über Mitglieder > Aktive Mitglieder > Symbol des ausgewählten Mitglieds bearbeiten > Registerkarte Finanzkonto, alternativ über Mitglieder > Aktive Mitglieder > Registerkarte Finanzen > Icon des ausgewählten Mitglieds bearbeiten.

• Abbuchungen:
  • Clubaufnahmegebühr für ein neues aktives Mitglied
  • Regelmässiger Mitgliedsbeitrag
  • Entschädigung für Abwesenheit bei einer satzungsgemässen Veranstaltung
  • Spendenaufruf ...
• Gutschriften:
  • Einzahlung des Mitglieds auf das Bankkonto des Clubs
  • Barzahlung durch das Mitglied an den Schatzmeister usw..

Jeder Eintrag wird vom Schatzmeister über die Schaltfläche + Transaktion hinzufügen erstellt. Für diese Funktion ist die Rolle Administrator Finanzen oder Administrator alle Rechte notwendig.

Ein Eintrag erfordert eine Eingabe / Auswahl von:

• Das betreffende Einzelkonto, standardmässig das Hauptkonto (das Unterkonto "Mahlzeiten" wird später beschrieben)
• Die Art des Eintrags: standardmässig Sonstige, und wahlweise die Aufnahmegebühr, der regelmässige Beitrag, die Teilnahme an einer Veranstaltung (Essenspakete werden später beschrieben)
• Die Beschreibung der Buchung
• Ob es sich um eine Belastung oder eine Gutschrift handelt
• Der Betrag, der bei einer Belastung in rot erscheint
• Das Buchungsdatum, d.h. das Datum, an dem die Transaktion tatsächlich stattgefunden hat, z.B. das Datum der Einzahlung auf das Bankkonto des Vereins.

WICHTIG: Wie in jedem Buchhaltungssystem kann ein einmal erstellter Eintrag nicht mehr gelöscht werden. Wenn eine Buchung korrigiert werden muss, wird eine "Stornierung" erstellt, d. h. eine Buchung, die die zu korrigierende Buchung kompensiert.

Beispiel für eine Belastung

Das Datum der Transaktion, das in der ersten Spalte des laufenden Kontos erscheint, ist das Datum der Erfassung in Polaris.

WICHTIG: Wie in jedem Buchhaltungssystem kann eine Buchung nach ihrer Erstellung nicht mehr gelöscht werden. Wenn es notwendig ist, eine Buchung zu korrigieren, wird eine Stornierung erstellt, d.h. eine Buchung, die die zu korrigierende Buchung aufhebt.

Abrechnungsperioden und gruppierte Transaktionen

Es können Abrechnungszeiträume von 3 Monaten, 6 Monaten oder 12 Monaten festgelegt werden. In der Mitgliederliste, Registerkarte Finanzen, kann der Schatzmeister zu Beginn der Periode die fälligen Beiträge in einem einzigen Vorgang für alle Mitglieder erstellen, der als gruppierte oder "en bloc"-Transaktion bezeichnet wird.

Nach dem gleichen Muster wie bei einer Einzeltransaktion müssen die betreffenden Mitglieder aus einer Dropdown-Liste mit mehreren Auswahlmöglichkeiten ausgewählt werden. Standardmässig sind alle Mitglieder ausgewählt.

Im Falle von unterschiedlichen Beiträgen je nach Art des aktiven Mitglieds (obligatorisch oder befreit von der Teilnahme, befreit vom Beitrag usw.) werden so viele gruppierte Transaktionen wie möglich erstellt.

C.2 Individuelles Hauptkonto MIT automatischen Transaktionen

Zusätzlich zu den manuellen Transaktionen ist es möglich, die Buchungen der Beiträge der bei satzungsgemässen und nicht satzungsgemässen Veranstaltungen anwesenden Mitglieder zu automatisieren. Aktivieren Sie dazu in den Clubparametern > Sonstige Parameter > Finanzen den Schalter Veranstaltungsbeiträge von den Mitgliederkonten abbuchen

In diesem Fall zahlen nur die Gäste und Besucher ihren Beitrag für die Veranstaltung vor Ort. Die Beiträge der aktiven Vereinsmitglieder werden automatisch vom Konto des jeweiligen Mitglieds abgebucht. Bei diesen automatischen Abbuchungen handelt es sich um die Veranstaltungspreise, optional aber auch um einen "No-Show"-Beitrag für ein angemeldetes, aber nicht anwesendes Mitglied.

Die automatische Buchungen und Belastungen der Konten erfolgen, wenn die Veranstaltung vom Administrator geschlossen wird.

Achtung: Die Schliessung einer Veranstaltung sollte erst dann erfolgen, wenn alle Teilnehmer eingetragen und überprüft sind. Falls eine Wiedereröffnung der Veranstaltung erforderlich ist, um Korrekturen vorzunehmen, werden automatisch "storno" Buchungen erstellt.

C.3 Essenspaketsystem

Viele Clubs verwenden ein Essenspaketsystem für einen vorher festgelegten Zeitraum (früher als "Essensmarken"-System bekannt). Das Prinzip besteht darin, von den Mitgliedern zu Beginn des Zeitraums einen Pauschalbetrag zu erheben, der einen Teil der Beiträge zu den Veranstaltungen des Zeitraums abdeckt, in der Regel Mahlzeiten bei wöchentlichen Treffen.

Clubs, die den Essensplan verwenden, können zwischen zwei Systemen wählen:

• Essenspauschale: für den gegebenen Zeitraum, unabhängig von der Anzahl der statutarischen Veranstaltungen, an denen das Mitglied teilnimmt (kein Saldo berechnet oder erstattet)
  
  
• Mindestverpflegungspaket: Die Mitglieder zahlen im Voraus einen festgelegten Betrag für n "Essensmarken". Nicht in Anspruch genommene Karten verfallen zugunsten des Clubs und können nicht auf den nächsten Zeitraum übertragen werden, es sei denn, es liegt eine Ausnahmegenehmigung für ein bestimmtes Mitglied vor. Zusätzliche Mahlzeiten werden dem Mitglied in Rechnung gestellt.

In beiden Fällen wird ein zweites, individuelles Konto "Mahlzeit" verwendet, von dem die fälligen Beiträge am Ende einer Veranstaltung automatisch abgebucht werden, anstatt vom Hauptkonto des Mitglieds abgebucht zu werden.

Um dieses Essenspaketsystem zu aktivieren, aktivieren Sie in den Clubparametern > Weitere Parameter > Finanzen den Schalter Essenspaket verwenden

Wenn Sie eine Veranstaltung erstellen, erscheint auf der Registerkarte Veranstaltungsfinanzen ein Schalter, der standardmäßig für gesetzliche Veranstaltungen aktiviert ist "Essenspaketkonto belasten". Wenn Sie nicht möchten, dass eine bestimmte Veranstaltung automatisch die Konten für "Mahlzeiten" belastet, deaktivieren Sie einfach diesen Schalter.

Der Unterschied zwischen den beiden Lösungen "Festpreis" und "Mindestpreis" wird durch die Differenz der Buchungen am Ende der Periode geregelt (siehe unten)

Zweites MahlzeitKonto mit automatischer Abbuchung der Beiträge

Für beide Arten von Verpflegungspaketen wird ein zweites, individuelles Mahlzeitkonto verwendet, von dem die fälligen Beiträge am Ende einer Veranstaltung automatisch abgebucht werden, anstatt vom Hauptkonto des Mitglieds abgebucht zu werden.

Buchhalterisch gesehen ist dies:

• Am Anfang der Periode:
  • alle Hauptkonten für das Essenspaket zu belasten
  • Gutschrift auf alle Mahlzeitkonten für das gleiche Essenspaket
  • den Mitgliedern das Essenspaket in Rechnung zu stellen, einfach gleichzeitig mit den Mitgliedsbeiträgen für den Zeitraum
    
    
• Am Ende  der Periode:
  • wenn die Pauschale in Kraft ist:
    • die positiven und negativen Salden der Mahlzeitkonten durch entsprechende Buchungen auf Null reduzieren
    • die Summe der positiven und negativen Salden auf den Clubkonten gutschreiben
  • wenn die Mindestgebühr in Kraft ist:
    • den positiven Saldo der  Mahlzeitkonten durch entsprechende Buchungen auf Null zu reduzieren,
    • und Gutschrift auf den Clubkonten den negativen Saldo jedes Essenskontos durch die entsprechenden Buchungen auf Null zu reduzieren
    • und das Hauptkonto des Mitglieds mit demselben Betrag zu belasten die Mitglieder auffordern, den negativen Saldo auszugleichen:
      1. durch eine E-Mail, die sie auf ihr individuelles Konto verweist
      2. oder durch eine Rechnung über den negativen Saldo

Die Seite Mitglieder > Aktive Mitglieder > Finanzen ermöglicht es dem Schatzmeister, die Salden aller Mitglieder zum aktuellen Datum anzuzeigen.

Es sind Anzeigefilter verfügbar, um zu unterscheiden zwischen:

• ältere Mitglieder
• Mitglieder, die zur Teilnahme verpflichtet oder davon befreit sind
• Mitglieder mit einem negativen oder positiven Hauptkonto
• Mitglieder mit negativem oder positivem Mahlzeitkonto