Hur hanterar Du bokföringen av evenemang och medlemmar?

lördag 17 december 2022

Team Polaris

Hur kommer jag igång med ekonomimodulen?

Innehåll

Grundläggande principer

A. Välja grundparametrar

B. Händelseredovisning

C. Konton för enskilda klubbmedlemmar

C.1 HUVUDSAKLIGT individuellt konto UTAN automatiska transaktioner

  • Räkenskapsperioder och grupperade transaktioner
  • De vanligaste transaktionerna under en period

C.2 HUVUDSAKLIGT individuellt konto MED automatiska transaktioner

C.3 MÅLTIDSPAKET System

D. Översikt över medlemmarnas konton

E. Hur experimenterar man med ekonomimodulen?

F. Förbättringar planerade för en framtida version.

Grundläggande principer

Följande funktioner är tillgängliga i ekonomimodulen:

  1. Ett inkomst-utgiftskonto för varje händelse i kalendernför varje evenemang är det möjligt att registrera som inkomst de individuella bidragen från medlemmar, gäster och besökare, och utgifter till tjänsteleverantörer: restaurang,...
  2. Ett aktuellt debet-/kreditkonto för varje aktiv medlem eller andra kontakter i klubben:
    Debiteringar som vanliga medlemsavgifter och krediter som betalningar till klubbens bankkonto
    Eventuellt kan bidrag till klubbevenemang automatiskt registreras som debiteringar
    Alternativt kan ett "Måltidspaketsystem" aktiveras, baserat på en fast mängd per period, oavsett antal intagna måltider.


Synlighet: den aktiva medlemmen kan se sitt nuvarande konto när som helst under NAVIGATION > MIN EKONOMI, som visas för den valda perioden

  • sitt saldo i början av perioden
  • debet-/kreditposter som hänför sig till den under perioden
  • dess nuvarande saldo, eller slutet av perioden.

Ekonomimodulen är därför inte ett klubbbokföringssystem som sådant. 


Hur man aktiverar de olika event- och medlemskontona

A. Välj grundinställningarna

Under Klubbparametrar > Andra parametrar > Ekonomi anger du standardpriserna som erbjuds när du skapar ett evenemang:

  • Landets valuta
  • Standardpris för evenemanget för aktiva medlemmar, potentiella kunder och gäster i klubben och multidistriktet
  • Standardpris för evenemang för besökare
  • Straff för "noshows", d.v.s. medlemmar som anmält sig till ett evenemang men är frånvarande utan att meddela det.

Aktivera inte de andra parametrarna i detta skede: de kommer att beskrivas senare.

B. Händelseredovisning

B.1. Att göra innan evenemanget:

Redigera evenemang, fliken Evenemangsekonomi och sedan knappen Ange evenemangsekonomi för att gå in:

  1. De olika priser som ska tillämpas, och eventuellt straffavgiften som tas ut av en aktiv medlem som inte kan delta,
  2. Kostnaden per deltagare som används för att betala leverantören t.ex. cateringfirman,
  3. Kostnaden som tas ut av leverantören för "no show" t.ex. måltider beställda men inte serverade,
  4. De olika möjliga fasta kostnaderna, t.ex. rumsuthyrning, beamer, etc.

B.2 Under och efter evenemanget:

  1. Registrera alla medlemmars och besökares närvaro (QR-kod, eller manuellt),
  2. Samla in bidrag på plats (kontanter, kredit-/betalkort, smartphones, etc.), förutom de från aktiva medlemmar om deras individuella konton debiteras,
  3. Kontrollera att kontot är komplett (se nedan) och korrigera det vid behov,
  4. När all närvaro och utgifter är i ordning, stäng evenemanget.

Observera: att avsluta evenemanget påverkar närvarofrekvensen för de närvarande medlemmarna, men debiterar även vid behov deras individuella konto för deras bidrag till evenemanget.




Fliken Evenemangsekonomi visar hela händelseräkningen så att du kan kontrollera allt innan du stänger eventet.

Observera: om du öppnar en stängd händelse igen skapas omvända poster i de individuella medlemskontona, radera dem inte.

Inkomst-utgiftskonto för en händelse


C. Individuella konton för klubbmedlemmar

Introduktion

För att aktivera det individuella kontosystemet, i klubbparametrar > Övriga parametrar > Ekonomi växlar du Aktivera medlem ekonomiskt konto.

Detta ger varje aktiv medlem ett löpande konto "debet - kredit - saldo".

Beroende på valet av klubb kan löpande konton vara av olika komplexitet:

  • Ett enda "Huvudkonto" UTAN automatiska poster
  • Ett enda "Huvudkonto" MED automatiska debiteringsposter för bidrag till evenemang
  • Ett andra konto som heter "Måltid" med automatiska debiteringsposter för bidrag till evenemang

C.1 Individuellt huvudkonto UTAN automatiska poster

Endast ett "huvudkonto" per medlem för att ange de olika möjliga bokföringsposterna.

Den nås via Medlemmar > Aktiva medlemmar > Redigera ikon för den valda medlemmen > Fliken Finansiellt konto, alternativt via Medlemmar > Aktiva medlemmar > Fliken Ekonomi > Redigera ikon för den valda medlemmen.

Debiteringar:

  • Klubbavgift för ny aktiv medlem
  • Periodisk medlemsavgift
  • Ersättning för frånvaro vid lagstadgad tillställning
  • Donationssamtal...

Krediter:

  • Betalning av medlemmen till klubbens bankkonto
  • Kontant betalning av medlemmen till kassören etc..

Varje inlägg skapas av skattmästaren via knappen + Lägg till transaktion

Individuellt aktivt medlemskonto

En post kräver ett val:

  • Det berörda enskilda kontot, som standard huvudmannen (underkontot "Måltid" beskrivs senare)
  • Typ av inträde: som standard Annat, och efter val inträdesavgiften, det periodiska bidraget, ett deltagande i ett evenemang (måltidspaket beskrivs senare)
  • Beskrivningen av posten
  • Oavsett om det är en debet eller en kredit
  • Beloppet, som kommer att visas i rött om det är en debitering
  • Bokföringsdatumet, det vill säga det datum då transaktionen faktiskt ägde rum; t.ex. datum för inbetalningen till klubbens bankkonto.

Observera: som i alla redovisningssystem kan den inte raderas när en post väl har skapats. Om en post behöver korrigeras skapas en "reversering", det vill säga en post som avbryter posten som ska korrigeras.

Exempel på debet

Datumet för transaktionen som visas i den första kolumnen på det aktuella kontot är datumet för registreringen i Polaris.

Observera: som i alla redovisningssystem kan en post inte raderas efter att den skapats. Om det är nödvändigt att korrigera en post skapas en återföring, det vill säga en post som avbryter den post som ska korrigeras.

Räkenskapsperioder och grupperade transaktioner

Räkenskapsperioder om 3 månader, 6 månader eller 12 månader kan bestämmas. Från listan över medlemmar, finansfliken, kan skattmästaren i början av perioden skapa de avgifter som ska betalas i en enda operation för alla medlemmar, benämnda grupperad transaktion

Enligt samma modell som en enskild transaktion måste de berörda medlemmarna väljas från en rullgardinsmeny med flera val. Som standard är alla medlemmar förvalda.

Vid olika teckningsbelopp beroende på typ av aktiv medlem (obligatorisk eller befriad från närvaro, befriad från teckning etc.) skapas så många grupperade transaktioner som möjligt.

De vanligaste transaktionerna under en period

  • Debiterar i början av perioden för förfallna bidrag
  • Sändning av fakturor för medlemsavgifter, uppmaningar om donationer etc. via e-post eller post, via Verktyg > Seriebrev
  • Betalningar till bankkonton av medlemmar och överföringar till enskilda konton
  • Påminnelser skickade via e-post eller post via Verktyg > Seriebrev

Fördelen med de enskilda byteskontona är att de är lätta att se för medlemmarna på sin smartphone eller laptop under NAVIGATION > MIN EKONOMI


C.2 Individuellt huvudkonto MED automatiska transaktioner

Utöver de manuella transaktionerna är det möjligt att automatisera inläggen av bidragen från medlemmarna som är närvarande vid lagstadgade och icke lagstadgade möten.

För att göra detta, i Klubbparametrar > Övriga parametrar > Ekonomi, aktivera växeln Debitera evenemangsavgifter från medlemskonton

I detta fall betalar endast gäster och besökare sitt bidrag till evenemanget på plats, aktiva klubbmedlemmars debiteras automatiskt från den enskilda medlemmens konto. Dessa automatiska debiteringar är evenemangspriserna, men valfritt även ett "no-show"-bidrag för en medlem registrerad men frånvarande vid evenemanget.

Den automatiska skapandet av inläggen görs när evenemanget stängs av administratören.

Observera: avslutandet av ett evenemang bör endast göras när alla närvaro är inskrivna och verifierade. I de fall då en återöppning av evenemanget krävs för att göra korrigeringar, skapas automatiskt "omvända" poster.

Exempel på automatisk måltidskostnad

Ytterligare operationer relaterade till automatisk debitering av kostnader vid evenemang

  • I början av perioden debiterar alla enskilda konton ett belopp som täcker en del av periodens bidrag, t.ex. 50 % av konstituerande möten
  • Lägg till det utestående beloppet på medlemsavgiftsfakturan
  • I slutet av perioden be medlemmarna att betala det negativa saldot:
  • via e-post som hänvisar dem till deras individuella konto eller
  • genom en faktura för det negativa saldot
  • Ett positivt saldo överförs naturligt till nästa period

C.3 Måltidspaketsystem

Många klubbar använder ett måltidssystem med fast pris under en fördefinierad period (tidigare känt som "måltidsbiljettsystemet"). Principen är att i början av perioden debitera medlemmarna en fast avgift för att täcka en del av bidragen till periodens evenemang, vanligtvis måltider vid veckomöten.

Klubbar som använder måltidsplanen kan välja mellan två system:

  • Fastpris måltidspaket: för den angivna perioden, oavsett antalet lagstadgade evenemang som medlemmen deltar i (ingen balans debiteras eller återbetalas)
  • Minsta måltidspaket: medlemmar betalar i förväg ett fördefinierat fast belopp för n "måltidsbiljetter". Oanvända biljetter är förverkade till klubben och kan inte överföras till nästa period, såvida inte undantagsvis auktoriserats för en viss medlem. Ytterligare måltider kommer att debiteras medlemmen.

I båda fallen används ett andra individuellt "Måltidskonto, från vilket kostnaden som ska betalas automatiskt debiteras i slutet av ett evenemang, istället för att debiteras från medlemmens huvudkonto.

För att aktivera detta måltidspaketsystem, i Klubbparametrar > Övriga parametrar > Ekonomi, aktivera Använd måltidspaket

När du skapar ett evenemang, på fliken Evenemangsekonomi, visas en växel aktiverad som standard för lagstadgade händelser Debitera måltidspaketkonto. Om du inte vill att en viss händelse automatiskt ska debitera "Måltidskontona, inaktivera helt enkelt denna switch.

Skillnaden mellan de två lösningarna "fast pris" och "minimipris" regleras av skillnaden i bokföringsposter vid periodens slut (se nedan)


Andra "Måltidskonton" med automatiska debiteringsposter för kostnad

För båda typerna av måltidspaket används ett andra individuellt "Måltidskonto", från vilket de förfallna kostnaderna debiteras automatiskt vid slutet av ett evenemang, istället för att debiteras från medlemmens huvudkonto.

Redovisningsmässigt är detta:

I början av perioden:

  • debitera alla "huvudkonton" för måltidspaketet
  • kreditera alla "måltidskonton" med samma måltidspaket
  • Fakturera medlemmarna för måltidspaketet, helt enkelt samtidigt som medlemsavgifterna för perioden

I slutet av perioden:

  • om schablonbeloppet är i kraft:
  • minska det positiva och negativa saldot på "måltidskontona" till noll genom att göra lämpliga poster
  • kreditera summan av positiva och negativa saldon på klubbkontona
  • om minimiavgiften är i kraft:
  • minska det positiva saldot för "måltidskontona" till noll, genom att göra lämpliga poster, och kreditera dem på klubbens konton
  • minska det negativa saldot för varje "måltidskonto" till noll, genom att göra lämpliga poster, och debitera medlemmens huvudkonto med samma belopp
  • be medlemmarna att reglera det negativa saldot:
  • via e-post som hänvisar dem till deras individuella konto eller
  • genom en faktura för det negativa saldot

D. Översikt över medlemmarnas konton

Sidan Medlemmar > Aktiva medlemmar > Ekonomi låter skattmästaren visa saldot för alla medlemmar per det aktuella datumet.

Displayfilter är tillgängliga för att skilja mellan:

  • äldre medlemmar
  • medlemmar som är skyldiga eller befriade från närvaro
  • medlemmar med negativt eller positivt huvudkonto
  • medlemmar med ett negativt eller positivt måltidskonto


E. Hur man kan testa ekonomimodulen?

Innan du gör de olika funktionerna i ekonomimodulen aktiva för klubben är det viktigt att experimentera med dem.

Observera: följande experiment kommer att skapa poster för de närvarande medlemmarna och därför synliga för de berörda medlemmarna i MIN EKONOMI. Den dag klubben bestämmer sig för att aktivera ekonomimodulen för medlemmar är det nödvändigt att skapa nollposter för konton som inte är aktiverade.

De föreslagna teststegen är:

  1. Välj i klubbparametrarna den grundläggande funktionaliteten Aktivera medlemmarnas ekonomiska konto
  2. Skapa en fiktiv Annan Kontakt, t.ex. "Testa ekonomi", och ge den ett användarkonto
  3. Skapa poster för de olika debiteringarna och krediterna för ett kvartal
  4. Kontrollera huvudkontoavvecklingen i back-end
  5. Verifiera huvudkontots gränssnitt genom att "logga in som" medlem
  6. Avbryt "logga in som".
  7. Välj i klubbinställningarna funktionaliteten Debitera evenemangsavgifter från medlemmarnas konton
  8. Skapa för "Test Ekonomi"-närvaro i vissa händelser från det förflutna (du kan inte lägga till närvaro i framtiden)
    Varning: förutsatt att det inte finns några giltiga bidrag för andra medlemmar ännu, är det enklaste sättet att öppna stängda evenemang igen
  9. Kontrollera huvudkontot i back-end
  10. Kontrollera saldot på huvudkontot i front-end genom att "logga in som" medlem
  11. Avbryt "logga in som"
  12. Välj funktionen Använd ett måltidspaket i klubbinställningarna
  13. Skapa en "Måltidspaket"-debitering på huvudkontot och en kredit på måltidsplanskontot för "Test Ekonomi"
  14. Skapa för "Test Ekonomi"-deltagande i vissa tidigare evenemang (du kan inte lägga till en närvaro i framtiden)
  15. Kontrollera huvudkontot i back-end
  16. Kontrollera huvudkontot i front-end genom att "logga in som" medlem
  17. Avbryt "logga in som".
  18. Experimentera även med grupperade poster som medlemsavgifter, måltidspaket etc.
  19. I slutet av experimentet ställer du in saldot för alla berörda konton till noll.

LYCKA TILL!