Es existieren mehrere Möglichkeiten, ein Restaurant in Polaris zu integrieren:
1. Lockere Integration
Bei einer lockeren Integration hat das Restaurant keinen Zugang zu Polaris. Das Restaurant wird lediglich über die Anmeldungen informiert.
1.1. Das Restaurant erhält bei jeder An- respektive Abmeldung eine e-mail
Erstelle für das Restaurant einen Anderen Kontakt mit dessen e-mail Adresse. Aktiviere das Benutzerkonto jedoch nicht: Das Restaurant soll sich nicht einloggen können.
Nimm nun das Restaurant bei der Veranstaltung in die Liste der Organisatoren auf und aktiviere das Anmeldungs-Tool. Jedes Mal wenn sich ein Mitglied für die Veranstaltung an- oder abmeldet erhält das Restaurant eine e-mail mit dem Namen der an- oder abmeldenden Person und deren Antwort.
Nachteil: Das Restaurant muss die Informationen sammeln und konsolidieren, damit diesem die gesamte Anzahl der Angemeldeten und deren Menüwünsche bekannt ist. Allerdings sind Restaurants heute oft mit mehreren Reservationssystemen verknüpft und sind deshalb mit dieser Situation vertraut.
1.2. Das Restaurant erhält nach Ablauf der Anmeldefrist per E-mail eine Liste der Teilnehmenden
Erstelle für das Restaurant einen Anderen Kontakt mit dessen e-mail Adresse. Aktiviere das Benutzerkonto jedoch nicht: Das Restaurant soll sich nicht einloggen können.
Setze das Restaurant in der Veranstaltung auf die Liste der Standortkontakte und aktiviere das Anmeldungs-Tool. Es können mehrere Kontakte gelistet werden.
Nach Ablauf der Anmeldefrist erhält das Restaurant per E-mail (E-mail, die im Anderen Kontakt erfasst wurde) eine Excel-Datei mit Namen und Antworten (z.B. Menuwahl) der Teilnehmenden. Dabei ist Folgendes zu beachten:
- Wird die Anmeldefrist verlängert, bevor sie abgelaufen ist, wird die E-mail nach Ablauf der verlängerten Frist versandt.
- Wird der Standortkontakt nach Ablauf der Anmeldefrist festgelegt oder wird das Anmeldetool anlässlich der Listung der Standortkontaktes nicht aktiviert, wird KEINE E-mail versandt.
- Wurden die Standortkontakte zum korrekten Zeitpunkt gelistet und wird die Anmeldefrist verlängert nachdem bereits eine E-mail wegen Ablauf der Anmeldefrist versandt wurde, wird bei Ablauf der verlängerten Anmeldefrist erneut eine E-mail versandt.
- Erfolgen Anmeldungen durch Administratoren im Backend im Auftrag von Mitgliedern nach Ablauf der Anmeldefrist, erhalten die Standortkontakte keine Mitteilung über diese nachträglichen Anmeldungen.
1.3. Der Veranstalter schickt dem Restaurant eine Liste mit den angemeldeten Teilnehmenden
Der Veranstalter besitzt die Rolle Administrator/in der Inhalte und entscheidet, wann er die konsolidierte Teilnehmerliste einer Veranstaltung herunterladen und versenden will. Die Liste kann im Frontend bei den Details einer Veranstaltung (Button links neben TEILNEHMER) 
heruntergeladen werden. Die konsolidierte Liste enthält Name und Antworten (z.B. Menuwahl) der Teilnehmenden. Da in diesem Fall Polaris die E-mail Adresse des Restaurants nicht kennt muss der Veranstalter die Liste von seinem persönlichen E-mail Konto aus versenden.
2. Tiefe Integration
ACHTUNG: DIE BEIDEN NACHSTEHENDEN OPTIONEN KÖNNEN MIT DEM IN IHRER INSTANZ GELTENDEN RGPD IN KONFLIKT STEHEN!
Tiefe Integration bedeutet, dass Sie dem Restaurant vertrauen und ihm als Anderen Kontakt Ihres Clubs Zugriff auf Polaris gewähren. Das Restaurant kann sich anmelden und einige Daten Ihres Clubs, insbesondere die der Mitglieder und des Bereichs DOKUMENTE einsehen, kann jedoch nicht als Mitglied fungieren.
Wie jeder andere Polaris-Nutzer stimmt auch das Restaurant den Datenschutzbestimmungen zu. Wir empfehlen dem Verein, das Restaurant hierauf ausdrücklich hinzuweisen.
2.1. Das Restaurant kann die Registrierung in Polaris einsehen
Erstellen Sie eine neue Rolle „Restaurant“, die nur Lesezugriff auf den Kalender und Anmeldungen/Fragen hat, aber keine weiteren Zugriffsrechte. Erstellen Sie dann das Restaurant als „Anderer Kontakt“ Ihres Clubs mit der entsprechenden E-Mail-Adresse und aktivieren Sie dieses Konto, indem Sie ihm die neue Rolle „Restaurant“ zuweisen.
Da sich das Restaurant anmelden und die Veranstaltung sehen kann, kann es auch die Anmeldungen auf der Webseite und die Zusammenfassung für jede Auswahl sehen. Das Restaurant weiß, wie viele Personen kommen werden und welche Menüauswahl möglich ist.
Das Restaurant kann außerdem jederzeit die vereinfachte Teilnehmerliste mit Namen und Antworten herunterladen. Siehe 1.3.
2.2. Das Restaurant sieht die Anmeldungen in Polaris und kann die Anwesenheit erfassen
Erstellen Sie das Restaurant als „Anderer Kontakt“ Ihres Clubs mit der entsprechenden E-Mail-Adresse und aktivieren Sie dieses Konto, indem Sie ihm die vordefinierte Rolle „Anwesenheitserfassung (Restaurant)“ zuweisen.
Da sich das Restaurant anmelden und die Veranstaltung sehen kann, kann es auch die Anmeldungen auf der Webseite und die Zusammenfassung für jede Auswahl sehen. Das Restaurant weiß, wie viele Personen kommen werden und welche Menüauswahl möglich ist. Das Restaurant kann außerdem jederzeit die vereinfachte Teilnehmerliste mit Namen und Antworten herunterladen. Siehe 1.3.
Darüber hinaus sieht das Restaurant auf der Detailseite der Veranstaltung den Button TEILNEHMER und kann die Anwesenheit der Teilnehmer manuell oder per QR-Code erfassen, Gäste und Besucher anlegen und die Veranstaltung abschließen. Auf diese Weise kann die Vereinsfunktion der Anwesenheitskontrolle an das Restaurant „ausgelagert“ werden.
Siehe auch den FAQ-Artikel Anwesenheit und Präsenz.
