FAQs – Organisation Klubb

Hur använder jag klubbens plats och schema?

Varje klubb kan ha flera platser och flera scheman..

Ett schema hänvisar alltid till endast en plats. Därför måste platsen först anges innan du kan skapa ett schema.

Tips: För platsen anger du hotellets eller restaurangens namn igen i adressrad 1 och gatan i adressrad 2.

En detaljerad beskrivning hittar du här.

Hur integrerar man en restaurang i Polaris?

I princip är det möjligt att integrera en restaurang i Polaris för att underlätta samordning av evenemang. Det finns flera sätt att genomföra detta.

Du hittar en detaljerad beskrivning här.

Hur kan jag bäst använda Polaris för klubbens organisation?

Polaris har digitalt stöd för nästan alla delar av klubblivet, men det är upp till de enskilda klubbarna att definiera vilka verktyg i programmet som ska användas. En guide om hur man bäst organiserar detta finns här.

Vad är en CICO och vilka är deras ansvarsområden i klubben?

Klubbens Internet Communications Officer (CICO/Webmaster) är en officiell funktion i Rotary International-klubbar. CICO behöver inte vara en IT-specialist, men bör ha en god förståelse för IT och en djupgående kunskap om Polaris så att de kan utbilda sin klubb i optimal användning av programmet.

En detaljerad översikt över uppgifter och skyldigheter finns här.

Hur registrerar man deltagande och närvaro i Polaris?

I princip erbjuder Polaris möjligheten att registrera deltagare i en deltagarlista på dagen för evenemanget. Besökare från andra klubbar måste först föras in i deltagarlistan. Du kan enkelt hitta dem med hjälp av namnsökningen, förutsatt att de inte är rotarianer från utlandet.

Det är ännu enklare att registrera närvaro genom att skanna medlemmens QR-kod med en smartphone, så det finns inget behov av att registrera honom eller henne på deltagarlistan i förväg.

Detaljerad information hittar du här.

Vad är skillnaden mellan en klubbfunktion och en roll inom Polaris?

Klubbfunktioner som president, sekreterare ... hanteras i menyn Klubborganisation. Dessa uppgifter överförs till Rotary International och måste uppdateras årligen i Polaris.

En roll, å andra sidan, beskriver de rättigheter inom Polaris-administrationen som kan tilldelas en klubbmedlem i hans/hennes användarkonto. Den är inte kopplad till en klubbmedlems funktion. 

Definitionen av rättigheterna för en roll (t.ex. administratör av innehåll) görs i klubbparametrarna under avsnittet Roller. 

Du hittar detaljerad information om detta ämne här.

Vad menas med kommittéer?

Klubbkommittéer - som ibland kallas något annat i vissa Polaris-instanser - ansvarar för specifika verksamhetsområden. De bidrar till att organisera klubblivet, administrera det och stödja klubbaktiviteter. Kommittéerna, eller deras ledare, rapporterar regelbundet till klubbstyrelsen om aktiviteter inom sitt ansvarsområde.

Du kan också hitta mer detaljerad information på rotary.org.

Vad är en exekutiv klubbsekreterare (Executive Secretary) (icke rotarian)?

En Exekutiv klubbsekreterare (icke-rotarian) kan utföra olika sekretariatsfunktioner (administration, medlemshantering etc.). En Exekutiv klubbsekreterare kan inte vara styrelseledamot. En aktiv medlem i klubben måste därför utses till styrelsens sekreterare (RI).

För att integrera en Exekutiv sekreterare i en klubbs medlemskap:

1. Skapa en Andra kontakt och tilldela honom/henne de administrativa rättigheter som motsvarar hans/hennes befattning. Denna medlem kan vara ordförande för en klubbkommitté (t.ex. klubbsekretariatet). 
2. Om en person är  Exekutiv klubbsekreterare för flera klubbar behöver bara en klubb skapa en Andra kontakt; de andra klubbarna lägger till denna person i sina Gäster och tilldelar honom/henne motsvarande administrativa rättigheter.
   

Om du har några frågor om funktionen som klubbens (eller distriktets)  Exekutiv klubbsekreterare  , vänligen kontakta din DITS.