Praktisk guide
- Skapa alla dina
klubbhändelser i kalendern i tid. Se till att markera de obligatoriska
händelserna korrekt. Annars blir närvarostatistiken inte korrekt.
- Listan över
deltagare för en händelse skapas och fylls i när du skapar eller kopierar
händelsen. Du kan bestämma vilka personer som ska ingå i deltagarlistan:
- antingen definiera
dem i klubbparametrarna,
- eller, för
speciella evenemang, t.ex. styrelsemöten, genom att använda
mottagargrupperna. Observera att du först måste ta bort alla automatiskt
genererade deltagare! Du kan också lägga till enskilda deltagare i
listan.
Vid evenemanget
eller kort därefter, bekräfta närvaron av personerna i deltagarlistan. Bekräftelse
av närvaro är endast möjlig från och med dagen för evenemanget. På
smarttelefonen använder du liggande vy för att se alla kolumner.
Ange besökare från
andra klubbar i deltagarlistan. De är lätta att hitta, 3 bokstäver från
namnet räcker. Detta kan också göras direkt vid evenemanget med
smarttelefonen. Polaris känner inte igen besökare från klubbar som
använder ClubRunner eller från utlandet. Ge dem ett gästkort.
- Om du har aktiverat
registrering för evenemanget behöver
du inte registrera besökare. Varje registrering/avregistrering lägger
automatiskt till personen i deltagarlistan.
- Om du använder QR-koden behöver du inte registrera besökare och bekräfta
närvaro.
Det sista steget är
att stänga evenemanget. Först då kommer närvarosiffrorna att registreras.
Om en korrigering är nödvändig måste du öppna händelsen igen.
Varje besökare är
ansvarig för att från värdklubben erhålla antingen försäkran om att hans
närvaro registreras i Polaris eller ett gästkort.
Om dina medlemmar har
fått ett gästkort någonstans måste den närvaron registreras av sekreteraren
eller IT-samordnaren som kompensation. Endast de har tillgång till medlemsdata
som "administratör alla rättigheter". För att registrera
närvaro vid ett evenemang är administratörsrättigheterna "Administratör
egen klubb" eller "Närvarorapportör" tillräckliga .
Här är länken till den fullständiga beskrivningen av
Deltagande och närvaro.
