Närvaro och kortfattad information om deltagande (v00)

torsdag 2 mars 2023

Team Polaris

Praktisk guide

  1. Skapa alla dina klubbhändelser i kalendern i tid. Se till att markera de obligatoriska händelserna korrekt. Annars blir närvarostatistiken inte korrekt.
  2. Listan över deltagare för en händelse skapas och fylls i när du skapar eller kopierar händelsen. Du kan bestämma vilka personer som ska ingå i deltagarlistan:
  • antingen definiera dem i klubbparametrarna,
  • eller, för speciella evenemang, t.ex. styrelsemöten, genom att använda mottagargrupperna. Observera att du först måste ta bort alla automatiskt genererade deltagare! Du kan också lägga till enskilda deltagare i listan.
Vid evenemanget eller kort därefter, bekräfta närvaron av personerna i deltagarlistan. Bekräftelse av närvaro är endast möjlig från och med dagen för evenemanget. På smarttelefonen använder du liggande vy för att se alla kolumner. Ange besökare från andra klubbar i deltagarlistan. De är lätta att hitta, 3 bokstäver från namnet räcker. Detta kan också göras direkt vid evenemanget med smarttelefonen. Polaris känner inte igen besökare från klubbar som använder ClubRunner eller från utlandet. Ge dem ett gästkort.
  • Om du har aktiverat registrering för evenemanget behöver du inte registrera besökare. Varje registrering/avregistrering lägger automatiskt till personen i deltagarlistan.
  • Om du använder QR-koden behöver du inte registrera besökare och bekräfta närvaro.
Det sista steget är att stänga evenemanget. Först då kommer närvarosiffrorna att registreras. Om en korrigering är nödvändig måste du öppna händelsen igen.

Varje besökare är ansvarig för att från värdklubben erhålla antingen försäkran om att hans närvaro registreras i Polaris eller ett gästkort.

Om dina medlemmar har fått ett gästkort någonstans måste den närvaron registreras av sekreteraren eller IT-samordnaren som kompensation. Endast de har tillgång till medlemsdata som "administratör alla rättigheter". För att registrera närvaro vid ett evenemang är administratörsrättigheterna "Administratör egen klubb" eller "Närvarorapportör" tillräckliga .

Här är länken till den fullständiga beskrivningen av Deltagande och närvaro.