Vilka är uppgifterna för klubbens IT-samordnare

Share
onsdag 1 februari 2023

Team Polaris

IT-samordnare/Webmaster

IT-samordnaren är en officiell klubbfunktion enligt Rotary International. Klubbens IT-samordnare är antingen ordförande för en kommitté eller styrelseledamot. Detta beror på klubbens stadgar.

Det är viktigt att fylla denna funktion i varje klubb, annars kommer klubben inte att få information om viktiga Polaris-utbildningar och nyheter. Om en klubb inte har någon IT-samordnare bör sekreteraren ta över den rollen.

IT-samordnaren blir allt viktigare i klubbar som använder IT-verktyg som Polaris. Att ha en kunnig och aktiv IT-samordnare är det enda sättet att få nöjda användare och god kommunikation i klubben.

IT-samordnare behöver inte vara IT-proffs, men bör ha en god förståelse för IT.

IT-samordnarens uppgifter

IT-samordnaren

  • har fullständiga administrationsrättigheter för sin klubb i Polaris.
  • skapar ett förslag om hur och vilka Polaris-funktioner som ska användas av klubben och delas mellan de olika medlemmarna med ansvar för medlemsuppgifter, klubbprogram, rapporter och nyhetsbrev, kommunikation, arkivering osv... Hen lägger fram detta koncept för klubb-funktionärer. Detta koncept måste visa vem och hur som ska skapa och underhålla webbinnehållet.

  • bör ha god kännedom om alla Polaris-funktioner för att kunna lägga fram ett sådant förslag.

  • beslutar tillsammans med klubb-funktionärer om genomförandet av förslaget och konfigurerar Polaris enligt klubbens behov.
  • tilldelar och upprätthåller åtkomsträttigheter till Polaris för klubbens medlemmar.
  • introducerar funktionärernas och Kommittéernas medlemmar i användningen av Polaris i syfte att lära dem att skapa och hantera webbinnehåll på ett korrekt och självständigt sätt. Detta måste ske med hänsyn till de allmänna dataskyddsreglerna (GDPR) och reglerna för webbtillgång för allmänheten, distriktet, klubben och funktionärer.

  • de bör känna till konsekvenserna av att bryta mot dessa regler.
  • regelbundet kontrollerar de regler för webbtillträde för webbinnehållet och den upphovsrätt till de uppladdade bilderna som gäller i hans/hennes land.
  • skapar klubbens struktur för dokumentmappar och gör regelbunden rensning.

  • stöder alla klubbmedlemmar när det gäller Rotary-webben. Detta omfattar stöd till medlemmarna (uppskattat av äldre medlemmar) men också till funktionärer och kommittémedlemmar som utför klubbadministrativa uppgifter.
  • Är klubbmedlemmarnas första kontaktpunkt för alla problem med webben/Polaris. Om IT-samordnaren inte kan lösa problemet eskalerar han/hon det till DITS (Distriktets IT-samordnare).
  • informeras av DITS om workshops och utbildningstillfällen för Polaris. På de regelbundna mötena för IT-samordnare kan hen dela erfarenheter med andra klubbar och föreslå förändringar som bör genomföras i framtiden.
  • deltar aktivt i distriktets utbildningsevenemang.

De senaste förändringarna och funktionerna i Polaris finns tillgängliga, både för IT-samordnaren och för alla Polarisanvändare, i avsnittet Nyheter, som listar de successiva versionerna kronologiskt.