Hur kan jag integrera restaurangen i Polaris?

lördag 22 april 2023

Team Polaris

Beroende på din relation till restaurangen finns det flera möjliga sätt hur den kan integreras.

1. Låg integration

Låg integration innebär att restaurangen inte har tillgång till Polaris och endast kommer att informeras om registreringarna.

1.1. Restaurangen får ett e-postmeddelande för varje registrering/avregistrering

Skapa restaurangen som Annan kontakt för din klubb, med lämplig e-postadress. Aktivera dock inte detta konto så att restaurangen kan logga in.

I evenemanget ställer du in restaurangen i listan över Organisatörer och aktiverar registreringen. Varje gång en deltagare registrerar sig eller avregistrerar sig får restaurangen ett e-postmeddelande med namnet på den berörda personen och hans/hennes svar.

Restaurangen måste samla in informationen och konsolidera den för att veta hur många som kommer och eventuellt deras menyval. Numera är restauranger anslutna till många bokningssystem, så de kan göra detta.

1.2. Restaurangen tar emot deltagarlistan via e-post efter sista anmälningsdag

Skapa restaurangen som Annan kontakt för din klubb med lämplig e-postadress. Aktivera dock inte detta konto så att restaurangen kan logga in.

I evenemanget ställer du in restaurangen i listan över Platskontakter och aktiverar registreringen. Flera mottagare kan ställas in. 

När anmälningstiden är nådd får restaurangen via e-post en Excel-fil med deltagarnas namn och svar.

 Eventuella nackdelar är:

  • När tidsfristen förlängs innan den löper ut, skickas e-postmeddelandet i enlighet därmed.
  • När platskontakten ställdes in efter utgången av tidsfristen eller om registreringen inte var aktiverad vid den tiden, skickas INGET e-postmeddelande. Tidsfristen missades.
  • När platskontakten har ställts in i tid och tidsfristen flyttas efter att ett e-postmeddelande redan har skickats, skickas ett nytt e-postmeddelande på den nya tidsfristen.
  • När anmälningar sker för medlemmarnas räkning efter tidsfristen, kommer restaurangen inte att meddelas om dessa nya deltagare.

1.3. Evenemangsarrangören skickar deltagarlistan till restaurangen

Händelseorganisatören har rollen Administratör och bestämmer när  det är lämpligt att hämta den förenklade deltagarlistan. Nedladdningen finns tillgänglig på eventdetaljwebbsidan, till vänster om  knappen DELTAGARE.

 Den förenklade listan innehåller namnen på deltagarna och deras val. Eftersom restaurangens e-postadress i detta fall är okänd för Polaris måste evenemangsarrangören skicka listan från sitt eget e-postkonto.

2. Hög integration

VARNING: DE TVÅ ALTERNATIVEN NEDAN KAN STRIDA MOT GÄLLANDE RGPD I DIN RÄTTSINSTANS!

Hög integration innebär att du litar på restaurangen och ger den tillgång till Polaris som annan kontakt i din klubb. Restaurangen kan logga in och se vissa uppgifter om din klubb, medlemsdata, men kan inte agera som medlem.

Liksom alla andra Polaris-användare ger restaurangen också sitt samtycke till sekretesspolicyn.  Vi rekommenderar att klubben uttryckligen gör restaurangen medveten om detta.

2.1. Restaurangen kan se registreringen i Polaris

Skapa en ny roll "Restaurang", som endast har läsbehörighet till kalendern och registreringar/frågor, men inga andra behörigheter. Skapa sedan restaurangen som Annan kontakt för din klubb, med lämplig e-postadress, och aktivera kontot, vilket ger den nya rollen "Restaurang".

Eftersom restaurangen kan logga in och se evenemanget kan den också se registreringarna på webbsidan och sammanfattningen för varje val. Restaurangen vet hur många som kommer och deras potentiella menyval.

Restaurangen kan också när som helst ladda ner den förenklade deltagarlistan med deras namn och svar. Se 1.3 ovan.

2.2. Restaurangen ser registreringarna i Polaris och kan fånga närvaron

Skapa restaurangen som Annan kontakt för din klubb, med lämplig e-postadress, och aktivera kontot, vilket ger den den fördefinierade rollen "Närvaroregistrering (Restaurang)".

Eftersom restaurangen kan logga in och se evenemanget kan den också se registreringarna på webbsidan och sammanfattningen för varje val. Restaurangen vet hur många som kommer och deras potentiella menyval. Restaurangen kan också när som helst ladda ner den förenklade deltagarlistan med deras namn och svar. Se 1.3 ovan.

Dessutom kommer restaurangen att se knappen DELTAGARE på evenemangets informationssida och kommer att kunna fånga deltagarnas närvaro, manuellt eller med QR-kod, skapa gäster och besökare och stänga evenemanget. På detta sätt kan klubbfunktionen för närvarokontroll således "outsourcas" till restaurangen.

Se även  FAQ-artikeln Deltagande och närvaro.     

Bild tagen av JT (eget foto)