Vilka är medlemmarnas funktioner, roller och rättigheter i en klubb ?

Klubbfunktioner

Klubbfunktionerna består av den i styrelsen resp. i kommittéerna. Båda underhålls i menyn "Klubborganisation".

Styrelse

Med filtret kan klubbåret ställas in. Med knappen "Skapa" läggs styrelsefunktionerna in och bemanningen definieras. Åtgärderna ändrar sammansättningen eller tar bort styrelsefunktionerna. Om styrelsens sammansättning ännu inte är definierad för ett nytt klubbår, visas alternativet att kopiera styrelsen från föregående år.

Klubbspecifika styrelsefunktioner måste definieras i förväg i menyn "Klubbparametrar > Styrelsefunktioner". Positionen nr. definierar ordningen för listning på webbplatsen.

Endast aktiva medlemmar i klubben kan tilldelas en position och funktion i dess styrelse.

Kommittéer

Fungerar på samma sätt som styrelsen. Med filtret kan klubbåret ställas in. Med knappen "Skapa" kan kommittén gå in och fyllas. Det är också möjligt att skapa egna klubbkommittéer och fylla dem, men vi rekommenderar starkt att du använder så mycket som möjligt de officiella kommittétyper som rekommenderas av Rotary International. Med hjälp av åtgärdsikonerna kan kompositionen eller ordningen på displayen ändras. Om sammansättningen av kommittéerna ännu inte har definierats för ett nytt klubbår, visas alternativet att kopiera alla kommittéer och deras medlemmar från föregående år som en knapp.

Alla medlemmar i en klubb (aktiv, gäst, annan kontakt) kan tilldelas en kommitté. 

Roller

Roller tilldelas medlemmar i medlemsadministrationen "Användarkonto". Roller kan också tilldelas gäster, potentiella kunder och andra kontakter. En roll gäller alltid den klubb där användaren för närvarande befinner sig. Om en brukare är gäst i distriktet resp. en specialklubb kan hans roll ändras när han kommer in i distriktet resp. de speciella klubbsidorna.

Den rekommenderade tilldelningen av roller i en klubb är följande:

• Roll "Administratör (alla rättigheter)" => Tillåter fullständig administration av alla områden i Polaris. den är reserverad för IT-samordnaren och sekreteraren. Det finns ytterligare två administratörsroller som ärver rättigheterna till de hierarkiskt lägre organisationerna/klubbarna. Dessa är användbara för DITS och distriktssekreteraren och för klubbar som har en satellitklubb.
• Roll "Medlemsadministratör" => Tillåter administration av medlemsdata. Det rekommenderas för biträdande sekreterare. Antalet personer med rollen " Administratör (alla rättigheter)" tillsammans med personer som har rollen "Medlemsadministratör" är begränsat till 4. Det innebär att max 4 personer kan administrera medlemsuppgifterna i klubben.
• Roll "Ekonomi" => Tillåter att hantera medlemmarnas och evenemangens konton och att utföra bokningar. Den är avsedd för skattmästaren.
• Roll "Klubbadministratör" => Tillåter att underhålla alla områden i klubbens aktiviteter och dokument. Den kan tilldelas vilken som helst ledamot av styrelsen eller en kommitté.
• Roll "Registrering av närvaro" => Tillåter att en klubbmedlem eller en tredje part registrerar närvaron. T.ex. personalen på restaurangen kan scanna QR-koden och på så sätt registrera närvaron.
• Roll "Webbplatsanvändare" => är den vanliga icke-administrativa rollen, som måste tilldelas alla andra medlemmar.

Klubbarna kan definiera sina egna roller. Polaris-teamet avråder dock från detta på grund av komplexiteten i relationerna.

Rättigheter

Rättigheterna definierar vilka funktioner i Polaris som kan nås i administrationen och hur. En åtkomst har tre olika nivåer:

• Ingen åtkomst
• Endast läs
• Hantera (läs & skriv & radera)
• Följande matris visar vilka rättigheter varje roll har.

Det är möjligt att definiera nya klubbroller. Men på grund av områdenas komplexitet och beroenden är det inte lätt. Till exempel har områden som kalender, nyhetsbrev/bulletin ett beroende av e-post.

Vissa områden, t.ex. administrationen av medlemsdata kan inte tilldelas eftersom GDPR annars skulle kunna undergrävas.

Polaris-teamet avråder från att definiera dina egna klubbroller. Om du fortfarande behöver definiera dina egna roller, kontakta DITS eller Polaris-teamet.