FAQs – Cluborganisatie

Hoe gebruik ik de clublocatie en het rooster?

Elke club kan meerdere locaties en roosters hebben.

Een agenda heeft altijd betrekking op slechts één locatie. Daarom moet eerst de locatie worden ingevoerd voordat u een planning kunt maken.

Tip: Voor de locatie voert u nogmaals de naam van het hotel of restaurant in op adresregel 1 en de straat op adresregel 2.

Een gedetailleerde beschrijving vindt u hier.

Hoe integreer je een restaurant in Polaris?

In principe is het mogelijk om een restaurant te integreren in Polaris om de coördinatie van evenementen te vergemakkelijken. Er zijn verschillende manieren om dit te implementeren.

Een gedetailleerde beschrijving vind je hier.

Hoe kan ik Polaris het beste gebruiken voor de organisatie van een club?

Polaris heeft digitale ondersteuning voor bijna elk onderdeel van het clubleven, maar het is aan de individuele clubs om te bepalen welke tools van het programma gebruikt moeten worden. Een handleiding over hoe je dit het beste kunt organiseren vind je hier.

Wat is een CICO en wat zijn hun verantwoordelijkheden in de club?

De Club Internet Communications Officer (CICO/Webmaster) is een officiële Rotary International clubfunctie. De CICO hoeft geen IT-specialist te zijn, maar moet een goed begrip hebben van IT en een grondige kennis van Polaris, zodat hij zijn club kan opleiden in het optimale gebruik van het programma.

Een gedetailleerd overzicht van de taken en plichten vind je hier.

Hoe leg je aanwezigheid vast in Polaris?

In principe biedt Polaris de mogelijkheid om bezoekers op de dag van het evenement te registreren in een deelnemerslijst. Bezoekers van andere clubs moeten eerst in de deelnemerslijst worden opgenomen. Je kan ze gemakkelijk vinden door op naam te zoeken, op voorwaarde dat het geen Rotarians uit het buitenland zijn.

Het is nog eenvoudiger om de aanwezigheid vast te leggen door de QR-code van het lid te scannen met een smartphone, dus het is niet nodig om hem of haar vooraf te registreren op de deelnemerslijst.

Gedetailleerde informatie vind je hier.

Wat is het verschil tussen een clubfunctie en een rol in Polaris?

Cluverfuncties zoals voorzitter, secretaris ... worden beheerd in het menu Cluborganisatie. Deze gegevens worden doorgegeven aan Rotary International en moeten jaarlijks bijgewerkt worden in Polaris.

Een rol daarentegen beschrijft de rechten binnen de Polaris-administratie die kunnen worden toegewezen aan een clublid in zijn/haar gebruikersaccount. Het is niet gekoppeld aan de functie van een clublid.

De definitie van de rechten van een rol (bv. beheerder van inhoud) gebeurt in de Clubparameters onder de sectie Rollen.

Gedetailleerde informatie over dit onderwerp vindt u hier.

Wat bedoelen jullie met commissies?

Clubcommissies - in sommige Polaris-instanties anders genoemd - zijn verantwoordelijk voor specifieke actiegebieden. Ze dragen bij aan de organisatie van het clubleven, de administratie en de ondersteuning van clubactiviteiten. De commissies, of hun leiders, brengen regelmatig verslag uit aan het bestuur van de club over de activiteiten in hun verantwoordelijkheidsgebied.

Je kunt ook meer gedetailleerde informatie vinden op rotary.org.

Wat is een Clubsecretaris (niet-Rotariër)?

Een Club Executive Secretaris (niet-Rotariër) kan verschillende secretariële functies vervullen (administratie, ledenbeheer, enz.). Een Club Executive Secretaris kan geen lid zijn van het Bestuur. Daarom moet een actief lid van de club worden aangesteld als secretaris (RI).

Om een Executive Secretaris te integreren in het lidmaatschap van een club::

1. Maak een Andere contact aan en wijs hem/haar de administratieve rechten toe die bij zijn/haar functie horen. Dit lid kan de voorzitter zijn van een clubcommissie (bv. clubsecretariaat).. 
2. Als iemand de functie van Executive Secretaris voor meerdere clubs bekleedt, hoeft slechts één club een Ander contact aan te maken; de andere clubs voegen deze persoon toe aan hun Gasten en kennen hem/haar de bijbehorende administratierechten toe.
   

Als je vragen hebt over de functie van Club (of District) Executive Secretaris, neem dan contact op met je DICO.