CICO/Webmaster

Share
woensdag 1 februari 2023

Team Polaris

CICO - Club Internet Communication Officer/Webmaster

CICO/Webmaster is een officiële clubfunctie van Rotary International. De Internet Communicatiemedewerker van de Club (CICO) is ofwel voorzitter van een commissie of lid van het bestuur. Dit hangt af van het handvest van de club.

Het is belangrijk om deze functie in elke club in te vullen, anders wordt de club niet geïnformeerd over belangrijke Polaris-trainingen en nieuws. Als een club geen CICO heeft, moet de secretaris die rol overnemen.

De CICO-functie wordt steeds belangrijker in moderne clubs die gebruik maken van IT-hulpmiddelen zoals Polaris. Een goed geïnformeerde en actieve CICO is de enige manier om de gebruikers tevreden te stellen en voor een goede communicatie in de club te zorgen.

De CICO hoeft geen IT-professional te zijn, maar moet een goed begrip hebben van IT of er op zijn minst affiniteit mee hebben.

Taken en plichten van de CICO

De CICO ...

  • is lid van het uitgebreide Bestuur en neemt deel aan alle bestuursvergaderingen met Commissies.
  • heeft volledige beheersrechten voor zijn club in Polaris.
  • maakt een voorstel hoe en welke Polaris-functies door zijn club moeten worden gebruikt en verdeeld onder de verschillende leden die verantwoordelijk zijn voor de ledengegevens, het clubprogramma, de verslagen en nieuwsbrieven, de communicatie, de archivering, enz... Hij legt dit concept voor aan het bestuur van de club. Uit dit concept moet blijken wie en hoe de webinhoud zal creëren en onderhouden.

  • moet een goede kennis hebben van alle Polaris-functies om een dergelijk voorstel te kunnen

  • doen beslist, samen met het Bestuur van de club, over de uitvoering van het voorstel en configureert Polaris volgens de behoeften van de club.
  • wijst toegangsrechten tot Polaris toe aan de clubleden en handhaaft deze.
  • kent de gevolgen van overtreding van deze regels.

  • verifieert periodiek de in zijn/haar land geldende regels voor webtoegang voor de webinhoud en de auteursrechten van de geüploade beelden.
  • maakt de documentmappenstructuur voor de club en voert regelmatige opschoning uit.

  • ondersteunt alle clubleden met betrekking tot het Rotary Web. Dit omvat de ondersteuning van de leden (gewaardeerd door oudere leden) maar ook van de Bestuurs- en Commissieleden die clubadministratieve taken uitvoeren.
  • is het eerste aanspreekpunt voor de clubleden voor alle problemen met het Web/Polaris. Indien de CICO het probleem niet kan oplossen, escaleert hij/zij naar de DICO (District Internet en Communicatie Medewerker).
  • wordt door de DICO geïnformeerd over workshops en trainingen voor Polaris. Op de periodieke CICO-vergaderingen kan hij/zij ervaringen delen met andere clubs en wijzigingen voorstellen die in de toekomst moeten worden doorgevoerd.
  • neemt actief deel aan de opleidingsevenementen van het district.

De recente wijzigingen en functionaliteiten van Polaris zijn beschikbaar, zowel voor de CICO als voor alle gebruikers van Polaris, in de rubriek Nieuws, waarin de opeenvolgende versies chronologisch worden opgesomd.