L'organisation Polaris

dimanche 22 janvier 2023

Team Polaris

Polaris est un système moderne de gestion des communautés rotariennes (clubs, districts, ...) introduit en janvier 2021 pour succéder au RCMS (Rotary Club Management System) qui fut utilisé avec succès pendant 20 ans.

La structure organisationnelle de Polaris suit la devise "Par des Rotariens pour des Rotariens". Elle est fournie comme solution aux Districts (et non aux clubs) qui ont un contrat avec l'Association Médias du Rotary Suisse/Liechtenstein (AMR), une entité légale à but non lucratif contrôlée par les 3 Districts Rotary de Suisse/Liechtenstein. L'organe de surveillance de l'AMR est le Conseil des Gouverneurs (Governorrat) composé de Délégués des 3 Comités de district de Suisse & Liechtenstein. L'AMR est le propriétaire légal du produit Polaris et la partie contractante avec les districts pour les licences Polaris.

Toutes les activités liées à Polaris sont gérées par l'équipe Polaris. Le système est développé et exploité par des sociétés indépendantes qui sont sous contrat et rémunérées à cet effet. L'ingénierie logicielle et l'exploitation du système Polaris sont assurées par Cloudtec AG. L'infrastructure informatique est fournie par Metanet AG. Il n'y a aucune relation personnelle ou implication financière, et donc aucun conflit d'intérêts, entre ces sociétés et le Rotary.

Le support aux utilisateurs est assuré par des bénévoles dans les clubs (CICOs), dans les districts (DICOs) et par l'équipe Polaris.

OpenClipart-Vectors on Pixabay

Collaboration entre les districts et Polaris

L'assemblée des représentants de district Polaris (RDP) est l'organe recevant toutes les informations de l'équipe Polaris et participant à la définition des plans futurs du produit. L'objectif de cette assemblée est de solliciter les votes des districts sur certaines questions importantes pour les développements futurs. Les sujets de la future assemblée sont enregistrés sous forme d'idées dans les projets RedMine.
Les PDR représentent à la fois leur district et tous les clubs de ce district. Ils sont chargés de recueillir les réactions et les demandes des districts et des clubs et d'en faire le premier tri.

L'équipe Polaris recueille les informations auprès des RDP et consolide les idées pour en faire des sujets à présenter lors des réunions de l'assemblée. Elle organise la réunion de l'assemblée et crée l'ordre du jour contenant tous les sujets qui y seront abordés. Seuls les sujets de " niveau élevé " sont discutés. Les demandes de fonctionnalités sont traitées par le processus normal de demande de modification (RedMine).

Après l'assemblée, l'équipe Polaris organise le vote électronique sur les sujets discutés et informe des résultats du vote et du plan de mise en œuvre final. 

Les RDP sont responsables de la transmission des informations aux clubs et aux districts qu'ils représentent.


Selon l'organisation du pays, les DICOs, leurs adjoints et d'autres personnes du district rencontrent annuellement - ou plus souvent - les représentants de l'équipe Polaris. Ces réunions sont très importantes et renforcent la communauté des utilisateurs de Polaris. Dans la mesure du possible, elles se déroulent en présentiel.

Charte de collaboration Polaris (accès réservé aux DICOS)

Vous n’avez pas l’autorisation de voir ce dossier.