Polaris organisatie (v01)

zondag 22 januari 2023

Team Polaris

Polaris is een modern beheersysteem voor Rotary-communiteiten (clubs, districten, ...) dat in januari 2021 werd ingevoerd als opvolger van het RCMS (Rotary Club Management System) dat 20 jaar lang met succes werd gebruikt.

De organisatiestructuur van Polaris volgt het motto "Door Rotarians voor Rotarians". Het wordt aangeboden als een oplossing voor districten (niet voor clubs) die een contract hebben met de  Vereniging Rotary Media Zwitserland/Liechtenstein  (VRM), een non-profit rechtspersoon die gecontroleerd wordt door de 3 Rotarydistricten van Zwitserland/Liechtenstein. Het toezichthoudend orgaan van de VRM is de Raad van Gouverneurs (Governorrat) die bestaat uit afgevaardigden van de 3 districtscomités van Zwitserland en Liechtenstein. De VRM is de juridische eigenaar van het Polaris-product en de contractpartij met de districten voor de Polaris-licenties.

Alle activiteiten in verband met Polaris worden beheerd door het Polaris-Team. Het systeem wordt ontwikkeld en geëxploiteerd door onafhankelijke bedrijven die hiervoor worden gecontracteerd en betaald. De software engineering en de exploitatie van het Polaris-systeem worden verzorgd door Cloudtec AG. De IT-infrastructuur wordt verzorgd door Metanet AG. Er is geen persoonlijke relatie of financiële betrokkenheid, en dus geen belangenconflict, tussen deze bedrijven en Rotary.

De gebruikers worden ondersteund door vrijwilligers in de clubs (CICO's), in de districten (DICO's) en door het Polaris-Team.

OpenClipart-Vectors on Pixabay

Samenwerking tussen districten en Polaris

De vergadering van districtvertegenwoordigers van Polaris (PDR) is het orgaan dat alle informatie van het Polaris-team ontvangt en deelneemt aan de vaststelling van de toekomstplannen van het product. Het doel van deze vergadering is de stemmen van de districten te vragen over bepaalde belangrijke onderwerpen voor toekomstige ontwikkelingen. De onderwerpen voor de toekomstige vergadering worden als ideeën vastgelegd in de RedMine-projecten.

De PDR's vertegenwoordigen zowel het district als alle clubs in dat district. Zij zijn verantwoordelijk voor het verzamelen van de feedback en verzoeken van de districten en clubs en voeren de eerste triage uit.

Het Polaris Team verzamelt informatie van de PDR's en bundelt de ideeën tot onderwerpen die in de vergadering worden gepresenteerd. Het organiseert de vergadering en stelt de agenda op met alle onderwerpen die daar moeten worden besproken. Alleen onderwerpen van "hoog niveau" worden besproken. Aanvragen voor functies worden behandeld via het reguliere proces voor wijzigingsverzoeken (RedMine).

Na de vergadering organiseert het Polaris-team de elektronische stemming over de besproken onderwerpen en informeert over de stemresultaten en het definitieve implementatieplan.

De PDR's zijn verantwoordelijk voor de informatie aan de clubs en aan de districten die zij vertegenwoordigen.


Afhankelijk van de organisatie van het land vergaderen de DICO's, hun afgevaardigden en andere mensen uit het district jaarlijks - of vaker - met de vertegenwoordigers van het Polaris-team. Deze bijeenkomsten zijn zeer belangrijk en versterken de gemeenschap van Polaris-gebruikers. Waar mogelijk worden ze face-to-face gehouden.

Polaris-samenwerkingshandvest (toegang beperkt tot de DICOs)

U heeft geen toestemming om deze map te zien.