Vérification et gestion du compte Payrexx

Etape 5 : Détails complets du compte et vérification par Payrexx

Connectez-vous à votre compte Payrexx avec les données d'accès que vous avez reçues.

Tant que vous n'avez pas complété les informations demandées par Payrexx, vous trouverez dans le menu une rubrique supplémentaire intitulée "Vérifier le compte" :

En cliquant sur cette rubrique, vous accédez à un résumé interactif des rubriques à compléter => cliquez sur chacune des rubriques de la fenêtre de gauche pour afficher, dans celle de droite, des explications détaillées :

Précisions et conseils

Voici quelques précisions pour compléter plus facilement les diverses rubriques de renseignements :

Détails de l'entreprise (votre organisation)

• Votre "entreprise" est de type Association.
• Pour le secteur d'activité, sélectionnez "Organisations caritatives et associations à but non lucratif".
• L'adresse de votre organisation doit être la même que celle figurant dans le document certifiant sa qualité d'association (statuts ou autre).
• Le lien vers la page Web demandé est l'URL de la page Polaris "A propos de nous" qui se termine par /organisation/about-us

Détails personnels (administrateur(s) du compte)

• Si vos statuts prévoient la signature collective pour gérer le compte bancaire de l'organisation, indiquer au moins deux des titulaires.
• La réponse à la rubrique "Quel pourcentage de droits de vote avez-vous ?" dépend du type de signature dont dispose le(s) représentant(s) légaux du club; indiquez 100% en cas de signature individuelle et 50% encas de signature collective.

Détails sur le produit et la facturation

• Pour la question "Description de ce que vous vendez", vous pouvez vous inspirer librement de l'exemple suivant : "Nous sommes un Club de 00 membres, actif dans le réseau du Rotary International. La vente concerne des inscriptions à des évènements, participation à des frais de repas ou d'hébergement, articles pour des actions sociales et des collectes de dons.".
• Pour la question "A qui vendez-vous ?", voici un exemple : "Aux membres du Rotary et au public, dans le cadre de projets ou évènements approuvés par le club."
• Enfin, à la question "Quand demandez-vous de l'argent ?", le texte suivant peut être utilisé : "Lors de la finalisation de sa commande, le donneur d'ordre doit payer.".

Chiffre d'affaire en ligne prévu

• Les informations à fournir dans cette rubrique sont indicatives et doivent être réalistes. Vous pouvez vous inspirer de l'exemple de réponses suivant :
  Chiffre d'affaires mensuel estimé maximum : CHF ou € 1'000.00
  Montant moyen estimé par transaction : CHF ou € 50.00
  

Lorsque la totalité des rubriques est complétée, Payrexx vous invite à les soumettre pour vérification et validation. Cette étape prend entre 1 et 2 jours ouvrables.

Intégration de votre compte dans Polaris

Lorsque Payrexx aura vérifié vos informations, vous et l'équipe de Polaris recevrez un e-mail confirmant que votre compte a été approuvé.

Après avoir reçu ces informations, l'équipe Polaris activera la fonction"Paiement en ligne" dans les paramètres de votre organisation dans Polaris, afin que vous puissiez l'utiliser.

Passage de votre compte Payrexx de la formule Trial (Essai) à Polaris Regular (compte actif) avec activation des deux réglages suivants :

• Dans la rubrique Fournisseurs de paiement actuels (Payrexx > ADMIN > Fournisseurs de paiement > Configurer), le champ Descripteur de relevé indique, sur la facture de carte de crédit du client, quelle est l'organisation (club, district, autre) bénéficiaire de l'argent versé.
  

  Ne changez pas cette donnée, car elle est  liée à la redirection vers votre page Polaris "A propos de nous".

• Dans la rubrique Paramètres des versements (Payrexx > ADMIN > Réglages), le champ Descripteur de versement identifie l'émetteur des virements - Payrexx - sur le relevé bancaire de votre organisation. Vous pouvez modifier l'intitulé par défaut, si nécessaire, mais pas en cours d'utilisation active du compte. Contactez l'équipe Polaris avant tout changement.
  

  NOTE : champ limité à 22 caractères pour les comptes Payrexx Pay Plus.

Etape 6 : Paramétrer les fournisseurs de paiement

Les prestataires de paiement souhaités peuvent être définis dans la section "ADMIN".

Ce paramétrage peut être mené en parallèle avec l'étape 5; un bandeau vous indique si vous devez encore compléter les informations de votre organisation.

ATTENTION : Ignorez le bandeau en bas de page et NE cliquez PAS sur le bouton jaune !

Suisse

Autres pays

Fournisseurs de paiement externes

Le paiement par Payrexx via des fournisseurs de paiement prédéfinis n'est pas disponible dans tous les pays (voir Disponibilité des pays).

Si votre pays ne figure pas dans la liste, un prestataire de paiement externe (par exemple Paypal) peut être configuré dans Payrexx. De cette manière, l'organisation peut utiliser le prestataire de paiement externe et l'intégrer dans Polaris via Payrexx.

Ceci s'applique en particulier à la Belgique (provisoirement, jusqu'au 1er avril 2025), la Bosnie-Herzégovine, l'Islande, l'Espagne et la Suède.

Précisions et conseils

Avant de commencer à utiliser le paiement en ligne en mode opérationnel, nous vous recommandons de sélectionner le réglage "Mode test".

Vous trouverez ce réglage dans l'onglet pour le paramétrage de vos fournisseurs de paiement. Vous pourrez ainsi créer un évènement-test avant d'activer le "Mode réel".

RAPPEL : Ne changez pas la donnée qui figure dans le champ "Descripteur de relevé", car elle est  liée à la redirection vers votre page Polaris "A propos de nous".

Étape 7 : Utiliser d'autres fonctions Payrexx

En plus de l'utilisation, dans Polaris, de l'option de paiement en ligne intégré à un évènement (voir ici l'article détaillé), Payrexx met à disposition des fonctions simples et puissantes ("outils pour les marchands") qui permettent la vente en ligne de produits, d'opérations de paiement ou de collectes de fonds :

• Boutique en ligne => voir cet exemple qui est accessible depuis une publication  créée dans une instance DEMO de Polaris
  
• Page de collecte de dons => Voici un exemple – l'option peut également être intégrée sous forme de bouton sur la page d'accueil d'un club (en haut à droite).
• Codes QR de paiement
• Système de point de vente ou POS (dispositif et logiciel, lien vers page en anglais)
• Etablissement de factures personnalisées

Cliquez sur la rubrique qui vous intéresse et suivez les instructions de paramétrage et d'utilisation.

Etape 8 : Suivi financier

Une fois que votre compte est paramétré, vous pouvez masquer les sections traitées de la fenêtre de droite de la page d'administration:

Les rubriques de la colonne de gauche du tableau de bord de Payrexx permettent de suivre facilement tous les paiements effectués sur votre compte, en temps réel et en détail.La rubrique. Vous avez notamment accès à ces données :

• Paiements > volet Transactions > chaque paiement reçu sur votre compte
• Virements > le montant que Payrexx va virer quand sur le compte bancaire de votre organisation
• Rapports > Vue graphique du volume et nombre de transactions.

Les virements Payrexx sont effectués le dernier jour du mois et incluent les paiements reçus jusqu'à 9 jours avant => virement du 30/04 = paiements du 24/03 au 22/04.