Nouveau module inscript. évèn. | Option 4 - Prix par réponse/paiement en ligne immédiat pour valid. (par carte de débit/crédit)

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lundi 12 août 2024

Team Polaris

Résumé

🆕  Préambule

L'un des volets de la création d'un évènement, "Inscription et questions", propose les fonctionnalités améliorées suivantes :

  1. Lorsque l'évènement est ouvert aux accompagnants, le participant principal doit inscrire nominalement chacune des personnes qui l'accompagnent.
  2. Chacune des éventuelles questions contenues dans le formulaire d'inscription peut aussi être posée aux accompagnants.
  3. Il est possible de créer des questions contenant un prix unitaire; le montant total à payer par le participant principal est calculé automatiquement.
  4. Une option de paiement en ligne direct, validant l'inscription, est proposée sur la base d'un abonnement annuel.

Pour faciliter la création d'un évènement en tenant compte de ses caractéristiques et besoins, quatre options sont proposées pour la détermination des prix et la gestion des paiements :

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Génération d'événements dépendants

Le déploiement de la version R1.04 de Polaris (août 2024), avec sa fonctionnalité d'enregistrement améliorée pour les événements, offre quatre options pour la gestion des prix et des paiements, afin de faciliter la création d'un événement en fonction de ses caractéristiques et de ses besoins.

Cette diversité de types d'évènements a entraîné la suppression de la fonctionnalité "Événements dépendants".

OPTION 4 | Prix par réponse / paiement en ligne immédiat pour valid. (par carte de débit/crédit)

Option 4 | Prix par réponse/paiement en ligne immédiat pour validation (par carte de débit/crédit)

Cette option est une variante de l'option 3 permettant d'indiquer un prix unitaire pour chaque type de question; sa particularité est d'intégrer une fonctionnalité de paiement en ligne immédiat du montant total dû par le participant principal

Cette nouvelle fonctionnalité, facultative, est activée lorsque l'organisation (club, district, fondation, amicale, ...) souscrit un abonnement annuel. Vous trouverez ici la présentation détaillée des conditions d'utilisation et tarifs.

Inscription

La création d'un tel évènement est identique à celle de l'évènement de base actuel dans Polaris, sauf la section "Inscription/Questions" qui comporte une ou plusieurs questions avec prix unitaire.

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Si l'autorisation d'inscrire un/des accompagnant(s) est activée, le participant principal doit enregistrer nominalement toute personne l'accompagnant, y compris en répondant aux éventuelles questions.

Cette amélioration permet une gestion complète des choix des participants à un évènement.

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Paiement direct en ligne

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Le bouton S'INSCRIRE ET PAYER redirige le participant sur le site de Payrexx, la plateforme de paiement en ligne intégrée à Polaris.

Questions

La rubrique Questions propose, comme c'est le cas actuellement, plusieurs types de questions, liées ou non à la question de base "Participez-vous ?". Chacune d'elles pourra désormais être visible soit pour le seul participant principal, soit aussi pour tout accompagnant, permettant ainsi des réponses différenciées.

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Dans cette option, un prix unitaire peut être défini pour chaque réponse à une question.

Gestion des inscriptions

  • Dès que le paiement en ligne a été confirmé, l'inscription est ferme et définitive; le participant principal ne peut plus modifier les données de son inscription.
  • Pour ce type d'évènement, l'organisateur ne peut pas inscrire ou supprimer des participants, ni gérer leurs données, en raison de l'obligation de paiement en ligne immédiat pour valider l'inscription.
    L'organisateur peut seulement annoter l'inscription d'un participant et de ses accompagnants, en indiquant les éventuelles demandes de modifications reçues et leur prise en considération.

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  • Payrexx inclut des processus de remboursement que le club peut gérer au cas par cas.

Saisie des présences

  • Polaris permet une saisie rapide et simple des présences, lors de l'évènement, via un simple smartphone (utilisez l'affichage en mode paysage pour voir toutes les rubriques nécessaires à la saisie des présences).
  • La saisie des présences est utile à l'organisateur pour contrôler le nombre de repas facturés; de plus, cela permet au club d'avoir un suivi automatique de la participation aux réunions.

Clôture de l'évènement

  • Lorsque la saisie des présences est terminée, il reste à clore l'évènement, dans la rubrique "Participants" pour finaliser l'attribution des présences aussi bien aux membres du club qu'aux visiteurs rotariens d'autres clubs.