Comment puis-je rechercher des membres et des articles ? (e01)

jeudi 29 septembre 2022

Polaris-Team

Les différentes possibilités de recherche de membres, d'événements, de projets, de bulletins d'information, d'articles et de documents dans Polaris ont un point de départ. Il s'agit de la loupe située dans le coin supérieur droit de la page.

Lorsque vous cliquez sur cette icône, les possibilités suivantes s'affichent :

  1. Rechercher des membres (annuaire) - permet de trouver des membres dans n'importe quel club de votre pays.
  2. Recherche de nouveaux membres - affiche les membres qui ont rejoint le Rotary ou le Rotaract au cours des trois derniers mois dans votre pays.
  3. Recherche de membres décédés | In Memoriam - affiche les membres pour lesquels leur club a écrit et publié un article in memoriam.
  4. Recherche dans le contenu - vous permet d'effectuer une recherche dans l'ensemble du contenu du site Web (événements, projets, bulletins, articles et documents) pour n'importe quel mot (recherche de type Google).

Emplacement de l'élément de recherche


Recherche de membres (Annuaire)

Au démarrage de la recherche, la liste des résultats est vide car la liste complète des membres est énorme et n'est pas utile. Vous devez restreindre la recherche en saisissant un terme que vous recherchez, puis en cliquant sur le bouton OSo974FXEAIVkwPlAAI6t8BAP8ADnKgk3FymOxAAAAAElFTkSuQmCC pour lancer la recherche.

Vous devez saisir au moins 3 caractères (mais il est conseillé d'en saisir davantage) dans le premier champ (marqué en rouge). Il importe peu que les caractères se trouvent au début, au milieu ou à la fin du mot. De même, les majuscules, les minuscules, les trémas et les accents n'ont pas d'importance. Si vous saisissez plusieurs mots séparés par un espace, l'opérateur AND est appliqué.

Dans l'exemple ci-dessous, la recherche de "Haber" comme nom donne tous les "Grieshaber" ainsi que "Häberli", "Häberlin", "Häberling", "Habersaat" et "Wildhaber", etc.

Mots ou caractères à trouver

Dans le deuxième champ (marqué en bleu), vous devez indiquer quelles données personnelles doivent être recherchées. Vous pouvez choisir entre :

  • prénom, second prénom et nom (par défaut)
  • adresse professionnelle ou privée, y compris code postal et ville
  • nom de l'entreprise
  • classification
  • adresse e-mail privée ou professionnelle

Cela vous offre d'énormes possibilités pour trouver des personnes. Par exemple, vous pouvez rechercher des membres vivant ou travaillant à "Lenzburg", ou des membres travaillant dans une certaine entreprise.

Note: Les membres peuvent intentionnellement masquer leurs données personnelles. Dans ce cas, vous ne les trouverez pas.

Quelles données personnelles doivent être recherchées ?

Dans le troisième champ (indiqué en vert), vous pouvez indiquer dans quel club le membre doit se trouver. Vous ne pouvez choisir qu'un seul club. Par défaut, tous les clubs du pays sont recherchés.

La liste des clubs est triée par district et, à l'intérieur du district, par ordre alphabétique du nom du club. Les clubs spéciaux, les fondations, les bourses et autres unités ne sont pas répertoriés.

Si vous ne saisissez aucun caractère dans le premier champ (marqué en rouge) et que vous choisissez un club ici, vous obtiendrez les membres de ce club.


Remarques importantes concernant la recherche de membres :

  • La recherche n'utilise pas la traduction linguistique. Par exemple, la recherche de la classification "Attorney" ne donnera pas "Anwalt" ou "avocat".
  • Vous ne pouvez rechercher que des membres actifs. Les autres contacts, les membres décédés, démissionnaires ou exclus ne sont pas inclus dans la recherche.
  • Comme les invités sont membres d'un autre club, vous les trouverez et verrez leur club d'origine (bleu) et les clubs invités (jaune).
  • Si vous voulez voir les membres d'un club, d'un district ou d'une autre organisation, il est plus pratique de basculer vers ce club et d'utiliser l'icône de la liste des membres Sle1UurKdySr9BtMnll16vr3bAAAAAElFTkSuQmCC dans l'en-tête supérieur.
  • Si vous ne souhaitez pas partager vos données personnelles avec la communauté rotarienne, vous pouvez masquer certains champs en ajustant vous-même votre profil personnel. Ces champs ne seront alors visibles que pour les membres de votre club d'origine. 

  • GDPR 
    Les données des membres affichées dans la liste de résultats ne sont pas visibles pour le public, ni pour la catégorie Autres contacts ! Seuls les membres actifs disposant d'un login valide peuvent utiliser la fonction de recherche et consulter les données des membres !
  • Il n'y a volontairement pas de possibilité d'exportation de ces données dans un format lisible par un logiciel comme Excel.

Quel est le club à rechercher ?


Recherche de nouveaux membres

La recherche de nouveaux membres s'effectue de la même. manière que la recherche de membres (Annuaire), et ne fournit que les noms des membres ayant rejoint le Rotary ou le Rotaract au cours des 3 derniers mois.

Comme il n'y en a généralement pas beaucoup, la liste complète des résultats s'affiche au démarrage de la recherche, sans passer par le bouton "Filtre". Pour une limitation plus poussée de la recherche, vous pouvez utiliser les possibilités de filtre décrites ci-dessus.


Recherche de membres décédés - In memoriam

Par défaut, c'est l'année en cours qui est prédéfinie dans le champ de l'année (champ vert) et la liste initiale affiche tous les membres décédés durant cette période. Vous pouvez réinitialiser le filtre CCOtLAP8DrvUd1e9+iYsAAAAASUVORK5CYII= pour accéder à la liste complète ou vous pouvez sélectionner une autre année. Le premier champ (marqué en rouge) vous permet de restreindre la liste en saisissant un nom complet ou partiel.

Il est possible que vous ne trouviez pas votre ami décédé par cette recherche ! Seuls les membres pour lesquels le club a créé un article In-memoriam et l'a rendu visible pour la communauté rotarienne sont affichés. De nombreux clubs ne le font pas. Si vous ne trouvez pas la personne décédée dans cette rubrique, veuillez contacter le secrétaire du club. Pour des raisons de protection des données, il n'est pas possible de rechercher des membres décédés dans Polaris.


Recherche de contenu (comme dans Google)

La liste des résultats est vide au démarrage. Vous devez définir ce que vous cherchez et fixer des critères de restriction. La recherche est ensuite lancée en cliquant sur le bouton v8OuhgtXhpO6BEUA4vFLgN02UI4apIQSBICSUIA8AcIUFTkK0K80gAAAABJRU5ErkJggg==.

Remarques importantes:

  • La recherche ne prend en compte que les contenus dans la même langue que celle de votre page de recherche. Exemple : les articles en français ne seront pas trouvés si votre langue sélectionnée est l'allemand. Si vous souhaitez des résultats dans une autre langue, vous devez la changer dans la sélection en haut à droite et répéter votre recherche.
  • La recherche de mots tels que "Lunch" ou "Séance", qui sont utilisés dans de nombreux titres, peut générer un grand nombre de résultats.

Vous devez saisir au moins 3 caractères (mais il est conseillé d'en saisir davantage) dans le premier champ (marqué en rouge). Il importe peu que les caractères se trouvent au début, au milieu ou à la fin du mot recherché. De même, les majuscules, les minuscules, les trémas et les accents n'ont aucune importance. Si vous saisissez plusieurs mots séparés par un espace, le système applique la fonction AND pour lier les mots.

Votre recherche sur un ou plusieurs mots

Dans le deuxième champ (marqué en bleu), vous pouvez limiter la liste des résultats dans le temps et rechercher des articles uniquement dans la période indiquée.

Par défaut, aucune restriction n'est appliquée.

Conseil : Si la liste de résultats est très longue (>100), la limitation de la période est la mesure la plus efficace pour la réduire.

Limitation à une période de temps

Dans le troisième champ (marqué en vert), vous pouvez limiter l'étendue de la recherche à :

  • uniquement votre club d'origine (par défaut)
  • tous les clubs de votre district
  • tous les clubs de votre pays

Si vous sélectionnez tous les clubs de votre pays, la liste de résultats peut être très étendue et peu exploitable.

Remarque : La liste des résultats n'affiche que les articles visibles pour vous. Ce que vous pouvez voir dépend du paramétrage de visibilité de l'article et de vos droits. Plus vos droits d'accès sont étendus  et plus vous pouvez voir d'articles.



Limitation du champ de recherche

Le quatrième champ (marqué en jaune) vous permet de limiter la recherche à un type spécifique d'articles.

  • Newsletters et bulletins
  • Événements (calendrier)
  • Projets
  • Lettres du président et du gouverneur
  • Nouvelles
  • Galeries photos (texte uniquement)
  • Divers
  • Informations générales sur le club
  • Documents

Par défaut, tous les types de contenus sont analysés.

La recherche fonctionne également dans le contenu des documents (c'est-à-dire à l'intérieur du document), et pas seulement en fonction de leur nom. Seul le contenu des documents au format PDF-A, MS-Word, MS-Excel, MS-Powerpoint est scanné. Les documents des dossiers archivés sont exclus de la recherche et n'apparaissent pas dans la liste des résultats.

Remarque : le paramétrage de la visibilité du dossier peut être une raison pour laquelle vous ne trouvez pas le document cherché.


Remarques importantes concernant la recherche de contenus :

  • Si vous créez un nouveau contenu dans Polaris, il faudra compter 2 à 3 jours avant que l'article apparaisse dans la liste des résultats. Ceci est dû au fait que le contenu doit d'abord être scanné et indexé. Ce processus se déroule la nuit et pendant les heures de faible utilisation.
  • La liste de résultats s'affiche dans un ordre aléatoire. Il se peut que l'article que vous recherchez se trouve en bas de cette liste. Si la liste de résultats comporte plus de 100 occurrences, il est conseillé d'appliquer des critères supplémentaires pour la restreindre ou de répéter la recherche en indiquant un terme plus spécifique.

Limitiation du type de contenu


Recommandations générales :

  1. Utilisez des termes spécifiques, pas de termes courts ou abstraits. 

  2. Faites attention à la langue que vous avez choisie pour la page actuelle.

  3. Si le résultat comporte plus de 100 occurrences, appliquez des restrictions pour réduire la cible.

  4. Utilisez plusieurs onglets de navigateur pour conserver la liste des résultats et pour ouvrir dans de nouveaux onglets le club, la personne ou l'article trouvé.

  5. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, cela peut avoir plusieurs raisons :
    • La personne que vous recherchez n'est pas ou plus au Rotary
    • Le fichier que vous recherchez se trouve dans un dossier archivé.
    • Le document n'a pas le bon format et ne peut pas être scanné.
    • Le terme que vous recherchez est dans une autre langue que votre langue de navigation.
    • Vous n'avez pas les droits vous permettant de visualiser l'article cherché. 
    • Les données personnelles de cette personne sont masquées pour la collectivité 
    • La personne que vous recherchez est enregistrée en tant qu'Autre contact.
Faites des essais avec l'outil pour vous faire une idée plus précise de son fonctionnement.