Die Versammlung der Polaris-Distriktvertreter (PDRs) ist das Gremium, das alle Informationen vom Polaris-Team erhält und an der Festlegung der Zukunftspläne für das Produkt beteiligt ist. Der Zweck dieser Versammlung ist es, die Stimmen der Distrikte zu bestimmten wichtigen Themen für zukünftige Entwicklungen einzuholen. Die Themen für die Zukunftsversammlung werden als Ideen in den RedMine-Projekten festgehalten.
Die PDRs repräsentieren sowohl ihren Distrikt als auch alle Clubs in diesem Distrikt. Sie sind dafür verantwortlich, die Rückmeldungen und Anfragen aus den Distrikten und Clubs zu sammeln und eine erste Triage vorzunehmen.
Das Polaris-Team sammelt die Informationen von den PDRs und fasst die Ideen zu Themen zusammen, die auf den Versammlungen vorgestellt werden. Es organisiert die Versammlung und erstellt die Tagesordnung mit allen Themen, die dort besprochen werden sollen. Es werden nur "hochrangige" Themen diskutiert. Feature-Anfragen werden über den regulären Änderungsanfrageprozess (RedMine) bearbeitet.
Nach der Versammlung organisiert das Polaris-Team die elektronische Abstimmung über die diskutierten Themen und informiert über die Abstimmungsergebnisse und den endgültigen Implementierungsplan.
Die PDRs sind für die Information der Clubs und der Distrikte, die sie vertreten, verantwortlich.
Je nach Organisation des Landes treffen sich die DICOs, ihre Stellvertreter und andere Personen aus dem Distrikt jährlich - oder öfter - mit den Vertretern des Polaris-Teams. Diese Treffen sind sehr wichtig und stärken die Gemeinschaft der Polaris-Nutzer. Wann immer möglich, werden sie persönlich abgehalten.
