L'organizzazione Polaris (v01)

domenica 22 gennaio 2023

Team Polaris

Polaris è un sistema moderno di gestione delle comunità rotariane (club, distretti, ...) introdotto nel gennaio 2021 per succedere all'RCMS (Rotary Club Management System), utilizzato con successo per 20 anni.

La struttura organizzativa di Polaris segue il motto "Dai Rotariani per i Rotariani". Viene fornito come soluzione ai distretti (non ai clubs) che hanno stipulato un contratto con l'Associazione dei Media del Rotary Svizzera/Liechtenstein (AMR), un'entità giuridica senza fini di lucro controllata dai 3 distretti Rotary della Svizzera/Liechtenstein. L'organo di controllo dell’AMR è il Consiglio dei Governatori (Governorrat), composto da delegati dei 3 Comitati distrettuali della Svizzera e del Liechtenstein. L'AMR è la proprietaria legale del prodotto Polaris e la parte contraente con i distretti per le licenze Polaris.

Tutte le attività relative a Polaris sono gestite dal Team Polaris.. Il sistema è sviluppato e gestito da società indipendenti che vengono incaricate e pagate per questo. L'ingegneria del software e il funzionamento del sistema Polaris sono affidati a Cloudtec AG. L'infrastruttura informatica è fornita da Metanet AG. Non esistono relazioni personali o coinvolgimenti finanziari, e quindi nessun conflitto di interessi, tra queste aziende e il Rotary.

L'assistenza agli utenti è fornita da volontari nei clubs (CICOs), nei distretti (DICOs) e dal Team Polaris.


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Collaborazione tra i distretti e Polaris

L'assemblea dei Rappresentanti di Distretto Polaris (RDP) è l'organo che riceve tutte le informazioni dal team Polaris e partecipa alla definizione dei piani futuri del prodotto. Lo scopo di questa assemblea è quello di chiedere il voto dei distretti su alcune questioni importanti per gli sviluppi futuri. Gli argomenti per le future assemblee sono registrati come idee nei progetti RedMine.

I RDP rappresentano il loro distretto e tutti i clubs di quel distretto. Hanno la responsabilità di raccogliere i feedback e le richieste dei distretti e dei club e di fare il primo triage su di essi.

Il Team Polaris raccoglie le informazioni dai RDP e consolida le idee in argomenti da presentare alle riunioni dell'assemblea. Organizza la riunione dell'assemblea e crea l'ordine del giorno con tutti gli argomenti da discutere. Vengono discussi solo argomenti di "alto livello". Le richieste di funzionalità sono gestite dal normale processo di richiesta di modifiche (RedMine).

Dopo l'assemblea, il team Polaris organizza la votazione elettronica sugli argomenti discussi e informa sui risultati della votazione e sul piano di implementazione finale.

I RDP sono responsabili delle informazioni ai club e ai distretti che rappresentano.


A seconda dell'organizzazione del paese, i DICOs, i loro aggiunti e altri membri del distretto si incontrano ogni anno - o più spesso - con i rappresentanti dell'équipe Polaris. Questi incontri sono molto importanti e rafforzano la comunità degli utenti di Polaris. Ove possibile, si svolgono faccia a faccia.

Carta di collaborazione Polaris (accesso riservato ai DICOs)

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