Hur man får ut det mesta av Polaris för att utföra olika klubbuppgifter

Grundläggande förkunskaper:

1. Den viktigaste förutsättningen är viljan att samarbeta digitalt. Om klubben har för avsikt att sköta arbetet med spridda verktyg som e-post, Excel, Word och PDF behöver den inte Polaris.

2. Det andra viktiga villkoret är att majoriteten av medlemmarna har aktiverat sin anslutning. Största delen av informationen kan inte offentliggöras av dataskyddsskäl, eftersom den innehåller personuppgifter. Åtkomst är därför endast möjlig med inloggning. Polaris kan endast användas effektivt om mer än 95% av medlemmarna har en e-postadress och använder den.

3. Polaris bör implementeras i etapper. Klubben bestämmer själv omfattningen av dessa steg och hur snabbt de ska införas. Att använda alla Polaris-funktioner på en gång är för mycket av en börda för varje klubb och varje användare.

4. Det måste vara tydligt på klubbnivå vem som ger stöd och vem som är nästa instans. Hjälpen måste i första hand ges internt och snabbt. En upprörd användare kan inte hjälpa sig själv; Hen behöver stöd. Se Polaris Support.    

Kalender

Det första och viktigaste steget mot bättre kommunikation inom klubben är att använda kalendern för alla klubbevenemang.

• Programansvarig lägger in alla händelser i kalendern. Det viktigaste om livscykeln för en händelse förklaras i vanliga FAQ-frågor och svar.
• Var uppmärksam på synlighet och respektera publiceringsreglerna.
• Var noga med att skilja mellan stadgeenliga möten och andra evenemang (annars kommer närvaroanmälan inte att fungera korrekt).
• E-postinbjudningar används endast för de viktigaste klubbevenemangen.
• Det rekommenderas  att systematiskt aktivera registrering för att underlätta arrangörernas uppgift (tillgänglighet, restaurang, biljetter etc.).
• Om dokument krävs för evenemanget (dagordning, minnesanteckningar, brev etc.) läggs de direkt till evenemanget. De kan fortfarande nås med hjälp av sökfunktionen, om de har sparats i motsvarande dokumentmapp (länk som ska kopieras och placeras i händelsen, istället för att laddas ner från en extern fil).

Närvaroregistrering är händelseberoende och fungerar bara om händelser är aktiverade och deltagare är registrerade.

Andra kalenderrelaterade funktioner

• Använd relaterade frågor för att lägga till information i registreringen.
• Integrera restaurangen.
• Fånga närvaro genom att skanna QR-kod  (se kapitel 4).
• Aktivera modulen Ekonomi för att automatiskt debitera priset på måltiden när du bekräftar närvaron.

Att skapa, distribuera och arkivera veckobulletiner/rapporter är en tradition i de flesta rotaryklubbar. En veckobulletin/rapport ger information om klubbens evenemang under den gångna veckan.

Det oavbrutna bevarandet av bulletiner under många år är mycket viktigt för klubbarna. Det gör det möjligt för dem att dokumentera sin historia. 

Redaktören för redigeringen av veckobulletinen/rapporten ansvarar för redigeringen av veckorapporten.

På Polaris bör veckobulletiner/rapporter distribueras via nyhetsbrev, som ger möjlighet att kommunicera både tidigare och framtida evenemang, genom att lägga till länkar till andra klubbpublikationer: mötesprotokoll som är direkt registrerade i det passerade evenemanget, kommande evenemang, tidigare eller framtida projekt, etc. ... Nyhetsbrevet skickas via e-post och publiceras samtidigt på klubbens hemsida. Till skillnad från e-post är nyhetsbrev alltid synliga på klubbens webbplats.

Ett annat alternativ för att lagra veckohändelsebulletinen/rapporten är att spara ett Word- eller pdf-dokument i en specifik mapp som skapats i dokumentkatalogen. Den här varianten ser enklare ut, men kräver att länken skickas till medlemmarna via e-post för nedladdning. För klubbar som fortsätter att skicka dokument per post är detta ett alternativ. Det komplicerar dock sekreterarens arbete.