De vergadering van districtvertegenwoordigers van Polaris (PDR) is het orgaan dat alle informatie van het Polaris-team ontvangt en deelneemt aan de vaststelling van de toekomstplannen van het product. Het doel van deze vergadering is de stemmen van de districten te vragen over bepaalde belangrijke onderwerpen voor toekomstige ontwikkelingen. De onderwerpen voor de toekomstige vergadering worden als ideeën vastgelegd in de RedMine-projecten.
De PDR's vertegenwoordigen zowel het district als alle clubs in dat district. Zij zijn verantwoordelijk voor het verzamelen van de feedback en verzoeken van de districten en clubs en voeren de eerste triage uit.
Het Polaris Team verzamelt informatie van de PDR's en bundelt de ideeën tot onderwerpen die in de vergadering worden gepresenteerd. Het organiseert de vergadering en stelt de agenda op met alle onderwerpen die daar moeten worden besproken. Alleen onderwerpen van "hoog niveau" worden besproken. Aanvragen voor functies worden behandeld via het reguliere proces voor wijzigingsverzoeken (RedMine).
Na de vergadering organiseert het Polaris-team de elektronische stemming over de besproken onderwerpen en informeert over de stemresultaten en het definitieve implementatieplan.
De PDR's zijn verantwoordelijk voor de informatie aan de clubs en aan de districten die zij vertegenwoordigen.
Afhankelijk van de organisatie van het land vergaderen de DICO's, hun afgevaardigden en andere mensen uit het district jaarlijks - of vaker - met de vertegenwoordigers van het Polaris-team. Deze bijeenkomsten zijn zeer belangrijk en versterken de gemeenschap van Polaris-gebruikers. Waar mogelijk worden ze face-to-face gehouden.
