Rad s dokumentima, mapama i arhivom

Organiziranje mapa

• Mape se mogu pomicati mišem na istoj razini hijerarhije. Zelena kvačica ili crveni križ pokazuju je li ova operacija dopuštena ili ne. To vam omogućuje promjenu redoslijeda mapa.
• Mapa se može premjestiti na drugu razinu hijerarhije uređivanjem i dodjeljivanjem druge nadređene mape.
• Gornja se mapa ne može premjestiti. Mape se ne mogu brisati sve dok nisu prazne.
• Maksimalna razina hijerarhije nije ograničena, ali >5 nema smisla i glomazna je. Prema zadanim postavkama prikazane su samo 4 prve razine.
• Arhivirane mape označene su plavom bojom i ne pojavljuju se na web stranici (u prednjem dijelu).
• Ako je mapa označena kao "arhivirana", sve mape u ovoj hijerarhiji automatski su označene kao "arhivirane". Međutim, obrnuto ne vrijedi!

Organiziranje dokumenata

• Dokument može biti datoteka ili poveznica!
• Podržani su različiti formati datoteka. Preporuča se korištenje PDF dokumenata.
• Dokumenti se ne mogu uređivati ​​izravno u Polarisu. Moraju se preuzeti, uređivati ​​lokalno na računalu i potom učitati natrag u Polaris.
• Moguća je zamjena dokumenata tijekom učitavanja.
• Novi dokumenti se dodaju na vrh liste.
• Redoslijed dokumenata se može mijenjati mišem. Koristite odgovarajući simbol za povlačenje i ispuštanje.
• Maksimalna veličina dokumenta ograničena je na 20 MB.
• Dokument se može premjestiti u drugu mapu ili na drugu razinu hijerarhije tako da se uredi i dodijeli druga nadređena mapa.

Organiziranje arhive

Funkcija arhiviranja koristi se za strukturiranje dokumenata tijekom vremena.

• Arhivirani dokumenti nalaze se u mapama koje su označene kao "arhivirano".
• Oznaka "arhivirano" može se postaviti, a zatim ukloniti natrag.
  Proces arhiviranja je ručni. To znači da se stari dokumenti ne premještaju automatski u arhivu.
• Ako je mapa označena kao "arhivirana", sve mape u njezinoj hijerarhiji automatski su označene kao "arhivirane". Međutim, obrnuto ne vrijedi!
• Arhivirane mape se ne pojavljuju na web stranici (u front-endu) i označene su plavom bojom u administraciji (u back-endu).
• Arhivirane mape se ne uzimaju u obzir prilikom pretraživanja dokumenata, osim ako izričito ne navedete pretragu u arhivi. Na taj način korisnici mogu pronaći i koristiti arhivirane dokumente.