Svona færðu mest út úr Polaris þegar þú þarft að vinna með málefni klúbbsins

Grunnkröfur:

1. Mikilvægasta forsendan er að vilja vinna stafrænt. Ef klúbburinn ætlar sér að vinna með stökum verkfærum eins og tölvupósti, Excel, Word eða PDF, þá þarf hann ekki Polaris!
2. Næst mikilvægasta forsendan er að meirihluti klúbbfélaga hafi virkjað aðgang sinn. Stærstan hluta upplýsinganna er ekki hægt að birta opinberlega af persónuverndarsjónarmiðum. Aðgangur er því aðgangsstýrður með innskráningu. Minnst 95% klúbbfélaga þurfa að vera með virkt netfang til að hægt sé að nota Polaris félagakerfið svo vel sé.
3. Taka ætti Polaris félagkerfið í áföngu. Klúbburinn sjálfur ákveður hversu stórir áfangarnir eru og hversu hratt kerfið er tekið í notkun. Að taka upp alla eiginleika Polaris í einu skrefi er of stórt skref fyrir langflesta klúbba og klúbbfélaga.
   
4. Það þarf að vera ljóst í klúbbnum hver veitir aðstoð (vefstjóri) og hvert næsta skref er í innleiðingunni. Aðstoð þarf að veita innan klúbbsins og hratt í fyrstu skrefunum. Pirraður notandi getur illa hjálpað sér sjálfur, hann þarf aðstoð. Sjá Polaris aðstoð.

Dagatal

Fyrsta og mikilvægasta skrefið að bættu upplýsingaflæði í klúbbnium er að skrá alla viðburði klúbbsins í dagatalið. 

Ábyrgðaraðili dagskrár (forseti, ritari eða dagskrárstjóri) skráir alla viðburði í dagatalið. Helstu þættir í vinnslu viðburða eru skýrðir í FAQ - spurningu og svörum.

• Gefðu gaum að sýnileika og virtu birtingarleiðbeiningar.
  
• Taktu eftir greinarmun á „skyldumætingu“ og öðrum viðburðum (annars verður mætingarskráningin ekki rétt).
• Fundarboð með tölvupósti notist aðeins fyrir mikilvægustu klúbbfundina.
  
• Ráðlagt er að virkja skráningu fyrir alla viðburði til að auðvelda vinnu skipuleggjenda (veitingar, miðar o.s.frv.).
• Ef nauðsynlegt er að birta skjöl fyrir viðburð (dagskrá, bréf að annað) eru þeim bætt við í undir efni fundarins. Þau má jafnframt finna við leit (stækkunarglerið á forsíðu) ef þau hafa verið vistuð í Skjalasafnið (Tengill á það er settur í viðburðinn frekar en tengill sem vísar út fyrir félagakerfið).
  

Skráning viðveru er háð viðburðum og virkar aðeins ef viðburðir eru virkir og þátttakendur skráðir..

Aðrar dagatalstengdar aðgerðir

• Notið tengdar spurningar til að bæta upplýsingum við skráningu.
• Tengja veitingastað við Polaris.
  
• Skráið viðveru með því að skanna QRkóða (sjá kafla 4).
• Virkja fjármálaeininguna til að innheimta verð máltíðar þegar mæting er staðfest.
  

Vikulegt fréttabréf/fundargerð

Gerð, dreifing og skráning vikulegra fréttabréfa/fundargerðar er hluti af hefðum flestra rótarýklúbba. Þar eru að venju veittar upplýsingar um viðburði í klúbbnum liðinnar viku.

Óslitin gerð og geymsla fréttabréfa/fundargerða er mjög mikilvæg fyrir klúbbana. Þetta gerir þeim kleift að skrá sögu sína.

• Ritari klúbbsins og/eða kynningstjóri er ábyrgur fyrir gerð vikulegra fréttabréfa/fundargerða.

Í Polaris er best að dreifa vikulegum fréttum/skýrslum með fréttabréfum, sem gefa tækifæri til að miðla bæði liðnum viðburðum og framtíðarviðburðum í gegnum virkni sem gerir kleift að bæta við tenglum í aðrar útgáfur klúbbsins: fundargerðir sem eru geymdar beint í tilteknum viðburði, komandi viðburði eða liðna, verkefni klúbbsins o.s.frv ...

Fréttabréfinu er dreift með því að senda tölvupóst það birt samtímis á heimasíðu klúbbsins. Ólíkt tölvupósti eru fréttabréf alltaf sýnileg á heimasíðu klúbbsins.

Önnur leið til að vista vikulegt fréttabréf/fundargerð vikunnar er að skrá í t.d. Wordog vista sem PDF skjal í sérstakri möppu sem búin er til í skjalasafninu. Þessi valkostur lítur einfaldari út en krefst þess að hlekkurinn sé sendur í tölvupósti til meðlima til niðurhals. Fyrir klúbba sem halda áfram að senda skjöl í pósti er þetta valkostur. Þetta gerir starf ritara hins vegar erfiðara.