Beroende på din relation till restaurangen finns det flera möjliga sätt hur
den kan integreras.
1. Låg integration
Låg
integration innebär att restaurangen inte har tillgång till Polaris och
endast kommer att informeras om registreringarna.
1.1.
Restaurangen får ett e-postmeddelande för varje registrering/avregistrering
Skapa
restaurangen som Annan kontakt för din klubb, med lämplig e-postadress.
Aktivera dock inte detta konto så att restaurangen kan logga in.
I
evenemanget ställer du in restaurangen i listan över Organisatörer och
aktiverar registreringen. Varje gång en deltagare registrerar sig eller avregistrerar
sig får restaurangen ett e-postmeddelande med namnet på den berörda personen
och hans/hennes svar.
Restaurangen
måste samla in informationen och konsolidera den för att veta hur många som
kommer och eventuellt deras menyval. Numera är restauranger anslutna till många
bokningssystem, så de kan göra detta.
1.2.
Restaurangen tar emot deltagarlistan via e-post efter sista anmälningsdag
Skapa
restaurangen som Annan kontakt för din klubb med lämplig e-postadress.
Aktivera dock inte detta konto så att restaurangen kan logga in.
I evenemanget
ställer du in restaurangen i listan över Platskontakter och aktiverar
registreringen. Flera mottagare kan ställas in.
När
anmälningstiden är nådd får restaurangen via e-post en Excel-fil med
deltagarnas namn och svar.
Eventuella nackdelar är:
- När
tidsfristen förlängs innan den löper ut, skickas e-postmeddelandet i
enlighet därmed.
- När
platskontakten ställdes in efter utgången av tidsfristen eller om
registreringen inte var aktiverad vid den tiden, skickas INGET
e-postmeddelande. Tidsfristen missades.
- När
platskontakten har ställts in i tid och tidsfristen flyttas efter att ett
e-postmeddelande redan har skickats, skickas ett nytt e-postmeddelande på
den nya tidsfristen.
- När
anmälningar sker för medlemmarnas räkning efter tidsfristen, kommer restaurangen
inte att meddelas om dessa nya deltagare.
1.3.
Evenemangsarrangören skickar deltagarlistan till restaurangen
Händelseorganisatören
har rollen Administratör och bestämmer när det är lämpligt att hämta den förenklade
deltagarlistan. Nedladdningen finns tillgänglig på eventdetaljwebbsidan, till vänster om knappen DELTAGARE.
Den
förenklade listan innehåller namnen på deltagarna och deras val. Eftersom
restaurangens e-postadress i detta fall är okänd för Polaris måste
evenemangsarrangören skicka listan från sitt eget e-postkonto.
2. Hög integration
Hög
integration innebär att du litar på restaurangen och ger den tillgång till
Polaris som annan kontakt i din klubb. Restaurangen kan logga in och
se vissa uppgifter om din klubb, medlemsdata, men kan inte agera som medlem.
Liksom
alla andra Polaris-användare ger restaurangen också sitt samtycke till
sekretesspolicyn. Vi rekommenderar att
klubben uttryckligen gör restaurangen medveten om detta.
2.1.
Restaurangen kan se registreringen i Polaris
Skapa
en ny roll "Restaurang", som endast har läsbehörighet till kalendern
och registreringar/frågor, men inga andra behörigheter. Skapa
sedan restaurangen som Annan kontakt för din klubb, med lämplig
e-postadress, och aktivera kontot, vilket ger den nya rollen "Restaurang".
Eftersom
restaurangen kan logga in och se evenemanget kan den också se registreringarna
på webbsidan och sammanfattningen för varje val. Restaurangen vet hur många som
kommer och deras potentiella menyval.
Restaurangen
kan också när som helst ladda ner den förenklade deltagarlistan med deras namn
och svar. Se 1.3 ovan.
2.2.
Restaurangen ser registreringarna i Polaris och kan fånga närvaron
Skapa
restaurangen som Annan kontakt för din klubb, med lämplig e-postadress,
och aktivera kontot, vilket ger den den fördefinierade rollen "Närvaroregistrering
(Restaurang)".
Eftersom
restaurangen kan logga in och se evenemanget kan den också se registreringarna
på webbsidan och sammanfattningen för varje val. Restaurangen vet hur många som
kommer och deras potentiella menyval. Restaurangen kan också när som helst
ladda ner den förenklade deltagarlistan med deras namn och svar. Se 1.3
ovan.
Dessutom
kommer restaurangen att se knappen DELTAGARE på evenemangets
informationssida och kommer att kunna fånga deltagarnas närvaro, manuellt eller
med QR-kod, skapa gäster och besökare och stänga evenemanget. På detta sätt
kan klubbfunktionen för närvarokontroll således "outsourcas"
till restaurangen.
Se
även FAQ-artikeln Deltagande och närvaro.
