Kalendar - životni ciklus događaja

2. Pozivnica (nije obavezno)

Organizator upućuje pozivnicu odnosno najavu budućeg događanja pozvanoj publici.

Pozivnica nije obavezna i može se poslati e-poštom ili jednostavnom objavom događaja na web stranici u slideru ili na vrtuljku.

Događaji s redovnim rasporedom obično nemaju pozivnicu. Poziv putem e-pošte može se kreirati izravno u kartici "Sudionici" tog događaja.
Kreirana e-pošta vidljiva je u Izborniku "Club-Life > E-pošta" i tamo se može mijenjati prije slanja. Pozvana publika može se definirati pomoću unaprijed definiranih grupa primatelja i može se proširiti članovima zajednice ili bilo kojom adresom e-pošte.

3. Registracija (nije obavezno)

Registracija je omogućena u kartici "Parametri registracije" događaja. Nakon što događaj učinite vidljivim na webu i omogućite registraciju, ljudi se mogu registrirati na taj događaj. Registracija je potvrda potencijalnog sudjelovanja ili odbijanja sudjelovanja na budućem događaju. Prijava se bilježi u događaju i vidljiva je u kartici "Sudionici".

Vidljivost događaja definira tko se može prijaviti. Ako je događaj javan, svatko se može prijaviti. Osobe koje još nisu na popisu sudionika automatski se dodaju kada ispune obrazac za registraciju. Za sve Polaris korisnike koji su prijavljeni, obrazac za registraciju je unaprijed ispunjen njihovim osobnim podacima.
Oni mogu biti duplikati kada se korisnici ne prijave prije registracije ili kada se ljudi dvaput registriraju s različitim imenima. Polaris tim snažno savjetuje da razmotrite mogućnost da događaji nisu javni (zbog GDPR-a).
Osobi se šalje e-mail potvrde s njegovim/njezinim odabirom. To čini nužnim prvo se prijaviti i eliminira problem s duplikatima.
Svaki događaj ima rok za registraciju. Korisnici mogu promijeniti ili povući svoju registraciju do tog roka. Dok je prijavni period aktivan, organizatori (može ih biti više), definirani u kartici "Općenito", će za svaku prijavu, odjavu ili promjenu registracije dobiti e-mail sa svim opcijama registracije (odgovorima).
Za klupska događanja moguće je, prije isteka roka za prijavu, automatski slati podsjetnike članovima koji se još nisu registrirali ili odjavili ("bez odgovora").
Kada se postigne maksimalan broj sudionika, registrirani korisnici se stavljaju na listu čekanja. Oni su konačno registrirani ako trenutni broj sudionika padne ispod maksimalnog. U tom će slučaju primiti konačnu potvrdu e-poštom.
Nakon isteka roka registracija nije moguća s web stranice. Međutim, administratori još uvijek mogu registrirati ljude u njihovo ime za taj događaj. Takvi će sudionici također dobiti e-mail s potvrdom.

4. Bilježenje posjećenosti

Prisustvovanje je potvrda fizičkog prisustva sudionika događaja. Svrha bilježenja prisutnosti je praćenje efektivne prisutnosti sudionika i njihovih plaćanja.

Dolazak se bilježi na događaju u kartici "Sudionici". Evidencija se može jednostavno izvršiti ručno na obrascu ili skeniranjem QR koda sudionika (vidi dolje).

Alternativno, popis prisutnih se može ispisati putem gumba "Izvezi", potpisati od strane sudionika i ručno unijeti od strane administratora.

Bilježenje prisutnosti s QR kodom

Snimanje prisutnosti može se pojednostaviti skeniranjem QR koda članova.

Odgovorni otvara događaj na svom pametnom telefonu i klikne na gumb "Sudionici" na stranici s detaljima događaja.

Zatim poziva kameru klikom na gumb "Skeniraj QR kod" i pokreće proces skeniranja.

Sudionici prezentiraju svoj osobni QR kod na pametnom telefonu ili otisnut na naljepnici.

Individualni QR-kod dostupan je na pametnim telefonima ili tabletima klikom na plavu ikonu "mala osoba" u gornjem desnom kutu ili pozivom na simbol NAVIGACIJE pa MOJE POSTAVKE.

Tiskane naljepnice s QR-kodovima može staviti na raspolaganje administrator ili ih mogu ispisati sami članovi. Za članove kojima nedostaju i pametni telefon i naljepnica, može se pripremiti unaprijed isprintan set QR kodova svih članova. (Pogledajte sljedeći odjeljak)

Uspješno skeniranje potvrđuje se zvučnim signalom , a pogreške se signaliziraju tonom kvoka. Vizualna poruka prikazuje ishod skeniranja. Otkrivena su dvostruka skeniranja. Skeniranje QR koda primjenjivo je na sve članove kluba, tj. aktivnim članovima + gostima + potencijalnim + drugim kontaktima, ali i bilo kojem aktivnom rotarijancu istog multi-distrikta (CH/FL, odnosno Francuska, odnosno Belux, itd. . . ) QR-kod je kodirani prikaz Rotary-ID-a. Nikakvi drugi podaci nisu prisutni u kodu.

6. Zatvaranje događaja

Svrha zatvaranja je finalizacija svih transakcija povezanih s ovim događajem. Bodovi prisutnosti dodjeljuju se polaznicima, a naknade se odbijaju od financijskih računa članova.
Zatvoreni događaj može se ponovno otvoriti kako bi se ispravila posjećenost. Financijske transakcije ne mogu se poništiti iz razloga revizije.
U tom slučaju izdaju se kompenzacijske obrnute transakcije.