Datenaustausch mit Rotary International (RI)

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Sonntag, 30. April 2023

Team Polaris

Bitte pflegen Sie KEINE Mitglieder- oder Club-daten in MyRotary!

Polaris sendet jede Nacht die Daten aller Mitglieder und Clubs an RI!

Die folgenden Daten werden an RI gesendet:

  • Club-Kontaktdaten
  • Zusammensetzung des Clubvorstands
  • Daten der Mitglieder

Der Datenaustausch erfolgt unidirektional von Polaris zu RI. Wenn Sie Daten in RI ändern, gehen diese entweder am nächsten Tag verloren oder es entstehen Dateninkonsistenzen, die manuell behoben werden müssen.

Der Datenaustausch erfolgt über den SEMDA-Dienst.

An RI übermittelte Clubdaten

Die von Polaris an die IR gesendeten Vereinsdaten lauten wie folgt:

  • Öffentliche E-Mail Adresse
  • Adresse der Website
  • Der erste Termin in der Liste mit den folgenden Feldern:
    • Titel
    • Wochentag
    • Uhrzeit
    • Standort-Koordinaten

Nur der erste Termin der Liste "Terminpläne" und sein Standort werden an RI gesendet! Das Senden von Clubdaten an RI ist für alle Rotary und Rotaract Clubs obligatorisch. Für spezielle Einheiten wie Foundation, Governorrat, Fellowships, Metro-Clubs, Multi-Distrikt, usw. ist es deaktiviert.

Zukünftige Polaris-Versionen können auch andere Clubdaten an RI senden, wie z.B. die Postadresse des Clubs.

Zusammensetzung des Vorstands über Polaris an RI weitergeleitet

Die folgenden Clubvorstandsfunktionen wurden an RI übermittelt, sobald sie bekannt sind:

  • Präsidenten des aktuellen und des nächsten Jahres
  • Sekretäre des aktuellen und des nächsten Jahres
  • Schatzmeister für das laufende und das nächste Jahr
  • Clubverwaltung des aktuellen und des nächsten Jahres (ab 2022)
  • Rotary Foundation Chair des aktuellen und des nächsten Jahres
  • Mitgliedschaftsbeauftragter des aktuellen und des nächsten Jahres
  • Beauftragter für Dienstprojekte im aktuellen und im nächsten Jahr (ab 2022)
  • Beauftragter für Öffentlichkeitsarbeit im aktuellen und im nächsten Jahr (ab 2022)

Andere Vorstandsfunktionen, sowie clubeigene Funktionen, werden nicht an RI übermittelt.

Zusammensetzung der über Polaris an RI gesendeten Kommissionen

Falls der Vorsitzende der Rotary Foundation kein Amt im Vorstand innehat, wird der Präsident der offiziellen Kommission Rotary Foundation an RI geschickt => die Aktualisierung dieser Funktion ist jedes Jahr verpflichtend.

Es werden keine andere Kommissionsmitglieder an RI geschickt.

Übermittlung der Mitgliederdaten an RI via Polaris

Die Daten aller aktiven Mitglieder des Clubs werden an RI gesendet.

Die an RI gesendeten Mitgliederdaten können Sie in Ihrem Profil und in der Verwaltung einsehen. Alle diese Felder sind am rechten Rand mit "RI" gekennzeichnet.

Sie können nicht verhindern, dass diese Daten an RI gesendet werden, aber wenn die Dateneingabe nicht obligatorisch ist, können Sie sie leer lassen (Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet).

Nicht an RI gesendete Daten

Die folgenden Daten werden nicht an RI übermittelt:

  • Zusammensetzung des Clubvorstands mit Ausnahme des oben genannten Zusammensetzung von Clubausschüssen
  • Zusammensetzung des Distriktvorstands
  • Zusammensetzung der Distriktausschüsse
  • Daten von Sondereinheiten wie Foundation, Fellowship, Governorrat usw.
  • Mitgliederdaten von Sondereinheiten
  • Mitgliederdaten von Anderen Kontakten und Kandidaten

Wichtig!

Der Club kann ein falsch angelegtes Mitglied nicht selber löschen. Möglicherweise wurde es bereits an RI gemeldet und muss auch dort gelöscht oder korrigiert werden.

In solchem Fall wenden sie sich bitte an den DICO. Siehe dazu die Seite Polaris Support.