Prisustvo i posjećenost

Pojmovi i termini:

Statutarni sastanci su redoviti tjedni sastanci koje klub mora organizirati

Registracija je potvrda potencijalnog sudjelovanja ili odbijanja sudjelovanja na budućem događaju. To nema veze s posjećenošću i prisutnošću i opisano je u životnom ciklusu događaja.

Prisustvovanje je potvrda fizičkog dolaska sudionika na događaj.
Prisutnost (bodovi i postotak) su s jedne strane bodovi zbrojeni na osnovu bodova prisutnosti aktivnog člana za svaki sastanak, a sa druge strane je izračunati omjer u % prema broju statutarnih sastanaka kluba za određeno razdoblje.

Bodovi za prisutnost dodjeljuju se za sudjelovanje na događaju ili za volonterski rad. Stanje bodova prisutnosti je decimalni broj, ali je uobičajeno da se unose samo cijeli brojevi.
Individualna prisutnost vidljiva je u Web načinu rada u izborniku "MOJA PRISUTNOST".
Administratori kluba mogu prikupljati ili izvoziti statističke informacije o brojkama prisutnosti za događaje ili za članove u određenom vremenskom razdoblju.
Službenici Distrikta imaju pristup statističkom pregledu prisutnosti sastancima u klubu. Nije potrebno periodično izvještavanje Distrikta o prisutvovanju sastancima kluba.

1. Prisustvovanje

Prisustvo se može evidentirati samo na dan događaja ili nakon njega. Kako zabilježiti posjećenost je opisano u članku Životni ciklus događaja.

Popis sudionika za događaj kluba sadrži sve aktivne članove tog kluba. Kako bismo pratili sve sudionike, posjetitelje iz drugih klubova potrebno je dodati na ovaj popis svojim QR kodom ili pomoću gumba "+ Kreiraj". Tako se svi članovi zajednice mogu lako pronaći i odabrati. Može se dodati i bilo koja druga osoba, npr. govornik.

Za događaje kao što je sastanak odbora, prisustvo se potvrđuje samo za članove koji sudjeluju.

Za Distrikt događanja popis prisutnih je prazan. Pretpostavlja se da se sudionici registriraju i stoga automatski dodaju na popis ili da ih organizator ručno dodaje na popis.

Održavanje dosljednog i potpunog popisa sudionika ključno je za ispravno brojanje bodova prisutnosti, kao i za računovodstvo financijskih transakcija.

Za upravljanje popisom sudionika dostupne su različite uloge.

2. Dodatak za bodove prisutnosti

Kada administrator zatvori događaj, bodovi prisutnosti automatski se rezerviraju na ravnotežu osobnih bodova prisutnosti aktivnih članova, te gostiju i posjetitelja. Zatvaranje događaja opisano je Kalendar - životni ciklus događaja.

Gosti i posjetitelji iz drugih klubova također će ovom akcijom dobiti svoje bodove prisutnosti. Popunjavanje kartice prisutnosti više nije potrebno. Za goste iz drugih zemalja ili iz klubova koji ne koriste Polaris ipak ćete morati izdati tiskanu karticu prisutnosti.

Svaki je posjetitelj odgovoran od kluba domaćina dobiti potvrdu da je njegova prisutnost zabilježena u Polarisu ili karticu gosta.

Članovi koji posjećuju događanja u drugim klubovima tako će svoje bodove prisutnosti dobiti u tom klubu. To vrijedi i za okružna događanja.

Kompenzacije

Kada posjećeni klub ne bilježi prisutnost s Polarisom, npr. klub u drugoj zemlji, član će vratiti isprintanu karticu prisutnosti. Bodovi prisutnosti za takvu prisutnost moraju se ručno unijeti kao naknada u Izborniku "Članovi > Aktivni članovi > kartica Prisutnost". Ovdje je i mjesto gdje se mogu dodijeliti bodovi prisutnosti za volonterski rad. Na ovoj stranici administrator također može provjeriti bodove prisutnosti člana.

Za održavanje kompenzacije članova potrebna je jedna od tri uloge "Administracija prisutnosti", "Administratorčlana" ili "Administratorjedinice(sva prava)".

3. Statistika posjećenosti

Statistika posjećenosti dostupna je u dva oblika:

Stope posjećenosti događaja za određeno vremensko razdoblje

Ova statistika je vidljiva u izborniku "Klupski život > Kalendar/Izvješća" na dnu stranice. Prisustvo se također prikazuje za svaki događaj. Možete odabrati bilo koje vremensko razdoblje za izračun.

Za pregled ove statistike potrebna je jedna od dvije uloge "Administrator životnog vijeka jedinice" ili "Administrator jedinice (sva prava)".

Stopa posjećenosti članova za određeno vremensko razdoblje

Ova statistika je vidljiva u izborniku "Članovi > Aktivni članovi > kartica Prisutnost". Stopa posjećenosti se prikazuje pojedinačno za svakog člana. Za ovaj izračun možete odabrati bilo koje vremensko razdoblje. S ove stranice možete izravno pristupiti upravljanju članskim naknadama.

Za pregled ove statistike potrebna je jedna od dvije uloge "Administrator člana" ili "Administrator jedinice (sva prava)".

4. Obračun prisutnosti

Prisutnost člana za određeno razdoblje izračunava se dijeljenjem njegovih ili njezinih akumuliranih bodova nazočnosti s brojem statutarnih sastanaka tijekom tog razdoblja.

Prema RI-u, posjećenost je ograničena na 100%, ali Polaris također prikazuje izračunatu stopu posjećenosti iznad 100%.