Hur skapar och hanterar jag evenemang?

2. Skapa Inbjudan (valfritt)

Arrangören utfärdar en inbjudan, dvs ett meddelande om ett framtida evenemang till den inbjudna publiken. Inbjudan är valfri och kan ske via e-post eller bara genom att publicera evenemanget på Webbplatsen i slidern eller i karusellen.

Evenemang med ordinarie schema har vanligtvis ingen inbjudan. Inbjudan via e-post kan skapas direkt på fliken "Deltagare" för det evenemanget. Det skapade e-postmeddelandet är synligt i menyn "Min klubb > E-post" och kan ändras där innan det skickas. Den inbjudna publiken kan definieras med hjälp av fördefinierade mottagargrupper och kan utökas med Rotarymedlemmar eller med valfri e-postadress.

Skapa inbjudan

3. Registrering (valfritt)

Registrering är aktiverad på fliken "Registreringsparametrar" för evenemanget. Efter att ha gjort evenemanget synligt på webben och aktiverat registrering kan personer registrera sig för det evenemanget. Registrering är en bekräftelse på ett potentiellt deltagande eller ett nekande av deltagande till ett framtida evenemang. Anmälan registreras i evenemanget och syns i fliken "Deltagare".

Eventets synlighet definierar vem som kan registrera sig. Om evenemanget är offentligt kan alla registrera sig. Personer som ännu inte finns med på deltagarlistan läggs automatiskt till när de fyller i anmälningsformuläret. För alla Polaris-användare som loggat in är registreringsformuläret förifyllt med deras personuppgifter. De kan vara dubbletter när användare inte loggar in före registrering eller när personer registrerar sig två gånger med olika namn. Polaris-teamet rekommenderar starkt att överväga att göra evenemang icke-offentliga (för GDPRs skull). Ett e-postmeddelande med bekräftelse med hens val skickas till personen. Detta gör det nödvändigt att logga in först och eliminerar problemet med dubbletter.

Varje evenemang har en anmälningsdeadline. Användarna kan ändra eller dra tillbaka sin registrering senast denna deadline. Medan registreringsperioden är aktiv kommer arrangörerna (kan vara flera), definierade på fliken "Allmänt" att få ett e-postmeddelande för varje registrering, avregistrering eller registreringsändring, inklusive alla registreringsalternativ (svar).

För klubbarrangemang är det möjligt att innan anmälningstiden går ut automatiskt skicka påminnelser till medlemmar som inte anmält sig eller avregistrerat sig ännu ("inga svar").

När maximalt antal deltagare uppnåtts sätts registrerade användare upp på en väntelista. De är slutligen registrerade, om det aktuella antalet deltagare sjunker under max. I sådana fall kommer de att få den slutliga bekräftelsen via e-post.

Efter deadline är registrering inte möjlig från webbplatsen. Administratörer kan dock fortfarande registrera personer å deras vägnar för det evenemanget. Sådana deltagare kommer också att få ett e-postmeddelande med bekräftelse. 

Anmälningsformulär

4. Registrering av närvaro

En närvaro är en bekräftelse på deltagarens fysiska deltagande till ett evenemang. Syftet med närvaroregistreringen är att hålla koll på deltagarnas effektiva närvaro och deras betalningar. Närvaro registreras i evenemanget i fliken "Deltagare". Registreringen kan enkelt utföras manuellt på formuläret, eller genom att skanna deltagarnas QR-kod (se nedan).

Alternativt kan närvarolistan skrivas ut via knappen "Exportera", signeras av deltagarna och manuellt matas in av en administratör.

Denna åtgärd kan endast utföras av administratörer. En speciell roll "Registrering av närvaro" tillåter icke-administratörer, t.ex. rotarianen som ansvarar för välkomsten, eller restaurangpersonalen för att fånga närvaron, men inte för att utföra någon annan funktion.

Registrering av närvaro är endast möjlig på evenemangsdagen eller efteråt.

Registrering av närvaro

Registrering av närvaro med QR-kod

Registreringen av närvaro kan förenklas genom att skanna medlemmarnas QR-kod. Den ansvarige öppnar evenemanget på sin smartphone och klickar på knappen "Deltagare" på evenemangets detaljsida. Sedan anropar han kameran genom att klicka på knappen "Skanna QR-kod" och startar skanningsprocessen.

Deltagarna presenterar sin personliga QR-kod antingen på smartphone eller tryckt på ett klistermärke. Den individuella QR-koden är tillgänglig på smartphones eller surfplattor genom att klicka på den blå ikonen i det övre högra hörnet, eller genom att anropa NAVIGATION-symbolen och sedan MINA INSTÄLLNINGAR. De utskrivna klistermärkena med QR-koderna kan göras tillgängliga av administratören eller skrivas ut av medlemmarna själva. För medlemmar som saknar både sin smartphone och sitt klistermärke kan man förbereda en förtryckt uppsättning av alla medlemmars QR-koder. (Se nästa avsnitt)

Lyckad skanning bekräftas av en pipeton, fel signaleras. Visuellt meddelande visar skanningsresultatet. Dubbla skanningar upptäcks.

QR-kodskanning är tillämplig på alla medlemmar i klubben, det vill säga för aktiva medlemmar + gäster + potentiella medlemmar + andra kontakter, men även för alla aktiva rotarianer i samma multidistrikt (2330, 2340, 2350 och 2360)

QR-koden är en kodad representation av Rotary-ID. Inga andra data finns i koden.

Personlig QR-kod

6. Stänga evenemanget

Syftet med stängningen är att slutföra alla transaktioner relaterade till denna händelse. Närvaropoängen tilldelas deltagarna och avgifter dras från medlemmarnas ekonomiska konton.

Ett stängt evenemang kan öppnas igen för att korrigera närvaron. Finansiella transaktioner kan inte ångras av revisionsskäl. Kompenserande reverserade transaktioner utfärdas i ett sådant fall.