Polaris är ett modernt system för klubbförvaltning för rotariska samhällen som infördes i januari 2021 som en efterföljare till RCMS (Rotary Club Management System), som har använts med framgång i 20 år.
Polaris fungerar som en samarbetsplattform på flera språk på webben och kopplar samman mer än 60 000 medlemmar i åtta europeiska länder. Den finns tillgänglig på engelska, tyska, franska, italienska, spanska, nederländska, svenska, isländska och bosniska. Andra språk kan lätt införas.
Polaris är tillgänglig på alla enheter och anpassar automatiskt layouten till mobila enheter, surfplattor, bärbara datorer och stationära datorer. De flesta medlemmar använder den som en webbapplikation på smartphones.
Den erbjuder funktioner som täcker hela det rotariska samhällslivet, inklusive att organisera evenemang och projekt, distribuera nyhetsbrev, samarbeta inom samhället och täcker naturligtvis också alla aspekter av medlemshantering. Den möjliggör interaktion mellan nationella webbplatser, distrikt, storstadsklubbar, vanliga klubbar, satellitklubbar, specialklubbar, tjänstekommittéer och stipendier för Rotary, Rotaract och Inner Wheel.
Sedan april 2012 är systemet certifierat av Rotary International (RI) för automatisk synkronisering av data med Rotary International. Synkroniseringen sker genom det svenska SEMDA-gränssnittet.
Polaris omfattas av de europeiska bestämmelserna "GDPR" som gäller för behandling och skydd av personuppgifter från och med den 25 maj 2018. Polaris följer GDPR.
Den kontinuerliga utvecklingen av Polaris säkerställs genom en process där medlemmarna kan tillkännage sina behov av nya funktioner genom att sätta upp dem på en "gemensam lista". Dessa förslag tas upp av Polaris-teamet som ansvarar för utvecklingen av framtida uppgraderingar och versioner.
Polaris tillhandahålls som en SaaS-lösning (Software as a Service) till distrikten, inte till enskilda klubbar. Den förvaltas av rotarianer. Systemet utvecklas och drivs av oberoende företag som har fått mandat och betalt för detta ändamål. Stödet tillhandahålls av frivilliga IT-samordnare i klubbarna, DITSar i distrikten och av Polaris-teamet.
Systemet och programvaran ägs av "Association Rotary Media" (ARM), en ideell juridisk enhet som helt kontrolleras av de tre Rotary-distrikten i Schweiz/Liechtenstein.
