Attendance and presence (e04)

onsdag 9 november 2022

Polaris-Team

Terminologie:

Die statutarischen Treffen sind die regelmässigen wöchentlichen Treffen, die der Club zu organisieren hat.

Eine Anmeldung ist die Bestätigung einer möglichen Teilnahme oder Ablehnung der Teilnahme an einer zukünftigen Veranstaltung. Sie hat nichts mit Anwesenheit und Präsenz zu tun und wird im Lebenszyklus der Veranstaltung beschrieben.

Eine Anwesenheit ist die Bestätigung des physischen Erscheinens des Teilnehmers an einer Veranstaltung.

Die Anwesenheitspunkte und Anwesenheitsrate sind zum einen die auf dem persönlichen Anwesenheitspunktekonto des aktiven Mitglieds angesammelten Punkte und zum anderen das errechnete Verhältnis in % zur Anzahl der statutarischen Treffen des Clubs in dem gegebenen Zeitraum.

Anwesenheitspunkte werden für die Teilnahme an einer Veranstaltung oder für ehrenamtliche Tätigkeit vergeben. Der Präsenzpunktestand ist eine Dezimalzahl, normalerweise werden aber nur ganzzahlige Werte eingegeben.

Die individuelle Präsenz ist auf der Webseite im Menü "MEINE PRÄSENZ" sichtbar.

Clubadministratoren können statistische Informationen über Anwesenheitszahlen für Veranstaltungen oder für Mitglieder in einem bestimmten Zeitraum anzeigen oder exportieren.

Distriktbeauftragte haben Zugriff auf die Präsenzstatistiken der Clubs. Ein regelmässiger Bericht an den Distrikt ist nicht erforderlich.

1. Anwesenheit

Die Anwesenheit kann erst am Tag der Veranstaltung oder danach erfasst werden. Wie man die Anwesenheit erfasst, ist im Artikel Lebenszyklus der Veranstaltung beschrieben.

Die Teilnehmerliste einer Clubveranstaltung enthält alle aktiven Mitglieder des Clubs. Um den Überblick über alle Teilnehmer zu behalten, müssen Besucher aus anderen Clubs über ihren QR-Code oder über die Schaltfläche "+Erstellen" zu dieser Liste hinzugefügt werden. Alle Mitglieder der Community können so einfach gefunden und ausgewählt werden. Auch jede andere Person, z.B. der Referent, kann hinzugefügt werden.

Bei Veranstaltungen wie einer Vorstandssitzung wird die Anwesenheit nur für die teilnehmenden Mitglieder bestätigt.

Bei Distriktveranstaltungen ist die Teilnehmerliste leer.Es wird davon ausgegangen, dass sich die Teilnehmer anmelden und somit in die Liste eingetragen werden, oder dass sie vom Organisator manuell in die Liste eingetragen werden.

Die konsistente und vollständige Führung der Teilnehmerliste ist für die korrekte Abrechnung der Anwesenheitspunkte und auch für die Abrechnung der finanziellen Transaktionen unerlässlich.

Für die Pflege der Teilnehmerliste stehen verschiedene Rollen zur Verfügung.

2. Vergabe von Anwesenheitspunkten

Wenn die Veranstaltung durch den Administrator geschlossen wird, werden die Anwesenheitspunkte automatisch auf das persönliche Anwesenheitspunktekonto der aktiven Mitglieder und der Gäste und Besucher gebucht. Das Schließen einer Veranstaltung ist im Artcle Lebenszyklus der Veranstaltung beschrieben.

Gäste und Besucher aus anderen Clubs erhalten bei dieser Aktion ebenfalls ihre Anwesenheitspunkte. Das Ausfüllen einer Anwesenheitskarte ist nicht mehr notwendig. Für Gäste aus anderen Ländern oder aus Clubs, die Polaris nicht verwenden, müssen Sie weiterhin eine gedruckte Anwesenheitskarte ausstellen. Diese wird dann von dem Sekretär im Heim-Club als Kompensation erfasst.

Jeder Gast ist selber bemüht vom Gastclub entweder die Zusicherung zu erhalten, dass seine Präsenz im Polaris erfasst ist, oder eine Gästekarte zu erhalten. 

Mitglieder, die an Veranstaltungen anderer Clubs teilnehmen, erhalten somit ihre Anwesenheitspunkte von diesem Club. Dies gilt auch für Distriktveranstaltungen.

Kompensationen

Wenn der besuchte Club die Anwesenheit nicht mit Polaris erfasst, z. B. ein Club in einem anderen Land, bringt das Mitglied eine gedruckte Anwesenheitskarte zurück. Die Anwesenheitspunkte für eine solche Anwesenheit müssen manuell als Kompensation im Menü "Mitglieder > Aktive Mitglieder > Registerkarte Präsenz" eingegeben werden. Hier ist auch der Ort, an dem Präsenzpunkte für freiwillige Arbeit vergeben werden können. Auf dieser Seite können die Anwesenheitspunkte des Mitglieds auch durch den Administrator überprüft werden.

Für die Pflege der Mitgliederentschädigung ist die Rolle "Admin Mitgliederdaten." oder "Admin alle Rechte" erforderlich.

3. Anwesenheitsstatistik

Die Anwesenheitsstatistik ist in zwei Formen verfügbar:

Anwesenheitsraten bei den Veranstaltungen für einen bestimmten Zeitraum

Diese Statistik ist im Menü "Club Leben > Kalender" unten auf der Seite sichtbar. Die Anwesenheitsrate wird auch für jede einzelne Veranstaltung angezeigt. Sie können einen beliebigen Zeitraum für die Berechnung wählen.

Um diese Statistik zu sehen, ist mindestens die Rolle "Admin Inhalte" erforderlich.

Anwesenheitsrate der Mitglieder für einen bestimmten Zeitraum

Diese Statistik ist im Menü "Mitglieder > Aktive Mitglieder > Registerkarte Präsenz" sichtbar. Die Anwesenheitsrate wird für jedes einzelne Mitglied angezeigt. Sie können einen beliebigen Zeitraum für diese Berechnung auswählen. Von dieser Seite aus können Sie direkt in die Pflege der Kompensationen des Mitglieds einsteigen.

Um diese Statistik zu sehen, ist die Rolle "Admin. Mitgliederdaten" oder "Admin alle Rechte" erforderlich.

4. Präsenzberechnung

Die Anwesenheitsquote eines Mitglieds in einem bestimmten Zeitraum ergibt sich aus der Anzahl der gesammelten Anwesenheitspunkte geteilt durch die Anzahl der statutarischen Anlässe in diesem Zeitraum.

Nach der RI ist die Anwesenheitsquote auf 100 % begrenzt, aber Polaris zeigt auch eine berechnete Anwesenheitsquote von über 100 % an.

Formel