Deltagande och närvaro

Nomenklatur:

De obligatoriska mötena är de regelbundna veckomöten som klubben måste anordna.

En registrering är en bekräftelse på ett potentiellt deltagande eller ett nekande av deltagande i ett framtida evenemang. Det har inget med deltagande och närvaro att göra och beskrivs i eventets livscykel.

Ett deltagande är en bekräftelse på deltagarens fysiska deltagande till ett evenemang.

Närvaron (poäng och procent) är å ena sidan poängen som samlats på den aktiva medlemmens personliga närvaropoäng och å andra sidan det beräknade förhållandet i % till antalet lagstadgade möten i klubben för den givna perioden.

Närvaropoäng delas ut för deltagande i evenemang eller för frivilligt arbete. Närvaropoängsaldo är ett decimaltal, men normalt skrivs bara heltal in.

Den individuella närvaron är synlig i webbläge i menyn "MIN NÄRVARO".

Klubbadministratörer kan samla in eller exportera statistisk information om närvarosiffror för evenemang eller för medlemmar under en viss tidsperiod.

Distriktstjänstemän har tillgång till statistik över klubbens närvaro. Periodisk rapport till distriktet krävs inte.

Deltagande och närvaro

1. Deltagande

Deltagande kan endast registreras på evenemangsdagen eller efteråt. Hur man fångar upp närvaro beskrivs i artikeln Hur skapar och hanterar jag evenemang.

Deltagarlistan för ett klubbevenemang innehåller alla aktiva medlemmar i den klubben. För att hålla koll på alla deltagare måste besökare från andra klubbar läggas till denna lista med sin QR-kod eller med knappen "+Skapa". Alla medlemmar i Rotary kan enkelt hittas och väljas. Även någon annan person t.ex. föreläsaren kan läggas till.

För evenemang som ett styrelsemöte, bekräftas närvaron endast för de deltagande medlemmarna.

För distriktsevenemang är deltagarlistan tom. Det förutsätts att deltagarna kommer att registrera sig och därmed läggas till listan, eller manuellt läggas till listan av arrangören.

Att hålla deltagarlistan konsekvent och komplett är väsentligt för korrekt redovisning av närvaropoängen och även för redovisningen av de finansiella transaktionerna.

För underhåll av deltagarlistan tillåter olika roller det.

2. Ersättning för närvaropoäng

När evenemanget stängs av administratören bokas närvaropoängen automatiskt till den personliga närvaropoängsbalansen för de aktiva medlemmarna och för gästerna och besökarna. Att avsluta en händelse beskrivs i Hur skapar och hanterar jag evenemang.

Gäster och besökare från andra klubbar kommer också att få sina närvaropoäng med denna åtgärd. Att fylla i ett närvarokort är inte längre nödvändigt. För gäster från andra länder eller från klubbar som inte använder Polaris måste du fortfarande utfärda ett utskrivet närvarokort.

Varje besökaren ansvarar för att från värdklubben erhålla antingen en försäkran om att hans närvaro är registrerad i Polaris eller ett gästkort.

Medlemmar som deltar i evenemang i andra klubbar kommer således att få sina närvaropoäng av den klubben. Detta gäller även för distriktsevenemang.

Ersättningar

När den besökta klubben inte fångar uppslutning med Polaris, t.ex. en klubb i ett annat land kommer medlemmen att ta tillbaka ett utskrivet närvarokort. Närvaropunkterna för en sådan närvaro måste anges manuellt som kompensation i menyn "Medlemmar > Aktiva medlemmar > flik Närvaro". Här finns också platsen där närvaropoäng för ideellt arbete kan tilldelas. På denna sida kan medlemmens närvaropoäng också kontrolleras av administratören.

För att upprätthålla medlemsersättningen krävs en av de tre rollerna "Närvaroadministration", "Medlemsadministratör" eller "Klubbadministratör (alla rättigheter)".

3. Närvarostatistik

Närvarostatistik finns tillgänglig i två former:

Närvarofrekvenser vid evenemangen under en tidsperiod

Denna statistik syns i menyn "Min klubb > Kalender/Rapporter" längst ner på sidan. Närvarofrekvensen visas också för varje enskild händelse. Du kan välja vilken tidsperiod som helst för beräkningen.

För att se denna statistik krävs rollen "Administratör för min klubb" eller "Klubbadministratör (alla rättigheter)".

Närvarofrekvens för medlemmarna under en tidsperiod

Denna statistik är synlig i menyn "Medlemmar > Aktiva medlemmar > flik Närvaro". Närvarofrekvensen visas för varje enskild medlem. Du kan välja vilken tidsperiod som helst för denna beräkning. Från denna sida kan du komma direkt in på underhållet av medlemmens ersättningar.

För att se denna statistik krävs rollen "Medlemsadministratör" eller "Klubbadministratör (alla rättigheter)".

4. Närvaroberäkning

En medlems närvarofrekvens för en viss period är resultatet av att dividera antalet ackumulerade närvaropoäng med antalet lagstadgade möten under den perioden.

Enligt RI är närvarofrekvensen begränsad till 100 %, men Polaris visar också beräknad närvarofrekvens som överstiger 100 %.

Formel