Evenementregistratie | Optie 2 - Prijzen gedefinieerd in de evenement financiën/Betaling met financieringsmodule

Optie 2 | Prijzen gedefinieerd in de evenementfinanciën / Betaling met financiële module

Deze optie is de reeds bestaande instelling, die overeenkomt met een eenvoudig evenement zoals een wekelijkse vergadering + prijzen gedefinieerd in de financiële parameters van het evenement, met automatische afschrijving van de totale prijs (hoofddeelnemers + begeleiders) van de financiële rekening van het clublid (categorieën: Actief leden, Kandidaaten leden en Andere contacten); voor andere deelnemers wordt de betaling beheerd door de club (incasso ter plaatse of andere middelen).

Bij deze optie kan de club de deelnameprijzen per eenheid opgeven in de financiële parameters voor elk evenement, of de standaard financiële parameters opslaan in de module Financiën van de club (Club-parameters => Andere parameters => Financiën).

Het tabblad Financiën van het evenement heeft twee functies:

1. De verschillende financiële parameters invoeren die van toepassing zijn op het evenement (prijs per deelnemer, eenheidsprijs, andere kosten).
   
2. De volledige uitsplitsing van het evenementweergeven, zodat je alles kunt controleren voordat je het evenement afsluit.

Registratie

Het aanmaken van zo'n evenement is identiek aan die van de vorige basisgebeurtenis in Polaris, inclusief het onderdeel “Registratie/Vragen” . Het evenement bevat financiële parameters en om betalingen te beheren.

Wanneer je je inschrijft, worden de volgende gegevens weergegeven: de naam van de hoofddeelnemer, de namen van eventuele begeleiders en betalingsmethode.

Als de machtiging om metgezel(s) te registreren echter geactiveerd is, moet de hoofddeelnemer elke persoon die hem/haar vergezelt nominaal registreren, inclusief het beantwoorden van eventuele vragen.

Deze verbetering maakt het mogelijk om de keuzes van deelnemers aan evenementen volledig te beheren.

Vragen

Zoals eerder biedt het gedeelte Vragen verschillende typen vragen, al dan niet gekoppeld aan de basisvraag "Bent u aanwesig?". Elk van deze vragen is nu zichtbaar voor de hoofddeelnemer of voor een begeleider, zodat verschillende antwoorden kunnen worden gegeven.

Registratieafhandeling

• Zoals voorheen, kan de hoofddeelnemer zijn/haar registratiegegevens wijzigen tot de door de organisator van het evenement vastgestelde uiterste datum.
• Voor dit type evenement kan de organisator , net voorheen en in Admin-modus, een deelnemer registreren, inclusief eventuele begeleiders, de registratiegegevens van een deelnemer wijzigen of verwijderen. Een nieuwe actie is mogelijk: de registratie en de opvolging ervan annoteren.

Aanwezigheidsregistratie

• Polaris maakt het snel en gemakkelijk om de aanwezigheid bij evenementen te registreren met behulp van een eenvoudige smartphone (gebruik het liggende scherm om alle secties te zien die nodig zijn voor het invoeren van de aanwezigheid).
• Het invoeren van aanwezigheden is handig voor de organisator om het aantal gefactureerde maaltijden te controleren; het stelt de club ook in staat om automatisch de aanwezigheid op bijeenkomsten te monitoren.

Afsluiting van een evenement

• Wanneer het vastleggen van de aanwezigheid voltooid is, moet het evenement afgesloten worden in de sectie “Deelnemers” om:
  1. de toewijzing van de aanwezigheid aan zowel clubleden als Rotariërs bezoekers van andere clubs te voltooien.
  2. de financiële afhandeling van het evenement.
     

Financieel gezien, als de club het evenement niet afsluit, is er geen eindafrekening van inkomsten en uitgaven, noch een debitering van de individuele rekeningen van de leden voor hun bijdrage aan het evenement. Let op: het heropenen van een gesloten evenement zorgt voor tegenboekingen in de individuele rekeningen van de leden, niet voor het verwijderen ervan.