Polaris is een modern clubmanagementsysteem voor Rotarian gemeenschappen dat in januari 2021 werd geïntroduceerd als opvolger van het vorige RCMS (Rotary Club Management System), dat al 20 jaar met succes wordt gebruikt.
Polaris is een collaboratief meertalig webplatform dat meer dan 60.000 leden in 8 Europese landen met elkaar verbindt. Het is beschikbaar in het Engels, Duits, Frans, Italiaans, Spaans, Nederlands, Zweeds, IJslands en Bosnisch. Andere talen kunnen gemakkelijk worden ingevoerd.
Polaris is beschikbaar op elk apparaat, waarbij de lay-out automatisch wordt aangepast aan mobiele apparaten, tablets, laptops en desktops. De meeste leden gebruiken het als Web-App op smartphones.
Het biedt functies die het hele leven van de Rotarian gemeenschap bestrijken, zoals het organiseren van evenementen en projecten, het verspreiden van nieuwsbrieven, samenwerken binnen de gemeenschap en natuurlijk ook alle aspecten van het ledenbeheer. Het maakt interactie mogelijk tussen nationale websites, districten, grootstedelijke clubs, reguliere clubs, satellietclubs, speciale clubs, dienstencommissies en fellowships voor Rotary, Rotaract en Inner Wheel.
Sinds april 2012 is het systeem gecertificeerd door Rotary International (RI) voor automatische synchronisatie van gegevens met Rotary International. De synchronisatie gebeurt via de Zweedse SEMDA-Interface.
Polaris is onderworpen aan de Europese regelgeving "GDPR" die vanaf 25 mei 2018 van toepassing is op de verwerking en bescherming van persoonsgegevens. Polaris voldoet aan de GDPR.
De voortdurende ontwikkeling van Polaris wordt verzekerd door een proces waarbij leden hun behoeften aan nieuwe functionaliteiten kunnen aankondigen door ze op een "gemeenschappelijke lijst" te plaatsen. Deze voorstellen worden overgenomen door het Polaris Team dat verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van toekomstige upgrades en versies.
Polaris wordt geleverd als een SaaS-oplossing (Software as a Service) aan districten, niet aan individuele clubs. Het wordt beheerd door Rotarians. Het systeem wordt ontwikkeld en beheerd door onafhankelijke bedrijven die daarvoor gemandateerd en betaald worden. De ondersteuning wordt geleverd door vrijwilligers in de clubs (CICO's), in de districten (DICO's) en door het Polaris Team.
Het systeem en de software zijn eigendom van de "Association Rotary Media" (ARM), een non-profit rechtspersoon die volledig gecontroleerd wordt door de 3 Rotarydistricten Zwitserland/Liechtenstein.
