Come utilizzare al meglio Polaris per svolgere i vari compiti all'interno di un club

Prerequisiti di base:

1. Il prerequisito più importante è la volontà di collaborare in modo digitale. Se il club intende gestire il proprio lavoro con strumenti sparsi come e-mail, Excel, Word e PDF, non ha bisogno di Polaris.
   
2. La seconda condizione essenziale è che la maggioranza dei soci abbia attivato la propria connessione. La maggior parte delle informazioni non può essere resa pubblica, per motivi di protezione dei dati, in quanto contiene informazioni personali. L'accesso è quindi possibile solo con un login. Polaris può essere utilizzato in modo efficace solo se più del 95% dei membri possiede un indirizzo e-mail e lo utilizza.
   
3. Polaris dovrebbe essere implementato per gradi. È il club stesso a decidere la portata di queste fasi e la velocità della loro introduzione. L'utilizzo di tutte le funzionalità di Polaris in una sola volta è troppo oneroso per ogni club e per ogni utente.
   
4. A livello di club deve essere chiaro chi fornisce assistenza e chi è il successivo punto di contatto. L'aiuto deve essere fornito internamente e rapidamente in prima istanza. Un utente frustrato non può aiutarsi da solo, ha bisogno di assistenza. Vedere Supporto Polaris.

Calendario

Il primo e più importante passo verso una migliore comunicazione all'interno del club è l'utilizzo del calendario per tutti gli eventi del club.

Il responsabile del programma inserisce tutti gli eventi nel calendario. Le informazioni essenziali sul Ciclo di vita dell'evento si trovano nelle FAQ.

• Occorre prestare attenzione alla visibilità e rispettare le Regole di pubblicazione.
  
• È importante distinguere tra riunioni statutarie e altri eventi (altrimenti le presenze non saranno registrate correttamente).
  
• Gli inviti via e-mail vengono utilizzati solo per gli eventi più importanti del club.
  
• Si consiglia di attivare sistematicamente le iscrizioni per facilitare gli organizzatori (disponibilità, ristorante, biglietti, ecc.).
• Se per l'evento sono necessari dei documenti (ordine del giorno, ultimo verbale, lettera, ecc.), questi vengono aggiunti direttamente all'evento. È comunque possibile accedervi tramite la funzione di ricerca, se sono stati salvati nella cartella Documenti corrispondente (link da copiare e aggiungere all'evento, anziché scaricare da un file esterno).
  

La registrazione delle presenze dipende dall'evento e funziona solo se gli eventi sono attivati e i partecipanti sono registrati. 

Altre funzioni relative al Calendario

• Utilizzare domande collegate per aggiungere dettagli alle registrazioni.
  
• Integrare il ristorante.
  
• Inserire le presenze leggendo un codice QR (vedi capitolo 4).
• Attivare il modulo finanziario per addebitare automaticamente il prezzo del pasto al momento della conferma della partecipazione.

Bollettino/rapporto settimanale

La conservazione ininterrotta dei bollettini per molti anni è molto importante per i club. Permette loro di documentare la propria storia. 

• La redazione del bollettino settimanale è di competenza del redattore.

In Polaris, i bollettini/rapporti settimanali dovrebbero essere distribuiti tramite newsletter, che offrono la possibilità di comunicare eventi passati e futuri, aggiungendo link ad altre pubblicazioni del club: verbali delle riunioni registrati direttamente nell'evento in questione, eventi imminenti, progetti passati o futuri, ecc... La newsletter viene inviata per e-mail e pubblicata contemporaneamente sul sito web del club. A differenza delle e-mail, le newsletter sono sempre visibili sul sito web del club.

Un'altra opzione per archiviare la newsletter settimanale/il resoconto degli eventi è salvare un documento Word o pdf in una cartella specifica creata nella directory Documenti. Questa variante sembra più semplice, ma richiede che il link sia inviato via e-mail ai soci per il download. Per i club che continuano a inviare i documenti per posta, questa è un'opzione. Tuttavia, complica il lavoro del segretario.