Selon la relation que vous entretenez avec le restaurant, il existe plusieurs façons de l'intégrer.
1. Intégration partielle
L'intégration partielle signifie que le restaurant n'a pas accès à Polaris et qu'il est uniquement informé des inscriptions.
1.1. Le restaurant reçoit un e-mail pour chaque inscription/désinscription
Créer le restaurant en tant qu'Autre contact de votre club, avec son e-mail correspondant. N'activez cependant pas son compte, de telle sorte que le restaurant ne puisse pas se connecter.
Dans l'événement, ajoutez le restaurant à la liste des organisateurs et activez l'inscription. Chaque fois qu'un participant s'inscrit ou se désinscrit, le restaurant reçoit un courriel contenant le nom de la personne concernée et ses réponses.
C'est au restaurant de collecter les informations et de les regrouper afin de savoir combien de personnes viendront et quel sera, éventuellement, leur choix de menu. De nos jours, les restaurants sont connectés à de nombreux systèmes de réservation, et ils sont donc en mesure de le faire.
1.2. Le restaurant reçoit la liste des participants par e-mail, après la date-limite d'inscription
Créer le restaurant en tant qu'Autre contact de votre club, avec son e-mail correspondant. N'activez cependant pas son compte, de telle sorte que le restaurant ne puisse pas se connecter.
Dans l'événement, sélectionnez le restaurant dans la liste des contacts de lieu de réunion et activez l'enregistrement. Plusieurs destinataires peuvent être définis. (Remarque : l'adresse électronique d'un établissement n'est pas pertinente pour cette fonctionnalité, il faut le mail de la personne de contact).
Lorsque la date-limite d'inscription est atteinte, le restaurant reçoit, par e-mail, un fichier Excel contenant les noms et les réponses des participants. Les répercussions secondaires possibles sont les suivantes :
- Lorsque la date-limite est repoussée avant son échéance, l'e-mail est envoyé sur cette nouvelle base.
- Si le contact du lieu de réunion a été sélectionné après l'échéance de la date-limite ou si l'enregistrement n'était pas activé à ce moment-là, AUCUN e-mail n'est envoyé. La date-limite a été dépassée.
- Si le contact du lieu de réunion a été sélectionné dans les délais et que l'échéance est reportée après l'envoi d'un e-mail, un nouvel e-amil est envoyé à la nouvelle date d'échéance.
- Lorsque des inscriptions sont effectuées au nom des membres après la date-limite, le restaurant n'est pas informé de ces nouveaux participants.
1.3. L'organisateur de l'événement envoie la liste des participants au restaurant
L'org
anisateur de l'événement a le rôle d'Administrateur de la Vie de l'unité et décide du moment où le téléchargement de la liste simplifiée des participants est pertinent. Le téléchargement est disponible sur la page web des détails de l'événement, à gauche du bouton PARTICIPANTS. La liste simplifiée contient les noms des participants et leurs choix. Étant donné que, dans ce cas, l'adresse électronique du restaurant est inconnue de Polaris, l'organisateur de l'événement doit envoyer la liste à partir de son propre compte de messagerie.
2. Intégration complète
ATTENTION, LES DEUX OPTIONS CI-DESSOUS PEUVENT ENTRER EN CONTRADICTION AVEC LE RGPD EN VIGUEUR DANS VOTRE INSTANCE !
Une intégration complète signifie que vous faites confiance au restaurant et que vous lui donnez accès à Polaris en tant qu'Autre contact de votre club. Le restaurant peut se connecter et accéder à certaines données de votre club, notamment celles des membres et du volet DOCUMENTS, mais il ne peut pas agir comme un membre.
Comme tout autre utilisateur de Polaris, le restaurant accepte de se conformer aux règles de protection de la vie privée. Nous recommandons au club de le notifier explicitement au restaurant.
2.1. Le restaurant peut voir les inscriptions dans Polaris
Cré
ez un nouveau rôle "Restaurant" ayant uniquement un accès en lecture au Calendrier et aux inscriptions/questions, mais aucun autre droit d'accès. Créez ensuite le restaurant en tant qu'Autre contact de votre club, avec son adresse électronique correspondante, et activez ce compte en lui attribuant le nouveau rôle "Restaurant".
Dans la mesure où le restaurant peut se connecter et voir l'événement, il peut également voir les inscriptions sur la page du site web et le résumé de chaque choix. Le restaurant sait combien de personnes viendront et, éventuellement, leur choix de menu.
Le restaurant peut également télécharger, à tout moment, la liste simplifiée des participants contenant leurs noms et leurs réponses. Voir 1.3. ci-dessus.
2.2. Le restaurant voit les inscriptions dans Polaris et peut saisir les présences
Créez le restaurant en tant qu'Autre contact de votre club, avec son adresse e-mail correspondante, et activez ce compte en lui attribuant le rôle prédéfini "Saisir les présences (restaurant)"
Dans la mesure où le restaurant peut se connecter et voir l'événement, il peut également voir les inscriptions sur la page web et le résumé de chaque choix. Le restaurant sait combien de personnes viendront et, éventuellement, leur choix de menu. Le restaurant peut également télécharger, à tout moment, la liste simplifiée des participants contenant leurs noms et leurs réponses. Voir 1.3. ci-dessus.
Le restaurant verra en outre le bouton PARTICIPANTS sur la page détaillée de l'événement et pourra saisir la présence des participants, manuellement ou par QR code, créer des Invités et des Visiteurs et clôturer l'événement. La fonction interne au club de contrôle des présence peut ainsi être "externalisée" au restaurant.
Voir également l'article des FAQs intitulé Présences et assiduité.
