Nouveau module d'inscription à un évènement | Option 3 - Prix par réponse/Processus de paiement externe à Polaris

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dimanche 11 août 2024

Team Polaris

Résumé

🆕  Préambule

L'un des volets de la création d'un évènement, "Inscription et questions", propose les fonctionnalités améliorées suivantes :

  1. Lorsque l'évènement est ouvert aux accompagnants, le participant principal doit inscrire nominalement chacune des personnes qui l'accompagnent.
  2. Chacune des éventuelles questions contenues dans le formulaire d'inscription peut aussi être posée aux accompagnants.
  3. Il est possible de créer des questions contenant un prix unitaire; le montant total à payer par le participant principal est calculé automatiquement.
  4. Une option de paiement en ligne direct, validant l'inscription, est proposée sur la base d'un abonnement annuel.

Pour faciliter la création d'un évènement en tenant compte de ses caractéristiques et besoins, quatre options sont proposées pour la détermination des prix et la gestion des paiements :

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OPTION 3 | Prix par réponse / Processus de paiement externe à Polaris

Option 3 | Prix par réponse/Processus de paiement externe à Polaris

La nouveauté de cette option concerne le volet "Questions" qui permet d'indiquer un prix unitaire pour chaque type de question;  le montant total dû par le participant principal est payé sur place ou selon modalités définies par le club (pas de lien avec le module financier pour le moment).

Inscriptions

La création d'un tel évènement est identique à celle de l'évènement de base actuel dans Polaris, sauf la section "Inscription/Questions" qui comporte une ou plusieurs questions avec prix unitaire.

wFqjC5eLlN1KwAAAABJRU5ErkJggg==Lors de l'inscription, un encadré affiche les détails suivants : nom du participant principal, noms des éventuels accompagnants et coût spécifique par personne, ainsi que le montant total dû sur place.

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Cette amélioration permet une gestion complète des choix des participants à un évènement.

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Questions

La rubrique Questions propose, comme c'est le cas actuellement, plusieurs types de questions, liées ou non à la question de base "Participez-vous ?". Chacune d'elles pourra désormais être visible soit pour le seul participant principal, soit aussi pour tout accompagnant, permettant ainsi des réponses différenciées.

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Dans cette option, un prix unitaire peut être défini pour chaque réponse à une question.

Gestion des inscriptions

  • Comme c'est actuellement le cas, le participant principal peut modifier les données de son inscription jusqu'à la date-limite fixée par l'organisateur de l'évènement.
  • Pour ce type d'évènement et comme actuellement, l'organisateur peut inscrire un participant, y compris toute personne l'accompagnant, modifier les données d'inscription de tout participant ou le supprimer. Une nouvelle action est possible : annoter l'inscription et son suivi.

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Saisie des présences

  • Polaris permet une saisie rapide et simple des présences, lors de l'évènement, via un simple smartphone (utilisez l'affichage en mode paysage pour voir toutes les rubriques nécessaires à la saisie des présences).
  • La saisie des présences est utile à l'organisateur pour contrôler le nombre de repas facturés; de plus, cela permet au club d'avoir un suivi automatique de la participation aux réunions.

Clôture de l'évènement

  • Lorsque la saisie des présences est terminée, il reste à clore l'évènement, dans la rubrique "Participants" pour :
    1. finaliser l'attribution des présences aussi bien aux membres du club qu'aux visiteurs rotariens d'autres clubs.
    2. finaliser le décompte financier de l'évènement.