Nouveau module d'inscription à un évènement | Option 1 - Pas de prix / Pas de paiement

vendredi 9 août 2024

Team Polaris

Résumé

🆕 Préambule

L'un des volets de la création d'un évènement, "Inscription et questions", propose les fonctionnalités améliorées suivantes :

Lorsque l'évènement est ouvert aux accompagnants, le participant principal doit inscrire nominalement chacune des personnes qui l'accompagnent.
Chacune des éventuelles questions contenues dans le formulaire d'inscription peut aussi être posée aux accompagnants.
Il est possible de créer des questions contenant un prix unitaire; le montant total à payer par le participant principal est calculé automatiquement.
Une option de paiement en ligne direct, validant l'inscription, est proposée sur la base d'un abonnement annuel.

Pour faciliter la création d'un évènement en tenant compte de ses caractéristiques et besoins, quatre options sont proposées pour la détermination des prix et la gestion des paiements :

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Génération d'événements dépendants

Le déploiement de la version R1.04 de Polaris (août 2024), avec sa fonctionnalité d'enregistrement améliorée pour les événements, offre quatre options pour la gestion des prix et des paiements, afin de faciliter la création d'un événement en fonction de ses caractéristiques et de ses besoins.

Cette diversité de types d'évènements a entraîné la suppression de la fonctionnalité "Événements dépendants".

OPTION 1 | Pas de prix / Pas de paiement

Option 1 | Pas de prix / Pas de paiement

Cette option est le réglage par défaut correspondant à un événement simple tel une réunion hebdomadaire + repas à prix donné et paiement dû sur place, ou sur facture émise hors de Polaris, ou encore dont le coût est couvert par les cotisations de club des membres.

Inscriptions

La création d'un tel évènement est identique à celle de l'évènement de base précédent dans Polaris, y compris la section "Inscription/Questions". L'évènement ne comporte pas de calcul de prix, ni de gestion des paiements.

Cependant, si l'autorisation d'inscrire un/des accompagnant(s) est activée, le participant principal doit enregistrer nominalement toute personne l'accompagnant, y compris en répondant aux éventuelles questions.

Cette amélioration permet une gestion complète des choix des participants à un évènement.

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Questions

La rubrique Questions propose, comme précédement, plusieurs types de questions, liées ou non à la question de base "Participez-vous ?". Chacune d'elles pourra désormais être visible soit pour le seul participant principal, soit aussi pour tout accompagnant, permettant ainsi des réponses différenciées.

Gestion des inscriptions

Comme précédemment, le participant principal peut modifier les données de son inscription jusqu'à la date-limite fixée par l'organisateur de l'évènement.
Pour ce type d'évènement, comme précédemment et en mode Admin, l'organisateur peut inscrire un participant, y compris toute personne l'accompagnant, modifier les données d'inscription de tout participant ou le supprimer. Une nouvelle action est possible : annoter l'inscription et son suivi.

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Saisie des présences

Polaris permet une saisie rapide et simple des présences, lors de l'évènement, via un simple smartphone (utilisez l'affichage en mode paysage pour voir toutes les rubriques nécessaires à la saisie des présences).
La saisie des présences est utile à l'organisateur pour contrôler le nombre de repas facturés; de plus, cela permet au club d'avoir un suivi automatique de la participation aux réunions.

Clôture de l'évènement

Lorsque la saisie des présences est terminée, il reste à clore l'évènement, dans la rubrique "Participants" pour finaliser l'attribution des présences aussi bien aux membres du club qu'aux visiteurs rotariens d'autres clubs.