Inscription à un évènement | Option 2 - Prix définis dans paramètres financ. événement/Suivi paiement via module Finance

Option 2 | Prix définis dans les paramètres financiers de l'événement / Paiement via le module Finances

Cette option est le réglage, existant déjà précédemment, qui correspond à un événement simple tel une réunion hebdomadaire + prix définis dans les paramètres financiers de l'évènement, avec débit automatique du prix total (participants principal + accompagnant.s) du compte financier  du membre du club (catégories : Membres actifs, Prospects et Autres contacts) ; pour les autres participants, leur paiement est géré par le club (encaissement sur place ou autre moyen).

Dans cette option, le club peut soit indiquer les prix unitaires de participation dans les paramètres financiers de chaque évènement, soit enregistrer des paramètres financiers par défaut dans le module Finance du club (Paramètres de club => Autres paramètres => Finances).

L'onglet Finances de l'événement a deux fonctions :

1. Saisir les divers paramètres financiers applicables à l'évènement (prix par participant, coût unitaire, autres frais)
2. Afficher le décompte complet de l'événement permettant de tout vérifier avant de clore l'événement.

Inscriptions

La création d'un tel évènement est identique à celle de l'évènement de base précédent dans Polaris, y compris la section "Inscription/Questions". L'évènement comporte des paramètres financiers et permet la gestion des paiements.

Lors de l'inscription, un encadré affiche les détails suivants : nom du participant principal, noms des éventuels accompagnants et méthode de paiement.

Si l'autorisation d'inscrire un/des accompagnant(s) est activée, le participant principal doit enregistrer nominalement toute personne l'accompagnant, y compris en répondant aux éventuelles questions.

Cette amélioration permet une gestion complète des choix des participants à un évènement.

Questions

La rubrique Questions propose, comme précédemment, plusieurs types de questions, liées ou non à la question de base "Participez-vous ?". Chacune d'elles pourra désormais être visible soit pour le seul participant principal, soit aussi pour tout accompagnant, permettant ainsi des réponses différenciées.

Gestion des inscriptions

• Comme précédemment, le participant principal peut modifier les données de son inscription jusqu'à la date-limite fixée par l'organisateur de l'évènement.
• Pour ce type d'évènement, comme précédemment et en mode Admin, l'organisateur peut inscrire un participant, y compris toute personne l'accompagnant, modifier les données d'inscription de tout participant ou le supprimer. Une nouvelle action est possible : annoter l'inscription et son suivi.

Saisie des présences

• Polaris permet une saisie rapide et simple des présences, lors de l'évènement, via un simple smartphone (utilisez l'affichage en mode paysage pour voir toutes les rubriques nécessaires à la saisie des présences).
• La saisie des présences est utile à l'organisateur pour contrôler le nombre de repas facturés; de plus, cela permet au club d'avoir un suivi automatique de la participation aux réunions.

Clôture de l'évènement

• Lorsque la saisie des présences est terminée, il reste à clore l'évènement, dans la rubrique "Participants" pour :
  1. finaliser l'attribution des présences aussi bien aux membres du club qu'aux visiteurs rotariens d'autres clubs.
  2. finaliser le décompte financier de l'évènement.

Sur le plan financier, si le club ne clôt pas l'évènement, il n'y a ni décompte final des dépenses et recettes, ni débit du compte individuel des membres de leur contribution à l'événement. Attention : rouvrir un événement clos créera des écritures inverses dans les comptes individuels des membres, et non leur effacement.