DICO | Rôle et responsabilités

samedi 1 juin 2024

Team Polaris

DICO - Responsable Internet + Communication du District

Le/la DICO, bien que ne faisant pas partie des dirigeants officiels de district selon la définition du RI,  joue un rôle majeur dans le soutien en matière de solutions informatiques, tant aux clubs qu'à l'équipe dirigeante de son district.

Compétences et activités de DICO

Idéalement, la personne ayant la charge de DICO réunit la plupart des compétences suivantes :

  • intérêt marqué pour les solutions informatiques (pas besoin d'être professionnel de l'IT)
  • bonnes connaissances des fonctionnalités de Polaris
  • capacité à expliquer simplement aux admins de club ou de district comment gérer les fonctionnalités les plus utilisées
  • constituer une équipe ayant des compétences complémentaires en matière d'informatique et collaborer avec les équipes de DICOs des autres districts de son pays
  • personne-ressource pour les CICOs et autres admins qui rencontrent un problème d'utilisation de Polaris
  • partenaire indispensable de l'équipe Polaris pour :
    • transmettre à l'équipe , en utilisant RedMinenotre outil commun de suivi (ticketing), le retour d'informations de son district concernant Polaris ou les demandes qu'il/elle n'a pu résoudre directement (bugs, demandes de soutien ou propositions d'amélioration de fonctionnalités)
    • transmettre aux clubs et autres utilisateurs de son district les communications de l'équipe Polaris (mises à jour régulières, développement de fonctionnalités, informations périodiques en provenance de la communauté Polaris ...).

En résumé, le/la DICO est un rouage essentiel de la communauté Polaris.

Vous trouverez ici l'introduction au système de ticketing RedMine.

Responsable Internet et Communication du District

Formation au rôle de DICO

Lorsqu'un nouveau district rejoint la communauté Polaris, la première équipe de DICOs est formée par l'équipe Polaris dans l'une des trois langues suivantes : anglais, allemand ou français. Les enregistrements de ces sessions sont ensuite disponibles en ligne. Un support renforcé accompagne les premiers pas des DICOs et leur équipes dans la prise en main de Polaris.

Dans un district Polaris existant, il incombe au/à la DICO sortant/e d'assurer la formation d'un nouveau DICO.

L'équipe Polaris communique avec les équipes de DICOs de plusieurs manières :

  • des Newsletters régulières signalant les mises à jour et les principales nouveautés mises en place, ainsi que les nouvelles FAQs
  • le Projet Polaris Release Plans & Notes contenant des informations sur les plans de développement et les notes de publication. Tous les utilisateurs de RedMine ont accès à ce projet rassemblant tickets fermés qui ont été corrigés, tickets ouverts de la version en cours de développement et idées pour l'Assemblée annuelle des Représentants des Districts Polaris.
  • une rencontre annuelle avec l'ensemble des équipes de DICOs dans chaque instance Polaris
  • un suivi personnalisé assuré par le/la représentant/e de l'équipe Polaris assigné à chaque instance.

Présenter/révoquer un/e DICO

La décision de nommer un/e DICO (ou un/e DICO adjoint) appartient au Gouverneur du District, en collaboration éventuelle avec le/la coordinateur/trice Polaris national/e.

Il en est de même pour la décision de révoquer un/e un/e DICO (ou un/e DICO adjoint).

Dans les deux cas, la procédure en plusieurs étapes est pilotée par l'équipe Polaris.

La première de ces étapes consiste, pour le District, à communiquer à l'équipe Polaris les coordonnées du/de la DICO concerné/e.