How to work with RedMine? (v01)

dimanche 8 octobre 2023

Team Polaris

Vinsamlegast lestu þetta vandlega yfir!
Gert er ráð fyrir að þú hafir setið RedMine námskeið áður en þú byrjar að vinna með það.

Grundvallaratriði:
  1. Aðeins eitt atriði í einu, eitt vandamál, ein hugmynd eða ein beiðni á einni beiðni (ticket) Beiðir sem innihalda mörg atriði verður hafnað og höfundur þarf að skipta niður í nokkrar beiðnir. 
  2. Tungumálið sem unnið er í er enska. Þú getur skrifað á öðru tungumáli en þá þarftu að bæta við enskri þýðingu. Hægt er að nota DeepL, til að þýða og sagt virka vel. (Ath með íslensku)
  3. Sá sem er verkefnið er beint til (assignee) er ábyrgur fyrir afgreiðslu á beiðninni. Ef þú velur ekki neitt til að taka við verkefninu, þá gerist ekkert. Nýjar beiðnir þarf að skrá á fulltrúa í Polaris teyminu eða landsfulltrúa.
  4. Allar mikilvægar breytingar á beiðnum sendast í tölvupósti til þess sem skráir beiðnina, ábyrgðarmanns og fylgjenda. Þannig fylgist þú með. Engin þörf á að senda tölvupósta! Ekki svara póstum frá RedMine! Þeir skila sér ekki. Öll vinnsla er í gegnum RedMine.

Forgangsröðun:
  • Immediate = ef kerfið eða hlutar þess virka ekki eða er ónothæft. Immediate = Mán-fös. 8-16 viðbragða er krafist.
  • Urgent = ef kerfið eða hlutar þess eru með stóra galla og ekki hægt að vinna fram hjá þeim. Notkun á kerfinu er takmörkuð. Viðbragða er krafist innan næstu vinnudaga = ASAP.
  • High = ef hlutar kerfisins virka ekki og hægt að vinna fram hjá þeim að hluta. Kerfið er nothæft. Lagfæringar er krafist við næstu uppfærslu.
  • Normal = ef einhver hluti kerfisins virkar ekki rétt, hægt að vinna sig fram hjá vandamálinu og kerfið er nothægt. Lagfæringar er krafist áður en næsta útgáfa kemur út..
  • Low = tillögur til bóta á kerfinu. Vandamálið hefur lítil eða engin áhrif á virkni kerfisins. Tillögur teknar til skoðunar og mögulegrar innsetningar.

Vinsamlegast mundu að Polaris er kerfi fyrir sjálboðaliðahreyfingu. Þetta er ekki til að reka kjarnorkuver og aðgengi að því er ekki tryggt.

Hjálp er veitt virka daga kl. 8-16 (svissneskur tími) Vinsamlegast hafðu það í huga þegar þú skráir forgangsröðunina.

Láta vita af villum eða biðja um aðstoð eða nýja virkni

Höfundur skráir beiðni (ticket) og smellir á „New“ og lýsir vandamálinu. Þetta eru svæði sem þarf að fylla út svo hægt sé að vinna úr beiðninni.

- Subject = sértækt, markvisst og lýsandi texti sem einkennir vandamálið! Það þarf að vera að hægt að greina beiðnina frá þúsundum annarra!
- Description = Hvað gerðist og hvernig er hægt að sjá það gerast?
Hvaða aðgerð leiddi til vandamálsins?
Hvað varstu að gera áður en villan komu upp?

- URL = tengill á viðkomandi síðu, helst á ensku?
- Appearance? = settu skjáskot með! (afrita & líma virkar vel)

Ef upplýsingar eru ófullkomnar eða misvísandi verður beiðninni vísað aftur til þín með beiðni um lagfæringu. Vinsamlegast sparaðu þér og okkur tíma með því að gera þetta rétt og nákvæmt frá upphafi. 

Þegar þú hefur skráð beiðnina þarft þú að merkja hana hana einum úr Polaris-teyminu eða landsfulltrúa þínum. Beiðni án merkts viðtakanda skila sér ekki og verður ekkert gert með. Hægt er að bæta við einstaklingum til að fyljast með (watchers) beiðninni og afgreiðslu hennar.

Núna hefur Polaris teyminu verið gert viðvart og þegar það tekur beiðnina fyrir fær það nýja stöðu:

  • "In progress- Beiðnin er áfram í vinnslu hjá Polaris teyminur. Úrvinnslan getur komið í næstu uppfærslu eða fyrirhuguð á seinni stigum.
    ... innleiðingin er í vinnslu, síðan ...
    Það fer eftir beiðninni hveru langan tíma tekur að þú færð viðbrögð við beiðninni. Fyrir sumar beiðnir getur það jafnvel tekið nokkur ár. Það er vegna þess að við höldum öllum beiðnum til hga, jafnvel þó ekki sér reiknað með að viðbrögð við þeim skili sér í uppfærslu. Ef þú skrifa nýja athugasemd við beiðnina, þá sér Polaris teymið hana..

  • "Resolved- beiðnin er aftur vísað á þig vegna þess að vandamálið er leyst eða spurningu þinni hefur verið svarað. Vinsamlegast skráðu stöðu beiðninnar þá sem „Closed og taktu nafn þitt af beiðninni (ekki skráð á neinn).

  • "Rejected- beiðnin kemur aftur til þín þar sem engin uppfærla mun fara fram. Ef þú ert ekki sammála því getur þú svarað með því að seta stöðuna á "New" með skýringum og merkja hana aftur einum úr Polaris teyminu.

... þegar innleiðingu er lokið ....

Beiðnin fær þá stöðuna "Resolved" og er aftur merkt þér og þú færð sjálfvirka tilkynningu í tölvupósti. Nú þarftu að prófa virknina! Sama á við um beiðni um aðstoð þegar þér hefur verið svarað.

Ef þín prófun sýnir að villan er enn til staðar eða þú ert ekki sátt/ur með svör, getur þú skráð stöðuna „Acceptance failed" og merkt hana aftur einum úr Polaris teyminu. Málið verður þá tekið aftur upp og ákvarðað á ný. Polaris teymið getur hafnað beiðni þinni og lokað málinu með skýringu. 

Ef enn meiri lagfæringar er óskað skaltu úbúa nýja beiðin til að einfalda málið og fyljast með þeirri beiðni sérstaklega.

Ef prófunin sýnir hins vegar að allt sé í lagi þá skráir þú beiðnina sem „Closed" og hefur engan skráðan ábyrgðarmann (none).  Þetta er lokaferli og lokað beiðni er ekki hæt að opna aftur. Ef þörf er á því þarf að skrá nýja beiðni. 

Hér getur þú hlaðið niður myndinni til hægri til að sjá hana stærri.

Góð ráð:
  • Get familiar with the RedMine functionality.
  • Create your own queries to get information you need.
  • Always assign the person who should handle the ticket.
  • Add watchers if you want to inform others. (you can also add a group as a watcher)
    As an author you will be informed by e-mail in any case.
  • Learn how to search for tickets.
  • Learn how to follow conversation.
  • Use #nnnn to reference tickets in text.

If you do not use RedMine for longer than 12 months, your account will be removed. You will be notified before.


We understand the user frustration in a case of an error. However we need a precise description, plus as much material as possible to identify and find the problem. In order to increase the chance to find and correct the error soon, please:

  • Keep cool, handle the case without emotions.
  • Work systematically. Do not jump from one topic to another.
  • Communicate precisely, use common terminology.
  • Write down what you have done, later you will not remember the exact steps.
  • Do not continue any further processing if not absolutely necessary. Other errors may subsequently happen.
  • Do not repeat the case again and again. It will be more difficult to read its trace.
  • Save all material, notes, screen shots in one place.