Polaris est un système moderne et collaboratif de gestion des clubs pour les communautés rotariennes, introduit en janvier 2021 comme successeur du RCMS (Rotary Club Management System) qui a été développé il y a 20 ans.
Polaris est une plateforme Web multilingue actuellement utilisée par 20 districts avec près de 1200 Clubs dans 8 pays européens et sert plus de 60'000 membres. Elle est disponible en anglais, allemand, français, italien, espagnol, néerlandais, suédois, islandais et bosniaque. D'autres langues peuvent être introduites facilement.
Polaris est disponible sur n'importe quel support électronique, adaptant automatiquement la mise en page aux appareils mobiles, tablettes, ordinateurs portables et ordinateurs de bureau.
Il offre des fonctionnalités qui couvrent toute la vie de la communauté rotarienne, y compris les événements, les actions, les newsletters, la collaboration et la communication et, bien sûr, tous les sujets relatifs à l'effectif dans les clubs, les districts et tous les autres types d'organisation du Rotary, du Rotaract et de l'Inner Wheel. La flexibilité de Polaris couvre l'interaction entre les sites web nationaux, les districts, les clubs métropolitains, les clubs réguliers, les clubs satellites, les clubs spéciaux, les commissions de services et les bourses.
Depuis avril 2012, le système est certifié par le Rotary International (RI) pour la synchronisation automatique des données avec le Rotary International. La synchronisation est effectuée par l'intermédiaire de l'interface suédoise SEMDA-Interface.
Polaris est soumis au règlement européen "RGPD" applicable au traitement et à la protection des données personnelles depuis le 25 mai 2018. Polaris est en conformité avec le RGPD.
Le développement continu de Polaris est assuré par un processus par lequel les membres peuvent annoncer leurs besoins de nouvelles fonctionnalités en les mettant sur une " liste commune ". Ces propositions sont reprises par l'équipe Polaris qui se charge de les mettre en œuvre dans les futures mises à jour et versions.
Polaris est fourni en tant que solution SaaS (Software as a Service) aux districts, et non aux clubs individuels. Il est géré par les Rotariens. Le système est développé et exploité par des sociétés indépendantes mandatées et rémunérées à cet effet. Le soutien est assuré par des bénévoles dans les clubs (CICO), dans les districts (DICO) et par l'équipe Polaris.
Le système et le logiciel sont la propriété de l'"Association Rotary Media" (ARM), une entité légale à but non lucratif entièrement contrôlée par les 3 Districts Rotary de Suisse/Liechtenstein.
