Échange de données avec le Rotary International (RI)

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dimanche 30 avril 2023

Team Polaris

Merci de NE PAS gérer les données des membres ou des clubs dans MyRotary !

Polaris envoie les données de tous les membres et clubs au RI chaque nuit !

Les données suivantes sont envoyées au Rotary :

  • Données de contact du club
  • Composition du comité du club
  • Données des membres

L'échange de données est unidirectionnel de Polaris vers le RI. Si vous modifiez des données dans le RI, soit elles seront perdues le lendemain, soit il y aura des incohérences de données qui devront être corrigées manuellement.

L'échange de données utilise le service SEMDA.

Données du club envoyées au RI

Les données du club envoyées par Polaris au RI sont les suivantes :

  • Adresse électronique publique
  • Adresse du site web
  • Le premier horaire de la liste avec les champs suivants
    • Titre
    • Jour de la semaine
    • Heure de début
    • Coordonnées de l'emplacement

Seuls le premier horaire de la liste "Horaires" et son emplacement sont envoyés au RI ! L'envoi des données de club au RI est obligatoire pour tous les clubs rotariens et rotaractiens. Il est désactivé pour les unités spéciales telles que la Fondation, le Conseil des Gouverneurs, les Amicales, les Métro-clubs, les Multi-districts, etc.

Les futures versions de Polaris pourront également envoyer d'autres données au RI, comme l'adresse postale du club.

Composition du comité transmise au RI via Polaris

Les fonctions suivantes de comité de club sont envoyées au RI dès qu'elles sont connues :

  • Présidents de l'année en cours et de l'année suivante
  • Secrétaires de l'année en cours et de l'année suivante
  • Trésoriers de l'année en cours et de l'année suivante
  • Administration du club de l'année en cours et de l'année suivante (à partir de 2022)
  • Président de la Fondation Rotary de l'année en cours et de l'année suivante
  • Responsable de l'effectif du club de l'année en cours et de l'année suivante
  • Responsable des actions de service du club de l'année en cours et de l'année suivante (à partir de 2022)
  • Responsable Image publique du club de l'année en cours et de l'année suivante (à partir de 2022)

Les autres fonctions de comité, ainsi que les fonctions propres au club, ne sont pas envoyées au RI.

Composition des commissions envoyées au RI via Polaris

Si le responsable Fondation ne siège pas au comité, le président de la commission officielle Fondation Rotary est envoyé au RI => la mise à jour de cette fonction est obligatoire chaque année.

Aucune autre composition de commission n'est envoyée au RI.

Envoi des données des membres au RI via Polaris

Les données de tous les membres actifs du club sont envoyées au RI.

Vous pouvez visualiser les données des membres qui sont envoyées au RI sur votre profil et en administration. Tous ces champs sont marqués "RI" à l'extrémité de droite du champ.

Vous ne pouvez pas empêcher l'envoi de ces données au Rotary, mais si la saisie n'en est pas obligatoire, vous pouvez laisser le champ vide (les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque rouge).

Données non envoyées au RI

Les données suivantes ne sont pas envoyées au RI:

  • Composition du comité du club autre que celle mentionnée ci-dessus
  • Composition des commissions du club
  • Composition du comité du district
  • Composition des commissions du district
  • Données sur les unités spéciales telles que Fondation, Amicales, Conseil des gouverneurs, etc.
  • Données sur les membres des unités spéciales
  • Données sur les Autres contacts ou les Prospects

Important !

Le club ne peut pas supprimer lui-même un membre mal créé. Il est possible qu'il ait déjà été signalé au R.I. et qu'il doive également être supprimé ou corrigé.

Dans ce cas, veuillez contacter le DICO. Voir la page Support Polaris.