Transfert de membres entre clubs (v05)

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lundi 29 novembre 2021

Team Polaris

Il existe quatre cas de transfert différents :

  1. Transfert entre clubs utilisant la même plateforme Polaris, par exemple, transfert entre clubs au sein de l'instance CH&FL ou de l'instance France. Cela inclut un transfert d'un club Rotaract vers un Rotary club.
  2. Transfert entre clubs utilisant des instances Polaris différentes. Par exemple, du RC Lyon (F) au RC Lausanne (CH).
  3. Transfert de l'étranger vers un club utilisant Polaris, par exemple du RC Konstanz (D) au RC Anvers (BeLux)
  4. Transfert d'un club utilisant Polaris vers un club à l'étranger, par exemple du RC Lugano (CH) au RC Milano (I).

Le cas 1. doit être traité par les secrétaires des clubs respectifs et est décrit ci-dessous.

Pour les cas 2. et 3., veuillez contacter le support spécifique à votre instance.

Dans le cas 4, le transfert est effectué par le secrétaire du club sortant. Saisir manuellement le nom du club de destination dans la fenêtre correspondante (par ex. RC Xxxxxxxxx).

Les Invités restent dans leur club d'origine et peuvent être invités dans d'autres clubs, les Autres Contacts ne peuvent être membres que d'un seul club.

Pour les cas particuliers, veuillez contacter le support spécifique à votre instance.

Initiation du processus de transfert

Le transfert est initié par le secrétaire du club d'origine. Le rôle de membre Admin ou les droits complets Admin sont requis pour cette fonction.

Le transfert est initié par le bouton INITIER LE TRANSFERT DU MEMBRE dans l'onglet Communauté du membre actif.

Initier le transfert

Dans le dialogue suivant, la date de départ et le nouveau club sont saisis. La date de départ peut se situer dans le futur ou dans le passé.

L'option "Nouveau club d'accueil HORS DE CETTE INSTANCE" n'est renseignée que pour les cas de transfert 2. 3. et 4.

Si le club de destination n'a pas de secrétaire défini pour l'année communautaire en cours, le transfert ne peut pas être initié !

Attention :

Tant que le transfert du membre est en statut "Accepté", son compte d'utilisateur est désactivé et il ne peut pas se connecter. En général, le processus de transfert est terminé le jour suivant et le compte utilisateur du membre est activé dans son nouveau club. Sachez que la date à indiquer dans le rubrique "Quitte sa propre unité le" précède d'un jour la "Date d'entrée dans le nouveau club".

Il est recommandé de clarifier le transfert entre les deux secrétaires des clubs et d'effectuer le transfert dans le passé et non dans le futur. Ainsi, le transfert peut être finalisé dans les 24 heures.

Définir la date et le club-cible

Email envoyé au secrétaire du club de destination

Lorsque le transfert a été lancé avec succès, Polaris envoie un e-mail au secrétaire du club de destination.

E-mail de notification

Finalisation du transfert vers le club de destination

Le secrétaire du club de destination accepte ou refuse le transfert.

Lorsque le transfert est accepté, le secrétaire du club d'origine en est informé par e-mail, la procédure de transfert est terminée et le membre devient un membre actif du club de destination. Le transfert figure comme terminé dans les deux clubs.

La date d'entrée dans le nouveau club ne peut pas être fixée. Elle est automatiquement calculée à partir de la date de départ du club d'origine.

Lorsque le transfert est refusé, le secrétaire du club d'origine en est informé par e-mail, le processus de transfert est annulé et le membre retourne dans son club d'origine. Le transfert figure comme refusé dans les deux clubs.

Finaliser le transfert

Notification finale

Le processus de transfert se termine par une notification au secrétaire du club d'origine.

Attention :

Le transfert d'un membre ne peut pas être annulé. La seule façon de corriger une erreur est d'initier un nouveau transfert. Cependant, l'historique des transferts du membre est toujours conservé.

Notification finale

Impact de l'échec d'un transfert

Le transfert peut échouer pour plusieurs raisons. La plus probable est que le secrétaire du club de destination, au lieu d'attendre le message de transfert du club d'origine, crée un nouveau membre qui obtient alors un nouveau numéro d'identification du Rotary International. Dans ce cas, le membre en transfert sera bloqué tant que ses données dans le Rotary International n'auront pas été nettoyées. Cela peut prendre plusieurs semaines.

Le secrétaire du club de destination doit donc attendre de recevoir un message du club de départ.