Travailler avec des documents, des dossiers et des archives

Organiser les dossiers

• Les dossiers peuvent être déplacés sur le même niveau hiérarchique avec la souris. Une coche verte ou une croix rouge indique si cette opération est autorisée ou non. Cela vous permet de modifier l'ordre des dossiers.
• Le dossier peut être déplacé vers un autre niveau hiérarchique en le modifiant et en lui attribuant un autre dossier supérieur. Le dossier supérieur ne peut pas être déplacé.
• Les dossiers ne peuvent pas être supprimés tant qu'ils ne sont pas vides.
• Le niveau hiérarchique maximum n'est pas limité, mais >5 n'a aucun sens et est encombrant. Par défaut, seuls les 4 premiers niveaux sont affichés.
• Les dossiers archivés sont mise en évidence en bleu et n'apparaissent pas sur le site web (dans le front-end).
• Si un dossier est marqué comme "archivé", tous les dossiers de cette hiérarchie sont automatiquement marqués comme "archivés". Cependant, l'inverse n'est pas vrai !

Organiser les documents

• Un document peut être un fichier ou un lien !
• Différents formats de fichiers sont supportés. L'utilisation de documents PDF est recommandée.
• Les documents ne peuvent pas être édités directement dans Polaris. Ils doivent être téléchargés, édités localement sur l'ordinateur et ensuite retéléchargés dans Polaris.
• Il est possible de remplacer des documents pendant le téléchargement.
• Les nouveaux documents sont ajoutés en haut de la liste.
• L'ordre des documents peut être modifié avec la souris. Utilisez l'icône de déplacement pour "glisser-déposer"
• La taille maximale d'un document est limitée à 20 Mo.
• Le document peut être déplacé dans un autre dossier ou à un autre niveau de la hiérarchie en l'éditant et en lui attribuant un autre dossier parent.

Organiser les archives

La fonction d'archivage permet de structurer les documents dans le temps.

• Les documents archivés se trouvent dans des dossiers qui sont marqués comme "archivés".
• Le marquage "archivé" peut être mis, puis retiré.
• Le processus d'archivage est manuel. Cela signifie que les anciens documents ne sont pas automatiquement déplacés vers les archives.
• Si un dossier est marqué comme "archivé", tous les dossiers de sa hiérarchie sont automatiquement marqués comme "archivés". Cependant, l'inverse n'est pas vrai !
• Les dossiers archivés n'apparaissent pas sur le site web (dans le front-end) et sont mis en évidence en bleu en administration (dans le back-end).
• Les dossiers archivés ne sont pas pris en compte lors de la recherche de documents, sauf si vous spécifiez explicitement la recherche dans les archives. De cette façon, les documents archivés peuvent être trouvés et utilisés par les utilisateurs.