Guide pratique de la protection des données (RGDP)

Protection des données des membres

Les principes suivants doivent être respectés :

1. Chaque personne doit disposer de ses propres identifiants (nom d'utilisateur + mot de passe). Les identifiants ne doivent pas être partagés avec d'autres personnes.
2. Le terme "données personnelles" comprend toutes les données relatives à la personne, c'est-à-dire son nom, son prénom, sa date de naissance, son adresse, son e-mail, son numéro de téléphone, sa profession, son entreprise, son lieu de travail, le nom de son.sa conjoint.e, etc.
3. La publication de données personnelles en dehors du Rotary ou du Rotaract n'est autorisée qu'avec le consentement explicite de la personne concernée. Il doit être indiqué quelles données seront transmises à qui et dans quel but.

Exemples pratiques :

• Un/e assistant/e non-rotarien/ne du/de la secrétaire du club peut être enregistré/e en tant qu'"Autre contact" dans le club, disposer de ses propres identifiants et avoir les droits administratifs correspondants.
• Un/e veuf/ve peut être enregistré/e comme "Autre contact" dans le club, avoir son propre accès et ainsi participer à la vie du club.
• Un restaurant peut être enregistré comme "Autre contact" dans le club, avoir son propre accès et recevoir par e-mail les notifications des inscriptions/annulations pour un déjeuner/dîner, avec la sélection de menus correspondants, ou vérifier les inscriptions sur la page web de l'événement.
• La diffusion de la liste des membres au sein du club, à des fins internes, est possible sans le consentement express des membres. Il en va de même au niveau du District.
• La communication des données des membres à une organisation non rotarienne ou à une entreprise (également à l'entreprise d'un membre) n'est autorisée qu'avec le consentement exprès des membres.
• Le restaurant peut être enregistré comme "Autre contact" dans le club, avoir son propre accès et recevoir les notifications d'inscription / d'annulation pour le déjeuner avec la sélection de menu correspondante par e-mail ou vérifier les inscriptions sur la page web de l'événement. La distribution de la liste des membres au sein du club à des fins internes est possible sans le consentement des membres. Il en va de même pour le district. La divulgation des données des membres à une organisation non Rotarienne ou à une entreprise (y compris à l'entreprise d'un membre) n'est autorisée qu'avec le consentement exprès des membres.
  

Protection d'autres données personnelles

Il s'agit des invités et des orateurs qui participent aux manifestations du Rotary. Les principes suivants doivent être respectés :

1. La publication des données des invités et des conférenciers hors du Rotary (c'est-à-dire de manière publique) n'est autorisée qu'avec le consentement explicite de la personne concernée. Il convient de préciser quelles données seront transmises à qui et dans quel but.
2. Le terme "données personnelles" comprend toutes les données de la personne, c'est-à-dire le nom, le prénom, la date de naissance, l'adresse, l'e-mail, le numéro de téléphone, la profession, l'employeur, le lieu de travail, la fonction, etc.

Exemples pratiques :

• Une conférence de club du Dr Hans Mustermann de l'Université de Bâle sur le thème "Recherche dans le domaine des médicaments sans expérimentation animale" ne peut être annoncée publiquement qu'avec l'accord du Dr Mustermann. Les informations publiées doivent être clairement identifiées.
• Une conférence de club du Dr. Hans Mustermann de l'Université de Bâle sur le thème "Recherche dans le domaine des médicaments sans expérimentation animale" ne peut être annoncée, sans son consentement, qu'aux Rotariens et Rotaractiens, c'est-à-dire être accessible sur le Web après connexion, avec une diffusion pour au maximum "Tous les membres (toutes les unités)".
• Un événement de District tel que le PETS, la conférence de District, un séminaire, etc. ne doivent être visibles que pour les Rotariens et les Rotaractiens, c'est-à-dire après connexion, avec une visibilité pour, au maximum, "Tous les membres (toutes les unités)".
• Un concert de bienfaisance ou un tournoi de golf du Rotary peuvent être diffusés publiquement. Il convient de demander le consentement des artistes et/ou des organisateurs qui sont nommément cités.

Les visibilités "Membres du Comité (propre unité)" et "Membres du Comité et des Commissions (propre unité)" relèvent du règlement interne du club en matière de confidentialité et n'ont rien à voir avec la protection des données. Les recommandations sont les suivantes :

• Un événement auquel seuls les membres du club peuvent participer ne doit être visible que pour les membres du club.
• Un événement auquel seuls les membres du comité et les membres des commissions peuvent participer peut être visible pour tous les membres du club ou seulement par les membres du Comité et des Commissions, cela en fonction des statuts du club. Le Rotary recommande de rendre les procès-verbaux du Comité accessibles aux membres du club.